Die digitale Stempeluhr aus einer neuen Perspektive betrachten

4 Juni 2020 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 5 Minuten

Zeitwirtschaft

Die Stempeluhr wurde im 19. Jahrhundert erfunden, zu Beginn der Industrialisierung. Der damals bekannteste Verfechter der Stempeluhr war das Unternehmen IBM. In der Stuttgarter Zeitung berichtete man, dass selbst der CEO Thomas J. Watson täglich vorbildlich seine Arbeitszeit mit der Stempeluhr dokumentierte. Die gelblich ausgeblichene Stempelkarte zeichnete auf die Minute genau Arbeitsbeginn und -ende des Arbeitsnehmers auf. Es ging um Kontrolle. Zwar dominierte die Stempelkarte das 19. Jahrhundert, den Eintritt ins neue Jahrtausend schaffte die Stech- und Kontrolluhr jedoch nicht. 1998 löste sich selbst IBM von dem Kontrollorgan und widmete sich wie viele Unternehmen in dieser Zeit der Digitalisierung und damit auch den flexiblen Arbeitsmodellen

Das Einzige was nach der Jahrtausendwende übrig blieb, war der schlechte Ruf der Stechuhr.

Von absoluter Kontrolle zur absoluten Freiheit

Die Stempeluhr verkörperte all jene Merkmale, welche die Digitalisierung abzulösen versuchte. Manuelle Dokumentation die Bearbeitungs- und Zeitintensiv ist und starke Kontrollen. Die Digitalisierung hingegen stand, und steht, für den Fortschritt, innovative Lösungen, für die Optimierung und die Automatisierung alter Prozesse. All diese Merkmale fördern die Flexibilität, Produktivität und die Zufriedenheit im Beruf. Monotone Abläufe werden von den digitalen Helfern übernommen. Das digitale Arbeiten von zuhause überwindet die Ländergrenzen und internationales, einheitliches Arbeiten wird zum Kinderspiel. Die manuelle Bewältigung von Papierbergen gehört der Vergangenheit an. Also wozu an der Stempeluhr festhalten, wenn diese nicht mehr nützt?

Weil die digitale Stempeluhr das Beste aus beiden Welten vereint. Jeder Lebens- und Arbeitsbereich ist von der Digitalisierung betroffen. Absolut jeder, auch die Arbeitszeiterfassung.

Alle Arbeitnehmer, wie Arbeitgeber können sich auf eine Tatsache einigen: die Stechkarte hat ausgedient. Die manuelle Zeiterfassung ist zu aufwendig, ungenau und passt nicht in die neue Arbeitswelt. Die Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung minimiert diesen Aufwand erheblich und die Genauigkeit der Dokumentation macht das Thema Zeiterfassung so wieder attraktiv. Wie diese digitale Zeiterfassung aussieht, gestaltet jedes Unternehmen für sich selbst. Die Dokumentation im Browser und mobilen Apps sind, wie eine Studie der Agentur Profacts zum Thema Zeiterfassung in Zusammenarbeit mit SD Worx ergab, am beliebtesten. Die mobile Nutzung ermöglichst standortunabhängiges Arbeiten. Einzige Vorsetzungen sind ein Internetzugang und ein modernes mobiles Endgerät. Sind diese Grundvoraussetzungen geschaffen können Arbeitnehmer, wie Arbeitgeber von den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung profitieren.

Kontrolle und Flexibilität unter einem Dach

Der europäische Gerichtshof urteilte im Mai 2019 mit seiner Entscheidung zur Arbeitszeitdokumentation im Sinne des Arbeitnehmers. Sein Rechtsanspruch auf Schutz wird durch die digitale Zeiterfassung gestützt. Die Mehrarbeit, undokumentierte Überstunden, werden exakt dokumentiert und können geltend gemacht werden. Die klassische Excel-Tabelle hat vor Gericht kaum Bestand. Eine vom Betriebsrat geprüfte und DSGVO-konforme Softwarelösung hingegen schon. Nehmen die Mitarbeiter die Nutzung einer Arbeitszeiterfassungssoftware an, bedeutet das für alle beteiligte eine Win-win Situation. Die Arbeitgeber bieten mehr Flexibilität in Form von Gleitzeit oder Home-Office und erhalten von den Mitarbeitern in Echtzeit alle benötigten Daten, um eine bessere Personaleinsatzplanung und Kostenkalkulation erstellen zu können. Die erfassten Daten werden zeitnah berechnet und geprüft und können an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden. Der Administrationsaufwand sinkt bei der Lohnabrechnung erheblich.

Eine optimale Personaleinsatzplanung spart dem Unternehmen bares Geld. Vor allem in der Produktion ist man auf einen optimal laufenden Betrieb angewiesen. Gleichzeitig ist es für Arbeitnehmer problematisch, wenn die Schichtpläne nicht vorausschauend organisiert sind. Kurzfristige Veränderungen, wie beispielsweise Krankheitsfälle, sind zwar unausweichlich, dennoch hilft eine moderne Softwarelösung auch diese Situation zu meistern und Fehlplanungen und dadurch Zusatzkosten zu vermeiden.

So gilt, wer unnötige Kosten vermeiden will und das Beste aus seiner Zeit machen möchte, sollte sich für ein gutes Zeitmanagement entscheiden. Kurzgesagt: ein gutes Zeiterfassungstool unterstützt die Personalabteilung und das Management dabei, die bestmöglichen Entscheidungen für Unternehmen und Mitarbeiter zu treffen.

Einer dieser Vorteile ist gerade hochaktuell. Zum Schutz der Mitarbeiter während der Corona-Pandemie senden viele Unternehmen die Mehrheit ihrer Mitarbeiter ins Home-Office.

Die Vorteile der digitalen Stempeluhr:

  • Verringerung des administrativen Aufwands
  • Verringerung von menschlichen Fehlern
  • Verbesserter Rechtsschutz für Arbeitnehmer
  • Exakte Personalplanung, weniger Fehl- & Leerläufe
  • Schnittstellen zum Personalmanagement & der Buchhaltung
  • Mehr Flexibilität
  • Mehr Selbstkontrolle für Mitarbeiter

Wohl angemerkt – Die Zeiterfassung funktioniert auch im Home-Office

Das Home-Office hatte in Deutschland bis jetzt noch nicht die Aufmerksamkeit, die es verdient. Für viele Führungskräfte gilt bis heute, wer nicht anwesend ist, leistet auch keinen Beitrag. Ob bewusst oder unterbewusst, bei einer solchen Einstellung handelt es sich um klassischen, deutschen Präsentismus. Dabei hat man international schon längst begriffen: wer glückliche Angestellte beschäftigt ist krisenfester, umsatzstärker und produktiver als die Konkurrenz. Ein wichtiger Glücksfaktor ist, neben dem Gehalt, das Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben. Das Home-Office kann die Mitarbeiter dabei unterstützen, indem es die aufgewendete Lebenszeit für die Fahrt in das Büro minimiert und so mehr freie Zeit zur Verfügung stellt. Das plötzliche Home-Office ist auch für Arbeitnehmer eine Herausforderung. Verschmelzen beide Lebensbereiche in den eigenen vier Wänden doch zunehmest. Die digitale Zeiterfassung im Home-Office unterstützt alle Parteien sich in der neuen Situation zu Recht zu finden. Auch die exakte Planung des Tages wird durch die Zeiterfassung vereinfacht, vor allem dann, wenn der Mitarbeiter zusätzlich Kinder zu betreuen hat. Das Arbeitszeiterfassungstool kann den ganzen Tag, trotz der Unterbrechungen, exakt kalkulieren und ist Beweisgrundlage für Mitarbeiter. Der Präsentismus hat ausgedient.

Eine Win-Win-Situation für alle. 

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