Blended Work: wie die Digitalisierung neue Arbeitsmodelle erst möglich macht

24 September 2021 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 7 Minuten

Digitalisierung

Innovative Arbeitsmodelle wie Blended Work klangen noch vor einigen Jahren wie bloße Zukunftsmusik. Unvorstellbar, dass Mitarbeiter zwischen Büro und Homeoffice hin- und herpendeln und sich Arbeitszeit und -ort frei einteilen können – genau dies ist nämlich der Kern des inzwischen immer stärker Verbreitung findenden Blended Workings. Doch noch müssen deutsche Arbeitgeber einige Hürden und Herausforderungen überwinden, um den Weg für neue Arbeitsmodelle zu ebnen und eine effiziente und produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

work from home

Blended Work: warum geteiltes Arbeiten Vorteile bringt

Als Blended Work bezeichnet man in Analogie zum Blended Learning, wenn Mitarbeiter sowohl vor Ort als auch außerhalb des Büros arbeiten. Ziel ist, den Mitarbeitern mehr eigenständige Entscheidungen und Selbstbestimmung zu ermöglichen. Viele Arbeitnehmer haben während der Pandemie zu schätzen gelernt, dass sie ihren Arbeitstag selbst einteilen und mit ihrem Privatleben abstimmen können. Doch die Kollegen überhaupt nicht mehr live zu sehen, setzt ihnen auch zu. Beim Blended Working entscheiden die Mitarbeiter in einem vorgegebenen Rahmen selbst, wann sie im Büro sein wollen und wann das Homeoffice für sie die bessere Wahl ist.

Die Mühe lohnt sich: Blended Work als Arbeitsmodell der Zukunft?

Es lohnt sich für Arbeitgeber, das Modell Blended Work sowie andere innovative Arbeitsmodelle voranzutreiben. Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung  zeigt: Das Homeoffice ist salonfähig geworden. Nutzten vorher nur 4 Prozent der Arbeitnehmer diese Möglichkeit, arbeiteten während der Pandemie bis zu 27 Prozent im eigenen Büro. 71 Prozent der Befragten waren sich erst im vergangenen Juni sicher, dass das Homeoffice auch in Zukunft eine breite Anwendung finden wird.

Die Befürchtungen vieler Arbeitgeber, dass die Produktivität durch die Arbeit im Homeoffice geschmälert würde, haben sich in den überwiegenden Fällen nicht bewahrheitet. Eine Studie von Global Workplace Analytics aus dem Jahr 2020 ergab, dass die Produktivität der Mitarbeiter im Homeoffice sogar höher liegt als im normalen Büro. Dies spiegelt auch eine Erhebung der DAK vom April 2021  wider: 86 Prozent der Befragten erledigen ihre Arbeit im Homeoffice ebenso gut wie im Büro. Zwei Drittel sind sicher, zu Hause sogar produktiver zu sein.

Doch die Erfahrungen haben gezeigt, dass das Vollzeit-Homeoffice für die Mehrzahl der Arbeitnehmer keine tragfähige Lösung ist – zu schwer wiegen die möglichen gesundheitlichen Folgen und die soziale Isolation. Deshalb sind sich viele Arbeitgeber sicher, mit Blended Work den goldenen Mittelweg gefunden zu haben. Sie vereinen das Beste aus zwei Welten – und lassen die Mitarbeiter zwischen Homeoffice und Büro wechseln. Der Siemens-Konzern etwa plant,  seine Mitarbeiter zukünftig zwei bis drei Tage in der Woche remote arbeiten zu lassen, während sie die restlichen Arbeitstage im Büro verbringen.

Blended Work ist kein Selbstläufer

Es ist nicht damit getan, den Mitarbeitern zwei bis drei Homeoffice-Tage zu erlauben und sie dann nach Hause zu schicken. Blended Work wird nur dann zum Erfolgsmodell, wenn der Arbeitsplatz der Zukunft darauf ausgerichtet ist, etwa mit moderner Technik, digitalen Prozessen und einer Belegschaft, die ganz auf das neue Arbeiten eingestellt ist.

Die Arbeitgeber sind deshalb heute gefragt, neue Prozesse zu schaffen, ihre technische Infrastruktur auszubauen und die Mitarbeiter darauf vorzubereiten, mit hybriden Arbeitsmodellen mitzugehen. Denn eines ist auch klar: Nicht für jeden Mitarbeiter ist das Blended-Work-Modell gleichermaßen attraktiv. Wer sich zu Hause neben seinen drei Kindern nicht konzentrieren kann, den kreativen Austausch mit seinen Kollegen zwingend braucht oder die soziale Isolation fürchtet, wird vielleicht mit nur einem Homeoffice-Tag pro Woche zufrieden sein. Andere hingegen schätzen die Ruhe in den eigenen vier Wänden und würden am liebsten voll von zu Hause aus arbeiten.

Voraussetzungen für Blended Work schaffen

Damit sich Blended Work zum Erfolgsmodell entwickeln kann, müssen im Unternehmen und in der Organisation zunächst die erforderlichen Voraussetzungen geschaffen werden:

  • Technische Voraussetzungen: Zunächst muss die technische Ausstattung der Remote-Arbeitsplätze so angepasst werden, dass die Mitarbeiter störungsfrei arbeiten können. Dazu gehören neben geeigneter Hardware auch eine schnelle Internetverbindung, ein VPN und eine ergonomische Büroausstattung.
  • Digitale Prozesse: Altbewährte Prozesse haben mit der Einführung von Blended Work ausgedient. Alle Abläufe müssen darauf abgestimmt werden, dass Mitarbeiter vor Ort ebenso wie aus dem Homeoffice zusammenarbeiten können.
  • Informationen: Es ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff auf Informationen haben. Finden etwa Meetings vor Ort ohne Beteiligung der Remote-Kollegen statt, sollten die getroffenen Informationen protokolliert und für alle zugänglich gemacht werden.
  • Kommunikationshürden: Es ist gewöhnungsbedürftig, wenn man Kleinigkeiten nicht mal eben persönlich abklären kann. Selbst Führungskräften fällt es schwer, ihren Mitarbeitern Aufgaben zu delegieren, ohne sie Face-to-Face zu erklären. Die digitalen Prozesse müssen deshalb so gestaltet werden, dass die Kommunikation jederzeit in alle Richtungen stattfinden kann.
  • Produktivität: Verzögerungen sind tödlich für eine hohe Produktivität. Deshalb müssen die Prozesse so gestaltet werden, dass die Arbeit nicht alleine dadurch behindert wird, dass die Kollegen nicht in der Nähe sind. Erreicht wird dies über eine durchgängige Digitalisierung aller Abläufe. So ist es beispielsweise entscheidend, dass Informationen und wichtige Dokumente in digitaler Form jederzeit zum Abruf bereitstehen. 
  • Automatisierung: Wiederkehrende Routineaufgaben sollten so weitgehend wie möglich automatisiert werden. Dann bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit, um sich auf strategisch wichtige Themen zu konzentrieren.
  • Agilität: Sich schnell und möglichst ohne Übergangsphasen an Veränderungen einzustellen, wird wichtiger denn je. Arbeitgeber sollten deshalb daran arbeiten, bei ihren Mitarbeitern eine agile Mentalität zu verankern. Und auch Prozesse sind so zu gestalten, dass sie ohne größeren Aufwand an neue Anforderungen angepasst werden können.

Welchen Anteil HR zum Gelingen von Blended Work leisten kann

HR sieht sich bei dieser Entwicklung hin zu neuen Arbeitsmodellen in der Rolle des Begleiters. Die Personalexperten ebnen den Weg, werben für Akzeptanz und schaffen den rechtlichen Rahmen, in dem sich die Mitarbeiter umso freier entfalten können. Dabei helfen auch HR-Tools, die die Automatisierung vorantreiben und Mitarbeiter im Homeoffice mit wichtigen Informationen und Self-Service-Tools versorgen. Moderne HR-Lösungen bieten etwa diese Funktionen:

  • automatisierte Abläufe für Routineaufgaben (z. B. Entgeltabrechnung)
  • systematisches Onboarding für neue Mitarbeiter auch im Blended-Work-Modus
  • benutzerfreundliches Self-Service-Portal (z. B. für Urlaubsanträge, Adressänderungen, Reisekostenabrechnungen)
  • Vereinfachung von Genehmigungsverfahren auf digitaler Basis
  • mobile Nutzung der Systeme unabhängig vom verwendeten Endgerät

Die Nutzung von Blended Work ist ein sich stetig weiterentwickelnder Prozess. Es ist genau das richtige Arbeitsmodell für Organisationen, die nicht auf der Stelle treten, sondern ihren Mitarbeitern das größtmögliche Maß an Flexibilität zugestehen wollen. Geprägt von Verantwortung, eigenen Entscheidungen und Selbstbestimmung, die zufrieden macht und die Mitarbeiter dazu motiviert, ihr Bestes für das Unternehmen zu geben.

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