HR-Expert*innen aufgepasst: Die wichtigsten Änderungen 2022

Mit jedem Jahreswechsel treten traditionell neue Gesetzesänderungen oder -anpassungen in Kraft, die zum Teil auch HR-Spezialist*innen betreffen. SD Worx, ein führender Anbieter von HR- und Payroll-Dienstleistungen, gibt einen Überblick der wichtigsten Neuerungen, auf die HR-Abteilungen im nächsten Jahr vorbereitet sein müssen.

• Digitalisierung schreitet mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung voran
• Corona-Beihilfen laufen in 2022 aus
• Whistleblower-Richtlinie zwingt Unternehmen zum Handeln

Direkt ab dem 01. Januar 2022 ersetzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die bisherige AU – der „gelbe Schein“ hat ausgedient. Die Übermittlung der eAU durch Arztpraxen an die Krankenkassen wird zum Jahresstart verpflichtend, für Unternehmen gibt es hier noch eine Übergangsfrist. So wird es zunächst eine Pilotphase bis zum 30. Juni 2022 geben, in der es sowohl eine digitale Übermittlung der AU-Daten von den Krankenkassen an den Arbeitgeber als auch eine Papierbescheinigung für Patient*innen zur Weiterleitung gibt. Das ausschließlich digitale Verfahren startet dann am 01. Juli 2022. Das Ziel hinter dieser Maßnahme ist nicht nur die Reduzierung des bürokratischen Aufwands, sondern auch eine Vermeidung von Konflikten darüber, ob eine AU rechtzeitig vorlag oder nicht. Mit der digitalen Variante werden Arbeitgeber stets pünktlich über Beginn und Dauer einer Arbeitsunfähigkeit ihrer Angestellten informiert.

Ebenfalls ab dem 01. Januar 2022 tritt die nächste Stufe des seit 2018 geltenden Betriebsrentenstärkungsgesetzes in Kraft. Damit wird es für alle Arbeitgeber verpflichtend, zu jeder Entgeltumwandlung in der betrieblichen Altersversorgung einen Arbeitgeberzuschuss zu zahlen – bisher galt dies lediglich für Neuzusagen. Als Regelsatz gelten hier 15 Prozent des umgewandelten Entgelts, höchstens aber die eingesparten Sozialversicherungsbeiträge. Unternehmen stehen damit vor der Entscheidung, den Zuschuss entweder für alle betroffenen Mitarbeitenden pauschal mit 15 Prozent zu bezahlen oder aber ihn für jeden Mitarbeitenden einzeln genau zu berechnen. Der administrative Aufwand ist bei der zweiten Variante deutlich höher und die Berechnungen sind fehleranfälliger, daher bietet sich ein pauschaler Zuschuss auf den ersten Blick an. Eine punktgenaue Abrechnung kann eine Kostenersparnis bringen, sollte aber immer in ein entsprechendes Kosten-/Nutzen-Verhältnis gegenüber dem zusätzlichen Aufwand gesetzt werden.

Hat die Corona-Pandemie auch für das Lohnsteuerrecht einige temporäre Änderungen mit sich gebracht, laufen diese 2022 nun teilweise aus. So ist der Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld ab dem 01. Januar wieder steuerpflichtig. Und auch die Möglichkeit, Mitarbeitende durch steuerfreie Corona-Beihilfen zu unterstützen, endet zum 31. März 2022. Unternehmen können damit noch drei Monate lang Mitarbeitenden einen Betrag von bis zu 1.500 € zusätzlich zum Gehalt zukommen lassen. Eine weitere Änderung findet sich in der Lohnsteueranmeldung: Hier gibt es ab Januar 2022 die Felder „Vorjahr“, „Laufendes Jahr“ sowie „Folgejahr“. So sollen die angemeldeten Lohnsteuerbeträge immer nach dem Kalenderjahr des Bezuges aufgeschlüsselt werden. Haben Arbeitgeber beispielsweise Anfang 2021 noch Arbeitslohn für Dezember 2020 ausgezahlt, muss dieser nun extra aufgeführt werden. Dieselbe Aufschlüsselung gilt ebenso – wo anwendbar – für Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag.

Ebenfalls Änderungen bringt die neue EU-Whistleblower-Richtlinie mit sich, die bereits bis zum 17. Dezember 2021 national umgesetzt werden muss. Ziel ist es, Verstöße in Unternehmen aufzudecken und zu unterbinden und gleichzeitig die Hinweisgeber vor Konsequenzen zu schützen. Für das Meldeverfahren sind drei unterschiedliche Verfahren möglich: intern innerhalb des Unternehmens, extern an eine zuständige Behörde oder extern an die Öffentlichkeit. Arbeitgeber werden hier ganz konkret in die Pflicht genommen. Alle Behörden und Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sind dazu verpflichtet Kanäle einzurichten, über die diese Verstöße gemeldet werden können – schriftlich, mündlich oder persönlich. Dazu muss der Hinweisgebende innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung erhalten, jede Information schriftlich oder durch eine Tonaufzeichnung dauerhaft abrufbar sein. Ebenso wichtig ist es, dass unbefugte Mitarbeitende keinen Zugriff auf die Informationen erhalten können. Mit diesen Richtlinien ergeben sich in der Umsetzung Herausforderungen, denn bei Einrichtung einer internen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kann beispielsweise nicht ausgeschlossen werden, dass die interne IT-Administration auf das Meldesystem zugreift. Die Organisation einer externen Ansprechperson ist dagegen aufwändig und verursacht hohe Kosten. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines IT-gestützten Hinweisgebersystems, denn hiermit ist eine sichere und vollumfängliche Erfüllung aller Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie gewährleistet.