Wenn etwas fehlt - die Risiken und Nachteile einer unzureichenden Zeitwirtschaft

18 März 2019 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 13 Minuten

Zeitwirtschaft

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine Software für Zeitwirtschaft, Betriebsgröße, Branche und Einsatzorte spielen hier eine große Rolle. Wo nur drei Menschen arbeiten, ist die Pflege zeitwirtschaftlicher Erfordernisse noch „zu Fuß“ möglich und Transparenz ergibt sich quasi von selbst. Anders sieht es aus, wenn mehr Beschäftige in der Firma arbeiten und/oder viel im Außendienst geleistet wird. Es gibt auch in unseren digitalen Zeiten noch immer viele Unternehmen, sie sich aus falscher Überzeugung oder auch aus Furcht vor angeblichen Mehrkosten nicht nachhaltig mit den Möglichkeiten moderner Zeitwirtschaftssysteme beschäftigen und stattdessen auf Excel-Listen, Papiernotizen oder Vertrauen setzen. Doch ein näherer Blick auf die zeitwirtschaftliche Situation im eigenen Betrieb lohnt immer, denn eine unzureichende Lösung birgt viele Nachteile und Risiken.

Fehlende Kontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle jedoch meistens besser. Diese Weisheit hat auch im Wirtschaftsleben ihre Gültigkeit. Eine den Mitarbeitern selbst geführte Zeiterfassung via Excel kann nicht wirklich überprüft werden und sie verschafft dem Management keinen Überblick, das Personalwesen hat keine optimale Grundlage zur effizienten Planung des Personalbedarfs und anderer Dinge. Arbeitnehmer können ihre Zeiten im Prinzip flexibel nach eigenem Ermessen eintragen, kleine Schummeleien hie und dort fallen kaum auf. Außerdem können korrekte Daten versehentlich überschrieben oder gelöscht werden – und auch der gewissenhafteste Mitarbeiter macht womöglich einmal Fehler beim Eintragen seiner Arbeitszeiten. Im Ergebnis sind solche Listen ungerecht, denn sie bevorzugen jene, die es mit den Einsatzzeiten zum eigenen Vorteil nicht so genau nehmen. Bei den ehrlichen Beschäftigten bleibt zudem vielleicht das Gefühl der Benachteiligung – keine gute Voraussetzung für motiviertes Arbeiten in einem fruchtbaren Betriebsklima.

Ein weiterer Punkt sind die Außendienstler. Gibt es keine Zeiterfassung über mobile Endgeräte, hat diese Personengruppe nahezu Narrenfreiheit bei der Dokumentation der eigenen Arbeitszeit. Das ist natürlich verführerisch und manch manuelle Erfassung ist sehr kreativ. Gerade hier ist das Personalwesen ohne den Einsatz einer guten Software für Zeiterfassung geradezu hilflos.

Fehlende Nachweise

Eine gute IT-gestützte zeitwirtschaftliche Lösung mit Workflows kann genau aufzeigen, welche Mitarbeiter wann im Arbeitseinsatz waren. Diese Nachweisführung kann in bestimmten Fällen Gold wert sein, zum Beispiel bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen oder beim Verdacht auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz. Besonders heikel ist in diesem Zusammenhang das Thema Beschäftigungsverbot bei werdenden Müttern. Streitfälle können leicht zum Drama werden, wenn die Zeit nur via Excel geführt wurde – oder gar auf Papier. Auch hier gilt also: eine optimale Software-Lösung hilft. Wichtig ist, dass sie in eine bestehende HR-Software integriert ist.

Fehlende Daten

Werden die Arbeits- und Fehlzeiten via Excel oder auf anderen traditionellen Wegen erbracht, so fehlen insbesondere auch konsistente Daten, welche ein Zeitwirtschaftssystem selbstverständlich bietet. So liefert die Zeitwirtschaft wichtige Basisdaten für die Gehaltsabrechnung, welche von Excel oder Papier nur mit deutlich höherem Aufwand und höherer Fehlerquote an die Payroll geliefert werden können. Das kann übrigens auch für Ärger mit dem Betriebsprüfer führen, man denke hier zum Beispiel an die steuerfreien Zeitzuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Werden hier fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Informationen geliefert, kann es im Ernstfall auch zu Nachforderungen an Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen kommen. Weiterhin ist die Führung von Zeitkonten ohne die elektronische Erfassung der Daten der Zeitwirtschaft ausgesprochen schwierig.

Ohne die Informationen eines elektronischen Zeiterfassungssystems sind auch viele Auswertungen und Analysen deutlich zeitaufwendiger und fehleranfälliger oder auch gar nicht möglich. Wichtige Beispiele sind hier Analysen der Fehlzeiten wie Krankheit, Übersichten der Arbeitszeiten pro Projekt und weitere Berechnungen zur Produktivität. Das Unternehmen ist folglich ohne die genannten Datenanalysen weniger produktiv und weniger flexibel, das Management erkennt fehlerhafte Planungen und personelle Engpässe zu spät und es fehlt außerdem an geeigneten Kennzahlen für Maßnahmen zur von Arbeitsprozessen. All dies gefährdet die Erreichung der Ziele des Unternehmens.

Fehlende Dokumentationen

Das Arbeitszeitgesetz stellt die Anforderung einer Dokumentation der geleisteten Mehrarbeit aller Mitarbeiter, für geringfügig Beschäftigte gilt eine generelle Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Weiterhin verpflichten das Mindestlohngesetz bzw. die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung zu Arbeitszeitdokumentationen in jenen Wirtschaftsbereichen, welche im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind. Weiterhin muss aus den Aufzeichnungen hervorgehen, ob die maximale durchschnittliche Wochenarbeitszeit von 48 Stunden eingehalten wurde.

Fehlt wasserdichte Dokumentation all dieser Erfordernisse, so kann das zum Beispiel im Falle einer Prüfung fatale Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Excel-Tabellen können manipuliert und zudem leicht versehentlich geändert oder gelöscht werden und auch Papier bietet keine Sicherheit.

Fehlende Personaleinsatzplanung

Eine wichtige Anforderung ist auch die Personaleinsatzplanung. Wie können die verfügbaren Kräfte so geplant werden, dass weder Leerlaufzeiten noch allzu viele Überstunden entstehen? Wie kann man auf diesem Wege die Bedürfnisse der Beschäftigten nach Urlaub und Freizeit berücksichtigen? Gibt es keine konsistenten Daten aus der Arbeitszeiterfassung incl. Fehlzeiten, so kann der Einsatz des Personals auch nicht seriös geplant werden. Das senkt die Produktivität und erhöht die Kosten. Außerdem sinkt die Motivation der Mitarbeiter, deren Bedürfnisse nicht optimal berücksichtigt wurden. Eine fehlende oder mangelhafte Personaleinsatzplanung ist also ein gravierender Nachteil.

Fehlende Zutrittskontrolle

Auch Systeme zur Zutrittskontrolle gehören in den Bereich der Zeitwirtschaft. Existiert ein solches System nicht, so geht diese auf Kosten der Sicherheit im Unternehmen. Die effiziente Regelung des individuellen Zutritts zu den verschiedenen Räumen im Betrieb ist wichtig. Eine gute Software kann hier für langfristige Absicherung sorgen.

Fazit

Ein IT-gestützte Zeitwirtschaft bietet für die meisten Unternehmen erhebliche Vorteile. Fehlt sie, so geht das gerade in größeren Unternehmen unter anderem auf Kosten von Produktivität und Effizienz. Ebenso hat eine analoge Lösung der Zeitwirtschaft negative Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung und die Ermittlung des Personalbedarfs im Betrieb

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