HR goes digital?
In knapp zwei Dritteln der rund 14.000 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 1.000 Beschäftigten ist laut Studie die elektronische Verwaltung von Personaldaten der Arbeitnehmer schon heute Standard. Eine digitale Personalakte hat hingegen erst ein Drittel der befragten Unternehmen für seine Arbeitnehmer eingeführt, modernes Dokumentenmanagement via Software ist bei den meisten Unternehmen weiterhin außen vor. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass zwei Drittel der deutschen Großunternehmen noch keine Personalakte mit der Unterstützung von Software haben. Es gibt sie also noch überreichlich, die Personalakten der Mitarbeiter aus Papier und mit Pappdeckel – doch dieses Festhalten an einem rückwärtsgewandten Dokumentenmanagement kostet die Unternehmen viel Platz, viel Zeit und damit viel Geld.
Genau an dieser Stelle zeigen die Resultate der Befragung allerdings auf, wie groß der Handlungsdruck für die Personalverantwortlichen inzwischen ist: die Hälfte der HR-Leiter muss Kosten für Druck und Archivierung sparen und ein sattes Drittel der Unternehmen hat gerade in Human Resources teilweise arge Personalsorgen. Die logischen Konsequenzen sind Zeitdruck und in der Folge eine höhere Fehlerquote der Mitarbeiter. Betrachtet man dazu noch die von vielen Studienteilnehmern beklagten schlechten und zeitaufwendigen HR-Prozesse insbesondere mit Blick auf das Dokumentenmanagement, so liegt die Einsicht nahe, dem analogen Spuk ohne Software alsbald ein Ende zu bereiten und mit einem komplett digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) inklusive einer entsprechenden Personalakte durchzustarten. Ein solches System macht sämtliche Informationen binnen Sekunden verfügbar, kann Unterlagen zu Abmahnungen oder Mitarbeitergesprächen zuverlässig archivieren und wickelt programmierte Workflows automatisch ab. Führungskräfte können die digitalen Dokumente quasi in Echtzeit abrufen, um die Angelegenheiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bearbeiten, etwa mit Blick auf Maßnahmen zur Personalentwicklung. Weiterhin bietet die digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Aufgaben eine hohe Sicherheit für alle persönlichen Daten - und selbstverständlich sollte eine elektronische Archivierung stets auch eine revisionssichere Archivierung der Unterlagen sein. Personalbezogene Informationen sind als elektronische Dokumente in modernen Software-Systemen gut und zuverlässig aufgehoben.
Die Personalakte – natürlich digital
Es gibt keine vernünftigen Argumente, in den Personalabteilungen an Dokumenten und Unterlagen aus Papier festzuhalten. Die Verwaltung der Mitarbeiter mit ihren vielen Daten und Dokumenten in physischen Ordnern erfolgt langsam und unflexibel, nichts funktioniert automatisch wie bei der elektronischen Personalakte. Jedes Dokument über die einzelnen Arbeitnehmer muss zeitaufwendig abgelegt und bei Bedarf im Archiv wieder herausgesucht werden, der Abruf bestimmter Daten etwa für ein Zielvereinbarungsgespräch benötigt einen entsprechend langen Vorlauf. Dieser Zeit- und Ressourcenverschwendung kann ein schnelles Ende bereitet werden – eben durch eine moderne Softwarelösung für das Dokumentenmanagement, Stichwort DMS. Erstellung, Zugriff, Verteilung, Archivierung, Überwachung der Aufbewahrungsfristen – all dies geht leicht und schnell von der Hand, wenn die elektronische Personalakte der einzelnen Arbeitnehmer einmal eingerichtet ist. Neben der Ersparnis von Raum und Kosten sind insbesondere die hinzugewonnenen zeitlichen Freiräume wertvoll. Endlich haben die HR-Manager Zeit für jene wertschöpfenden Tätigkeiten, die ihren eigentlichen Mehrwert ausmachen.
HR goes digital – eine große Chance
Die Studienergebnisse belegen, dass es in der Hälfte der Unternehmen in Sachen digitaler Transformation der Personalabteilung noch deutlich hakt, Begriffe wie elektronische Personalakte oder DMS sind in der Welt des analogen Dokumentenmanagements nicht allgegenwärtig. Doch sind sich die Personalverantwortlichen durchaus der Segnungen bewusst, welche die Personalabteilung durch die konsequente Nutzung moderner Software erfahren kann: Die meisten Befragten verbinden diesen Weg mit wachsender Effizienz und insofern auch mit der Einsparung von Zeit und Geld. Hinzu kommt der bei Führungskräften durchaus bekannte Nutzen von Reporting-Tools, welche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) den Mitarbeitern der Personalabteilung zur Unterstützung ihrer strategischen Planungen bieten. Die elektronische Personalakte - eingebunden in ein klug konzipiertes DMS - ist zumindest in den Köpfen gegenwärtig.
Die meisten Arbeitgeber wissen es folglich längst, doch nicht alle tun es bereits: die digitale Personalabteilung bietet viele Vorteile, ihr gehört die Zukunft. Ein innovatives Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Kernelement auf diesem Weg und insbesondere die digitale Personalakte sollte für jeden Arbeitgeber zur Grundausstattung gehören. Sämtliche Arbeitsverhältnisse gehören mitsamt aller Dokumente und Unterlagen digitalisiert, jeder Arbeitsvertrag, jede Abmahnung und alle sonstigen Unterlagen der einzelnen Arbeitnehmer können auf diese Weise im Rahmen sicherer Zugriffssysteme von überall abgerufen und verwendet werden. Natürlich muss im Rahmen der Einführung einer digitalen Personalakte der Betriebsrat einbezogen werden, doch wird auch die Vertretung der Arbeitnehmer die Vorteile elektronischer Akten schnell erkennen. Software ist Trumpf!
Fazit
Die Digitalisierung verändert unser gesamtes Leben, auch jenes von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Die traditionelle Personalakte aus Papier wird den Anforderungen unserer Arbeitswelt auf Dauer nicht standhalten, sie ist langsam, unflexibel, braucht viel Platz und hat zu wenige Funktionen. Die Einsicht in diese Akte ist aufwendig, jeder Zugriff kostet viel Zeit. Eine digitale Personalakte kann quasi ohne Aufwand archivieren, das Software-System der Akte verwaltet das gesamte Arbeitsverhältnis elektronisch, kein Arbeitsvertrag, keine Abmahnung, keine Maßnahme zur Personalentwicklung, keine Angabe des Arbeitgebers oder des Betriebsrates gehen verloren, alles wird archiviert und keine Information geht der Software verloren. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über Workflows, die einen automatischen Ablauf vieler Prozesse sicherstellen. Die Einsicht in die Akte der Arbeitnehmer mitsamt aller Informationen ist ohne großen Zeitaufwand ortsunabhängig möglich.
Das analoge Dokumentenmanagement passt nicht mehr in unsere Zeit, die Personalakte alter Prägung sieht ihrem Ende entgegen. Die Akte von heute wird durch Software programmiert, das System der Neuzeit heißt DMS. Unterlagen wie Abmahnungen und andere Informationen über die Mitarbeiter sollten jedem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung stehen. Wer den Schnellzug der Digitalisierung für die Personalabteilung nicht verpassen will, sollte spätestens jetzt aufspringen. HR goes DMS!
Verwandte Beiträge
Digitales Dokumentenmanagement
Ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen
Die digitale Transformation – eine Entwicklung, die jede Abteilung eines Unternehmens betrifft, auch die Personalabteilung. Sie birgt großes Potenzial, alle HR-Abläufe effizienter zu gestalten.
HR-Zukunftsprognose – 2021 ist das Jahr der Überarbeitung
2020 ist ein Jahr für die Geschichtsbücher. Kaum ein Jahr der letzten zehn Jahre hatte so viele neue Herausforderungen parat wie der vergangene Abschnitt. Das bekam besonders die Personalabteilung zu spüren. Probleme in der Personaleinsatzplanung, neue gesetzliche Richtlinien in der Entgeltabrechnung und das Kurzarbeitergeld (KUG) waren nur ein paar der neuen Herausforderungen. Seit Beginn der Pandemie ist nun einige Zeit vergangen. Reflektiert man die Situation aus der Perspektive der Gegenwart, stellt man schnell fest, dass das letzte Jahr einige überfällige Themen förmlich in den Vordergrund katapultiert hat.
Digitalisierung – die Chancen dahinter, waren noch nie so deutlich, wie in der Corona-Krise
Die Digitalisierung zieht sich in deutschen Unternehmen hin. Die Kritiker warnen vor Kontrollverlust, einer zusätzlichen Schwachstelle in der Geschäftskontinuität und der Betriebsrat hat Angst vor einem gläsernen Mitarbeiter. Die Ablehnung der Digitalisierung hielt sich in manchen Branchen hartnäckig. Eine Veränderung braucht schließlich Zeit, richtig? Die Corona-Krise beweist gerade das Gegenteil. Im Eiltempo wird nun digitalisiert, an Orten an denen die Digitalisierung vorher nur auf Ablehnung stoß. Die Unternehmen, vor allem im Mittelstand, erkennt man langsam, dass die Digitalisierung mit einem Arbeiten möchte, nicht gegen einen. Ein gutes Zeichen, denn der Trend der letzten Jahre beweist, die Digitalisierung unserer Arbeitswelt ist kein temporärer Trend. Die Unternehmen mit einer fortschreitenden Weiterentwicklung der digitalen Tools führen die Spitzen des Wettbewerbs und der Wirtschaft an. Ob im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber oder bei der Customer Experience. Beginnen sollten man die Digitalisierung am Kern, bei der Administration.