3 Gründe, Ihren Reisekosten- und Spesenabrechnungsprozess zu automatisieren

31 Mai 2021 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 5 Minuten

Reisekosten

Die Automatisierung Ihres Reise- und Spesenabrechnung ist eines der besten Maßnahmen, die Sie für Ihr Unternehmen ergreifen können.
Warum? Weil es sowohl Ihre HR-Prozesse optimiert als auch Ihre Ausgaben minimiert. Sie können bares Geld und Zeit einsparen.
Manuelles Erstellen, Überprüfen, Abstimmen und Rückerstatten von Spesenabrechnungen ist ein zeitraubender Prozess. Das Extrahieren relevanter Daten zur Analyse ist gelinde gesagt mühsam. Und die Gegenüberstellung von Reisekostenabrechnungen und Unternehmensvorgaben ist ohne die richtigen Erkenntnisse nahezu unmöglich.

Mit der richtigen Software für Reisekosten- und Spesenabrechnungen können Sie einen reibungslosen Prozess schaffen, der Ihren Mitarbeitern das Gefühl gibt, aktiv mitzuarbeiten, anstatt sich mit den Unternehmensrichtlinien herumzuschlagen. Folgend finden Sie drei Gründe, warum Sie den Wechsel von der manuellen zur automatisierten Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen in Betracht ziehen sollten.

1. Maximaler Rückerhalt vs. Minimale Ausgaben

Mit einem Reisekosten- und Spesen-Tool können Sie die Einhaltung von Richtlinien bei der Eingabe von Spesen automatisieren und durchsetzen, um nicht konforme Ansprüche zu kennzeichnen oder sogar zu verhindern. Sie können auch eine entsprechende Toleranzgrenze festlegen, die sowohl Ihre Finanzrichtlinien respektiert als auch Ihre Mitarbeiter mit einem großen Budget ausstattet und so den Ärger reduziert.

Die Automatisierung von Reise- und Spesenabrechnung hat mehrere Vorteile:

Es spart Zeit, indem es den Prozess rationalisiert und es einfacher macht, die Belege ganz oder teilweise auf Ebene der Einzelposten oder Geschäftseinheiten einzusehen.

  • Die Nachverfolgung von Belegen wird durch die Erfassung per Smartphone und die Online-Archivierung zu einem Kinderspiel.
  • Es erhöht die Zufriedenheit von Endanwendern und Sachbearbeitern durch Vereinfachung und Beschleunigung des Prozesses.
  • Es reduziert das Auftreten von Fehlern und Betrug stark.
  • Mit den integrierten Dashboards haben Sie Ihre Zahlen von der Nutzung bis zu den Rückerstattungen im Blick und können so besser budgetieren und die Kosten kontrollieren.
  • Richtlinien werden bei jedem Schritt automatisch durchgesetzt, wodurch die Kosten für nicht konforme oder betrügerische Ansprüche vermieden werden.
  • Ein automatisierter Prozess unterstützt die Skalierung Ihres Unternehmens, so dass Sie schneller wachsen können, ohne sich um das Kostenmanagement kümmern zu müssen.

2. Effiziente und profitablere Reiseplanung

Reisen mag für diejenigen unter uns, die Kunden im Ausland haben, weit weg erscheinen. Glücklicherweise wird mit der Verfügbarkeit von COVID-Impfstoffen das Reisen bald wieder möglich sein. Wenn Sie jetzt vorausplanen, können Sie sicherstellen, dass das Reisen in Ihrem Unternehmen so profitabel und effizient wie möglich wird.
Mit einem auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Reisekosten-Tool können Sie eine Vorabgenehmigung für Reisen einrichten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das spezielle Zug- oder Flugangebot nutzen, sobald es verfügbar ist.

Integrierte Berichte über die Ausgaben bieten verwertbare Erkenntnisse, wie z. B. die Orientierung bei der Wahl des Reisepartners basierend darauf, welcher Prozentsatz Ihres Reisekosten-Budgets auf Flüge, Übernachtungen oder Unterhaltung entfällt. Eine genauere Budgetierung bedeutet eine bessere Bereitstellung der Mittel dort, wo sie die größte Wirkung haben.
Es ist auch erwähnenswert, dass es zu einem tieferen Bewusstsein führt, wenn Sie Ihren Teammitgliedern einen umfassenden Überblick über ihre Ausgaben bieten. Und mit diesem gesteigerten Bewusstsein werden sie sich mehr dafür einsetzen, das Beste aus dem teuren Flug in die Schweiz zu machen.

Unterstützt durch klare Richtlinien, rationalisiert ein starkes Reisekosten- und Spesenmanagement Ihre Prozesse und hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen auf jeder Ebene im Unternehmen zu treffen.

3. Zeitersparnis ist gleich ein Kostenersparnis

Mit einem automatisierten Reisekosten- und Spesenmanagement Tool können Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben von ihrem Smartphone aus protokollieren und die Belege unterwegs in eine App hochladen. Diese Mobilität setzt wertvolle Zeit frei, die Ihre Mitarbeiter dann für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung verwenden können und bedeutet, dass sie weniger Energie darauf verwenden, gegen ineffiziente Prozesse zu kämpfen. Und glückliche Mitarbeiter = produktive Mitarbeiter.

Manager können Anträge auch von ihrem Telefon aus genehmigen, in der Gewissheit, dass die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien gewährleistet ist, sodass sie nur noch die geschäftliche Notwendigkeit einer Ausgabe überprüfen müssen. OCR-Tools (Optical Character Recognition) markieren nicht-konforme Posten zur weiteren Überprüfung, so dass sich die Genehmiger und Controller auf das Wesentliche konzentrieren können.

Und schließlich erhalten die Controller einen gleichmäßigeren und regelkonformen Prozess der Spesenabrechnung was zu schnelleren Erstattungen führt. Durch die Automatisierung der Richtlinien und die OCR wird der Zeitaufwand für die Reisekosten- und Spesenkontrolle erheblich reduziert, und zwar um bis zu 90 %, was die Produktivität deutlich erhöht.
Die Investition in ein automatisiertes Reisekosten- und Spesenmanagement ist ein sicherer Weg, um die Ausgaben zu minimieren, die Effizienz und Rentabilität der Geschäftsreiseplanung zu steigern und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.

Wenn Sie die ersten Schritte zur Automatisierung Ihres Reisekosten- und Spesenmanagements gehen möchten, wenden Sie sich an unseren Experten!

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