Payroll-Outsourcing wird unter europäischen Unternehmen immer beliebter

10 November 2021

Das Auslagern von Lohn- und Gehaltsabrechnungen setzt sich europaweit immer mehr durch. Laut einer diesjährigen Arbeitgeber*innen-Umfrage von SD Worx, einem führenden HR- und Payroll-Dienstleister, ist die Zahl der Arbeitgeber*innen, die sich für das Payroll-Outsourcing entscheiden, innerhalb des letzten Jahres kontinuierlich gestiegen. Insgesamt sechs von zehn befragten europäischen Unternehmen beauftragen einen externen Payroll-Anbieter mit der Verwaltung ihrer internen Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder beabsichtigen dies künftig zu tun. Interessant ist dabei der Blick auf Deutschland, denn hier zeichnet sich im europäischen Vergleich ein anderes Bild.
  • Payroll-Outsourcing europaweit auf Platz drei der am häufigsten ausgelagerten HR-Aufgaben 2021
  • In Deutschland ist das Payroll-Outsourcing dagegen nicht auf den ersten Plätzen
  • Deutschland liegt sowohl bei Umsetzung als auch bei der Bereitschaft zum Outsourcing im europäischen Vergleich deutlich zurück

59,6 Prozent

der europäischen Unternehmen lagern ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung aus oder ziehen es in Erwägung

Während sich die generelle Bereitschaft, HR-Aufgaben auszulagern, seit Anfang 2020 nicht wesentlich verändert hat, wird das Payroll-Outsourcing attraktiver. So sind es im Ländervergleich die Schweiz und Italien, die ihre Aktivitäten im Bereich Payroll-Outsourcing innerhalb des letzten Jahres von sechs Prozent beziehungsweise 17 Prozent auf 20 Prozent beziehungsweise 26 Prozent ausgeweitet haben. Aber auch in den benachbarten europäischen Ländern, wie Belgien, Frankreich und den Niederlanden ist die Beteiligung an Outsourcing-Projekten im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen. Nur Deutschland mit einer geringen Aufwärtsentwicklung von 0,5 Prozent sowie Irland mit einem Rückgang von einem Prozent bilden hier eine Ausnahme: Beide Länder ziehen es weiterhin vor, den Großteil ihrer HR-Projekte intern durchzuführen. Dazu streben den Erkenntnissen zufolge rund 43,5 Prozent der 3.000 befragten europäischen Unternehmen eine Optimierung ihrer Abrechnungsprozesse an. Dies umfasst sowohl bestehende als auch kurz- oder langfristig angesetzte Projekte. Auf Platz drei der am häufigsten ausgelagerten HR-Aufgaben 2021: die Payroll. HR-Manager*innen geben dies vor allem aus zwei Gründen in die Hände eines vertrauenswürdigen Partners: die Komplexität der Gesetzgebung sowie die Geschäftskontinuität. Lediglich die Automatisierung von HR-Prozessen sowie das Management von sozialrechtlichen Vorschriften werden noch häufiger externalisiert – beide Themengebiete vereinfachen wiederum den gesamten Payroll-Prozess.

Im internationalen Ranking zeichnen sich zudem weitere Tendenzen ab: Unternehmen in Belgien, Italien, Skandinavien, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, Frankreich, der Schweiz und Österreich sind der Meinung, dass das Auslagern von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an externe Diensleister zur Verbesserung der internen Geschäftsprozesse beitragen kann. Die einzigen Länder, in denen das Payroll-Outsourcing nicht zu den fünf wichtigsten Bereichen zählt, sind Polen, Irland, Spanien und Deutschland.

Hohe Nachfrage nach Outsourcing-Services

Die durchschnittliche Anzahl europäischer Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung überwiegend oder vollständig auslagern (beziehungsweise in Betracht ziehen, dies zu tun), ist von 16 Prozent im Jahr 2020 auf 21 Prozent im Jahr 2021 deutlich gestiegen. Auf die einzelnen Länder heruntergebrochen, zeigen sich ebenfalls interessante Tendenzen. Belgien ist nach wie vor führend bei der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, in der Schweiz haben sich die Zahlen sogar verdreifacht. Für Deutschland hingegen zeichnet sich ein anderes Bild: Hier liegt das Wachstum bei lediglich 0,5 Prozent. Noch deutlicher wird der Unterschied mit Blick auf ausschließlich die Unternehmen, die den Payroll-Prozess vollständig auslagern würden. Im Vergleich zum europäischen Durchschnitt von 8,6 Prozent ist Deutschland mit nur 4,9 Prozent klar das Schlusslicht.

Payroll-Outsourcing hat viele Gründe

Doch wie lässt sich die zunehmende Beliebtheit des Payroll-Outsourcings eigentlich begründen? Payroll-Outsourcing schafft zunächst Zeit für strategischere Projekte. Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den repetitiven und arbeitsintensiven Prozessen in HR-Abteilungen, die daher gut ausgelagert werden können. HR-Teams haben damit Zeit für individuellere Projekte wie Talentakquise oder Schulung und Entwicklung. Zudem sorgt das Outsourcing für Sicherheit in hektischen Zeiten. Technologische Fortschritte und Cloud-basierte Dienste gewährleisten den Mitarbeiter*innen einen zuverlässigen und leichten Datenzugriff von individuellen Standorten aus. Externe Payroll-Dienstleister kümmern sich währenddessen um die Einhaltung neuer gesetzlicher Regeln und Vorschriften - unabhängig vom Sitz des Unternehmens. Letztendlich spielt auch der Faktor Mensch eine Rolle: Das Outsourcing einiger (oder aller) der mühsamsten und fehleranfälligsten Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben kann den Teamgeist innerhalb einer Abteilung stärken, die bereits seit Jahren unter konstantem Druck steht.

Die Online-Umfrage „The Future of Work and People in Europe 2021“ wurde im Juni 2021 durchgeführt. SD Worx erreichte mit seiner Umfrage im Laufe mehrerer Wochen fast 3.000 Unternehmen in 12 europäischen Ländern/Regionen (Belgien, Niederlande, Frankreich, Italien, Spanien, Irland, Deutschland, Österreich, Schweiz, Polen, Großbritannien und Skandinavien). Die an der Umfrage teilnehmenden Firmen stammten aus allen vier Wirtschaftszweigen und reichten von Kleinunternehmen (mit weniger als 100 Mitarbeiter*innen) bis hin zu Großunternehmen (mit mehr als 1.000 Mitarbeiter*innen).

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