Was ist eine ‚Arbeitnehmerkategorie‘ und wie sollte sie für das Reporting definiert werden?

Um aussagekräftig über Gehaltsunterschiede zu berichten, müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden in sogenannte „Arbeitnehmerkategorien“ gruppieren – also in Rollencluster, die fair miteinander vergleichbar sind.

Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz definiert diese Kategorien nicht im Detail. Organisationen müssen sie selbst festlegen, solange die Kriterien objektiv, konsistent und nachvollziehbar sind.

Die „Arbeitnehmerkategorie“ ist zentral für die Messung und Analyse von Gender Pay Gaps. Sie stellt sicher, dass Gehaltsvergleiche zwischen tatsächlich vergleichbaren Rollen erfolgen.

Typische Grundlagen für die Kategorisierung sind:

• Joblevel (z. B. Einstiegsposition, Fachkraft, Führungskraft)
• Funktion oder Tätigkeitsbereich (z. B. HR, Finanzen, Betrieb)
• Vertragsart (z. B. unbefristet, befristet, Teilzeit)

Best Practices

• Beginnen Sie mit Ihrer bestehenden Jobarchitektur. Wenn Sie bereits mit Jobgraden, Funktionsclustern oder Gehaltsrahmen arbeiten, bietet das eine solide Grundlage.
• Stellen Sie sicher, dass die Kategorien objektiv und geschlechtsneutral sind.
• Wenden Sie die Definitionen einheitlich im gesamten Unternehmen an.
• Achten Sie darauf, dass die Gruppierungen leicht verständlich sind – für Mitarbeitende, Prüfer und Aufsichtsbehörden.

Risiken

• Zu breite Kategorien können Ungleichheiten verdecken.
• Zu enge Kategorien können zu unzuverlässigen Daten führen oder die Mindestanforderungen für die Berichterstattung verfehlen.

Eine sorgfältige Definition stärkt die Compliance und zeigt, wo bereits Fairness besteht – und wo noch Verbesserungsbedarf ist.

Auch zu empfehlen: Welche Arbeitnehmer fallen unter den Geltungsbereich der Richtlinie zur Entgelttransparenz.

Überprüfen Sie Ihre internen Strukturen und entscheiden Sie, wie Sie Kategorien definieren, die für Ihre Belegschaft sinnvoll sind. Beziehen Sie HR, Rechtsabteilung und Mitarbeitendenvertretungen frühzeitig ein, damit die Definitionen glaubwürdig und belastbar sind.

Dies ist auch eine Chance, die interne Konsistenz zu verbessern. Gut gestaltete Kategorien erleichtern die Erklärung von Gehaltsentscheidungen und fördern Vertrauen.

„Arbeitnehmerkategorie“ klingt technisch – ist aber ein zentraler Baustein der Entgelttransparenz.

Wenn Sie es richtig angehen, wird Ihre Berichterstattung mehr als nur gesetzeskonform: Sie wird zu einem Werkzeug für Glaubwürdigkeit und kulturellen Wandel.