Globale Lohn- und Gehaltsabrechnung: 5 wertvolle Tipps

5 April 2019 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 9 Minuten

Payroll

Kein Land ist eine isolierte Insel, insbesondere Deutschland nicht. Die Aufgaben von Gehaltsabrechnungen sind universell und vielfältig, ebenso wie das Personalmanagement. Internationale Unternehmen benötigen ein strategisches Personalmanagement, um mit allen Herausforderungen in der Lohnabrechnung fertig zu werden. Besonders zu treffend ist dies dann, wenn das Team aus vielen internationalen, neuen Mitarbeitern besteht. Pflegeversicherung, Kirchensteuer, Rentenversicherung, generelle gesetzliche Abzüge und unterschiedliche Einzugsstellen der Lohnsteuer sind der Stoff aus denen die Albträume des Personalmanagements gemacht sind. So kann es schnell zu Chaos im HR-Bereich kommen, wenn das Team aus mehreren verschiedenen Nationen besteht.

Eine Problemlösung kann die Zusammenarbeit mit dem richtigen Payroll-Profi sein. Know-How, menschliche Ansprechstelle und die Unterstützung bei internationalen Steuerfragen ist bares geldwert. Trotzdem müssen Sie nicht unbedingt tatenlos auf Ihre Rettung warten! Es gibt fünf Tipps, welche Sie selbstständig anwenden können, um Ihre Payroll-Angelegenheiten besser zu managen.

Die beste Startposition: Gehaltsabrechnungen auf der Pole-Position des Personalwesens

Die monatlichen Gehaltsabrechnungen sind für das Management genauso wichtig wie für die Arbeitnehmer. Zusammenlaufende Daten aus den Bereichen Steuern, Sozialversicherung und persönliche Daten machen die Lohnbuchhaltung für jeden Mitarbeiter zum individuellen Prozess. Um dem Arbeitgeber die große Relevanz von Payroll ausreichend zu vermitteln, sollten die betroffenen Teams aus dem Personalbereich und Finanzwesen sich zusammenschließen. Zusammen im Team können dann erarbeitet bzw. recherchiert werden wie sich ein oder mehrere Worst-Case-Szenarien mit hohen Verlusten vermeiden lassen, sollte die regelmäßigen Gehaltsabrechnungen und Lohnbuchhaltung vernachlässigt werden. Dieses Worst-Case-Szenario und die passenden Lösungsansätze werden anschließend dem Arbeitgeber vorgeführt, um ihm die ganze Tragweite des Payrolls näher zu bringen.

Die Digitalisierung: Ihr Freund und Helfer

Im Zeitalter der Digitalisierung kann die Personalverwaltung in einem unfassbar schnellen Tempo transformiert werden. Digitale Helfer, IT Tools mit Schnittstellen können dabei helfen manuelle, menschliche Abläufe zu automatisieren und dem Arbeitnehmer mehr Zeit zu geben, um sich um noch wichtigere Aufgaben, wie sich zum Beispiel der Personalbeschaffung kümmern zu können. In anstrengenden Stoßzeiten können personelle Ressourcen geschont werden, in denen man sie an die Robotic Process Automation, kurz RPAs, weitergibt. So müsste man monatliche Bezüge der Arbeitnehmer nicht mehr manuell oder mit einem Dauerauftrag lösen, sondern könnte als Alternative ein digitales Payroll-HR-Systems mit benutzerfreundliche Oberfläche verwenden.

Die Personalverwaltung sollte die Digitalisierung nicht fürchten. Fehlende Informationen zur digitalen Payroll-Thematik führen bei betroffenen Personal oft zu Ablehnung, Angst und der Frage, ob es dem Menschen in der Personalabteilung dann überhaupt noch braucht. Selbstverständlich, der Mensch ist im Umgang mit anderen Menschen unersetzbar und die Mitarbeiter sollte sich nur von immer wiederkehrenden, zeitfressenden Pflichtaufgaben trennen müssen.

Die lästige Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung

Jedes Unternehmen mit Standort und oder Mitarbeitern in der europäischen Union, wird sich künftig mit dem gesetzeskonformen Umgang von Unternehmensdaten beschäftigen müssen. Nach GDRP sind Unternehmen dazu verpflichtet ein eigenes Datenregister zu führen, aus welchem hervorgeht warum ein Unternehmen bestimmte Daten verarbeitet. Durch das richtige Management wird nicht nur die korrekte Gehaltsüberweisung durchgeführt, sondern organisiert besagtes gesetzliches Register, in welchem organisatorische Informationen zur Verfügung stehen. Die Arbeitnehmer werden im Rahmen von GDPR mehrere neue Arbeits- und Datenschutzrechte haben, darunter die Sichtbarkeit ihrer eigenen Daten und Informationen, sowie zusätzlich die vollständige Löschung dieser Daten.

Denke groß und handele lokal

Viele Unternehmen müssen inzwischen globale die Ansprüche ihrer Arbeitnehmer bekleiden und lokale Bedürfnisse und Kontaktpunkte geraten zu Nehmens in den Hintergrund. Um das zu vermeiden sollten ihre lokalen Schritte darin bestehen, ein Team vor Ort zu haben und diese lokalen Aufgaben nicht unbedingt von übergreifenden globalen Servicesystemen erledigen zu lassen. Zwar ist eine globale Partnerschaft zwischen Human Ressource Management und Lohnhaltungsorganisationen erforderlich um eine erfolgreiche, internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten. Analyse-Tools ermöglichen es Unternehmen auch, in Echtzeit zu erkennen, wie regionale Personalabteilungen im Vergleich zueinander abschneiden und zwar durch dynamische und einfache Reporting-Applikationen. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen alle Probleme vor Ort und Digital schnell identifizieren lösen und sicherstellen, dass sie korrigiert werden, bevor negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu kommen.

Durch globales Bewusstsein und lokales Handeln können Unternehmen nah an ihren Kunden und noch näher an ihren eigenen Mitarbeitern bleiben.

Verbesserte Gehaltsabrechnung ist gleich verbessertes Engagement

Es mag für viele im Personalwesen ein Schock sein, aber die genaue Gehaltsabrechnung hat einen direkten Einfluss auf das Engagement der Mitarbeit. Eine grundlegende Erwartung der Mitarbeiter ist es pünktlich und sensibel genau bezahlt zu werden. Wenn Sie es richtig machen, wird ihnen wahrscheinlich niemand dafür danken, aber wenn Sie es falsch machen, kann das einen nachhaltig großen Einfluss auf die Sichtweise Ihrer Mitarbeiter auf das Unternehmen haben. Scheitern sie nicht an den Grundlagen des Personalmanagements! Aufgrund von Social Networking und stärkerer öffentlicher Arbeitgeberbewertungen, wie beispielsweise auf Glassdor können jegliche Ausrutscher auch langfristig Ihrer Mitarbeitermarke schaden. Es deswegen nicht nur darum Ihrer Mitarbeiter zu bezahlen, es geht um Ihren Ruf.

Mitarbeitermarke schaden. Es deswegen nicht nur darum Ihrer Mitarbeiter zu bezahlen, es geht um Ihren Ruf.
Ein globaler Gehaltsabrechnungsservice kann HR- und Gehaltsabrechnungsteams mehr Klarheit über die Prozesse geben, eine klare Sicht auf die Netto-Bezüge/Netto-Abzüge und eine bessere Integration von Steuer- und Sozialversicherungsbehörden bieten. Dies trägt dazu bei, dass das Vertrauen der Mitarbeiter nicht durch Fehler bei grundlegenden Dingen wie Gehalt geschädigt wird.

Auf dem Weg zur Globalisierung

Eine globale Wirtschaft bedeutet auch immer globale Partner. Ergreifen Sie diese Chance den es lohnt sich, selbst für kleinere Unternehmen. Die genaue Handhabung ist auch eine Form der indirekten Geschäftsvorteile, dadurch entstehen nämlich Personal- und Kosteneinsparungen, welche sich in den Zahlen der Buchhaltung niederschlagen werden.

Seien Sie an vorderster Front mit Ihren engagierten Mitarbeitern, global, lokal und stressfrei mit einer perfekten Gehaltsentgeltkontrolle!

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