German Liebe zum Papier?

19 Juni 2019 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 7 Minuten

Digitalisierung

Eine aktuelle Studie von SD Worx un PeopleDoc zeigt auf, wie sehr HR gerade in unserem Land mit den Segnungen der digitalen Transformation noch fremdelt. Einerseits verwalten drei von fünf Betrieben die Personaldaten inzwischen elektronisch, doch nur ein Drittel tut selbiges auch mit den Personaldokumenten – der antike Aktenschrank bleibt also en vogue.
Dabei bietet ein medienbruchfreies Dokumentenmanagement ausgerechnet für den Faktor Mensch unschlagbare Vorteile, denn es entlastet die HR-Mitarbeiter von zeitraubenden monotonen Routinetätigkeiten und schafft ihnen somit Raum für die wirklich wichtigen Dinge der HR.

Festhalten an „Bewährtem“ kostet Zeit und Geld

Mit diesem inkonsequenten Vorgehen beraubt sich das Personalmanagement folglich wichtiger Instrumente, welche die auch im Bereich Human Resources oftmals chronisch angespannte Personalsituation deutlich entspannen könnte. Die Studie zeigt auf, wie hoch die Belastung für viele Personalverantwortliche ist: die Hälfte der Befragten gab an, Druck- und Archivierungskosten sparen zu müssen und mehr als ein Drittel sieht sich mit gravierenden personellen Engpässen konfrontiert. Diese Gemengelage erhöht natürlich den Arbeitsdruck der Mitarbeiter, Fehler- und Krankenquoten steigen.

Doch es gibt Abhilfe, ausgerechnet durch die Einführung vernetzter digitaler Lösungen im Personalmanagement. Wie die Studie aufzeigt, ist die Luft nach oben diesbezüglich in vielen HR-Abteilungen noch ausgeprägt. Das ist eine gute Nachricht, denn die Handlungsmöglichkeiten liegen überdeutlich auf der Hand. Die HR-Führungskräfte wissen das auch, zwei Drittel von ihnen gaben in der Befragung an, die Vorteile digitaler Technologien für die eigene Abteilung im Blick zu haben.

Digitales HR-Dokumentenmanagement spart Zeit und Geld

Die komplette Digitalisierung von Personalakten und HR-Dokumenten ermöglicht ein reibungsloses Arbeiten ohne Medienbrüche und erlaubt die Automatisierung und Standardisierung vieler repetitiver Abläufe. So sorgt beispielsweise die Einrichtung von Schnittstellen zu anderen HR-Prozessen wie der Entgeltabrechnung oder dem Controlling für kurze und fehlerfreie Datenübertragungen zur weiteren Verwendung.

Das digitale HR-Dokumentenmanagement kann auch mithilfe einer modernen Softwarelösung effizient umgesetzt werden – und dies quasi von der Wiege bis zur Bahre, sprich von der Erzeugung des Dokuments über Zugriff, Verteilung und Archivierung bis zur automatischen Überwachung von Aufbewahrungsfristen und dem Löschen einer Personalakte. Die derart automatisierte Abwicklung relevanter Prozesse spart Raum, Ressourcen und Nerven – kurz Zeit und Geld.

Neben der Verschlankung und Optimierung administrativer Vorgänge wird zudem auch viel Wissen gespeichert, das bei Bedarf von den HR-Mitarbeitern abgerufen werden kann. Eine solche digitale Wissensdatenbank steht bei den Studienteilnehmern übrigens besonders hoch im Kurs, denn sie erspart viel Recherchearbeit und damit Stress.

Datenschutz

Digitale cloudbasierte Personalmanagementlösungen sind im Gegensatz zur lokalen Lagerung von Aktenbergen ein Garant für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften. So gibt es beispielsweise eigene elektronische „Schließfächer“ für jeden Mitarbeiter, die speziell gegen Fremdzugriff gesichert sind. Nur der Betroffene selbst kann seine HR-Dokumente abrufen, jederzeit und von jedem Ort aus. Papier kann verloren gehen oder verbrennen, Briefe und sogar E-Mails können fehlgeleitet werden, ein digitales HR-Managementsystem ist jeder Gefahr gewachsen und lässt sich nicht klauen, knacken oder vernichten.

Fazit

„Nur Mut“, möchte man ihnen zurufen, den zahlreichen Personalmanagern, die hierzulande noch immer keine intelligenten digitalen Lösungen für ihr HR-Management einsetzen – und dies oftmals gegen besseres Wissen. Wer die Menschen im Betrieb schützen und entlasten möchte, ist allerdings gut beraten, möglichst bald auf den digitalen HR-Zug aufzuspringen. Es könnte sein, dass gute Mitarbeiter dies ansonsten mit einem anderen Unternehmen tun.

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