Wie eine intelligente Softwarelösung für eine bessere Compliance bei Ihrer Reisekosten- und Spesenabrechnung sorgen kann

10 Mai 2021 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 5 Minuten

Reisekosten

Compliance ist zu jeder Zeit ein wichtiges Thema, auch in schwierigen Zeiten. Die Reisekosten- und Spesenabrechnung sowie Ihre Buchhaltung in Schuss zu halten, erhöht Ihre Rentabilität, wenn es gut gemacht wird. Und sorgt für erhebliche Zusatzkosten, wenn es schlecht gemacht wird.
Das Prüfen von Belegen und die Kontrolle der Gesetzeskonformität sind zeitaufwändige Aufgaben, die nur wenig direkten Nutzen bringen. Und doch sind sie unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Im Zeitalter der Automatisierung und Digitalisierung ist eine Spesenmanagement-Software ein wichtiges Werkzeug in Ihrem Arsenal. Finden Sie heraus, wie Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen erhöhen können und dabei gleichzeitig helfen, Ihre Zukunft sicherzustellen.

Digitalisierung und Automatisierung

Mit einer intelligenten Softwarelösung reduzieren Sie und Ihr Team die Zeit, die Sie mit dem Bearbeiten, Prüfen und Archivieren von Papierbelegen verbringen würden. Technologie wie OCR ermöglicht es Ihren Geschäftsreisenden, eine digitale Kopie ihrer Belege zu erfassen, sobald sie ihnen ausgehändigt werden. Eine Hotelrechnung oder ein Restaurantbeleg wird mit Hilfe eines mobilen Endgeräts sofort fotografiert und gespeichert und muss nur noch flüchtig geprüft werden.Die Digitalisierung und Automatisierung macht es auch den Mitarbeitern in Ihrer Organisation leichter, auf die benötigten Daten zuzugreifen, wann immer sie sie brauchen und wo auch immer sie sich befinden. Die unmittelbar gespeicherten Daten können zur jederzeit abgerufen werden den gesamten Ausgabenprozess beschleunigt. Verlagern Sie die Prioritäten Ihres Finanzteams von langwierigen täglichen Prüfungen hin zu einer Prüfung und Kontrolle mit höherem Mehrwert.

Die passenden Tools

Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist oft auf menschliches Versagen zurückzuführen, das selbst Ihren gewissenhaftesten Mitarbeitern passieren kann. Zwischen dem Sammeln von Quittungen, dem Versuch, sich an die Teilnehmer des Abendessens zu erinnern und dem Eingeben mehrerer Ausgabenposten auf einmal, machen Menschen Fehler. Viele dieser Verfehlungen lassen sich mit einer mobilen App vermeiden, die die Ausgaben unterwegs erfassen kann. Ein Foto der Quittung beim Abendessen zu machen und die Teilnehmer auf der Taxifahrt zurück zum Hotel hinzuzufügen, ist kinderleicht.

Und mit der automatischen Freigabe auf Basis von Ausgabenkategorien und Limits sowie automatischen Compliance-Benachrichtigungen, haben Ihre Mitarbeiter nahezu sofort Feedback zu Richtlinien und Compliance. Das vereinfacht das Reisen sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch Ihrer Kontrolleure.
Und schließlich, was gibt es für ein besseres Reisetool als eine automatische Vorabgenehmigung? Es ermöglicht Ihnen die problemlose Durchsetzung Ihrer Unternehmensrichtlinien und unterstützt gleichzeitig die Kosteneinsparungen. Die Reisepläne Ihrer Mitarbeiter werden automatisch genehmigt, wenn sie im Rahmen des Budgets liegen. Das bedeutet, dass sie das Eurostar-Special jetzt nutzen können, anstatt später den vollen Preis zu zahlen. Sie haben eine bessere Ausgabenkontrolle, ohne die Qualität der Reisen zu beeinträchtigen - eine Win-Win-Situation.

Automatisierte Kontrolle von Ausgaben

Während der Endanwender von der Automatisierung mit Funktionen wie der Reisevorabgenehmigung und der OCR-Spesenerstellung profitieren, kommen Controller in den Genuss automatisierter Kontrollfunktionen, die den Zeitaufwand für die Überprüfung von Spesenabrechnungen reduzieren.
Diese Kontrollfunktionen markieren automatisch Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten in den Abrechnungen zur Überprüfung, so dass sich die Controller auf diese konzentrieren können, ohne Zeit für die Prüfung von konformen Abrechnungen zu verschwenden. Mit dieser Einrichtung können sie bis zu 90 % der Zeit einsparen, die sie sonst für die Kontrolle aufwenden würden.
Außerdem werden selbst Controller müde, wenn sie den ganzen Tag auf Zeilen und Zahlen schauen, was zu potenziellen Fehlern führt. Automatisierte Systeme werden nicht müde, und sie machen keine Fehler.

Integrierte Unternehmensrichtlinie

Eine Softwarelösung für Ihre Reisekosten- und Spesenmanagement integriert Ihre Reiserichtlinien in ihre automatisierten Prozesse. Dies befreit Ihre Geschäftsreisenden und Controller von der Notwendigkeit, die Richtlinie auswendig zu lernen und stellt sicher, dass jeder Anspruch von der Eingabe in das System bis zur Auszahlung konform ist. Auch wenn internationale Reisen derzeit wie eine ferne Erinnerung erscheinen mögen, werden sie wiederkehren. Und bis dahin garantiert eine Spesensoftware, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter korrekte Aufwandsentschädigungen und Kilometersätze erhalten, wenn sie zu Kunden fahren.

Eine automatisierte Reisekosten- und Spesenlösung ist ein Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen, von den Reisenden bis zu den Genehmigern und Kontrolleuren. Sie unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Ausgabenrichtlinien, Reiserichtlinien und sogar behördlichen Auflagen und verschafft Ihnen mehr Freiraum bei der Verwaltung der Mitarbeiterausgaben.

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