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Entgeltabrechnung: intern oder extern durchführen?

Partner für die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern: Worauf ist (nicht) zu achten?

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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Europa ist bekanntermaßen sehr komplex geworden, so dass es fast unmöglich ist, eine einwandfreie länderübergreifende Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre internationale Belegschaft zu erstellen. Outsourcing-Partner stehen Schlange, um Ihnen Sicherheit zu bieten. Aber woher wissen Sie, welcher Partner der richtige für Sie ist? Sehen Sie sich diese drei Überlegungen an und entscheiden Sie selbst. 

#Nr. 1: Lohnbuchhaltungssoftware kann keine Wunder vollbringen 

Einige Oldtimer aus den 60er- und 70er-Jahren haben sich in das Gedächtnis von Autoliebhabern eingebrannt. Nicht nur, weil sie toll aussehen, sondern vor allem wegen ihres überlegenen Motors. Ein Sechszylinder-Flachmotor, ein Colombo-V12 oder ein donnernder amerikanischer V8, um nur einige zu nennen. Die Autohersteller spielten aktiv die Motorenkarte aus, um sich zu profilieren. 

Heute jedoch ist so gut wie jeder Motor auf dem Markt zuverlässig und technisch solide. Die Menschen achten also nicht mehr darauf, was unter der Motorhaube steckt. Es spielt einfach keine Rolle mehr. Das Gleiche ist in der Lohnbuchhaltung passiert.

Die Zeiten, in denen eine leistungsstarke, ausgefallene Gehaltsabrechnungs-Engine eine echte Neuerung darstellte, sind längst vorbei. Heute bieten alle Anbieter eine ähnliche Gehaltsabrechnungssoftware an, mit der sich eine große Anzahl von Gehaltsabrechnungen in wenigen Minuten verarbeiten lässt. Aber was kann keiner dieser industrialisierten digitalen Prozesse? 

Mit außergewöhnlichen Mitarbeitersituationen umgehen. Hier versagt die Technik und der Motor stottert. Mit anderen Worten: Eine Gehaltsabrechnungssoftware, die 100 %ige Compliance bietet, gibt es nicht - auch dann nicht, wenn Sie sich für eine Gehaltsabrechnungsmaschine im Ferrari-Stil entscheiden.

    Tipp: Wählen Sie einen Partner für die Gehaltsabrechnung, der Motoren wechseln kann

    Warum sollten Sie sich für eine ausgefallene Einheitslösung entscheiden, wenn Sie eine ebenso zuverlässige Gehaltsabrechnungs-Engine bekommen können, die genau auf Ihre Unternehmensgröße, Branche und Ziele zugeschnitten ist? SD Worx bietet eigene (und fremde) IP Payroll Engines für alle Ihre europäischen Teams, egal ob es sich um eine Ein-Mann-Band in Österreich oder eine große Einheit in Großbritannien handelt. Die Gehaltsabrechnung jedes Teams wird auf einer für den jeweiligen Zweck geeigneten Engine laufen

      #2 Lokale Lohnabrechnungsexpertise ist wichtiger denn je

      Obwohl der Payroll Proficiency Index zeigt, dass vor allem Unternehmen in Frankreich, Belgien und Deutschland mit ihren lohnbezogenen Aufgaben zu kämpfen haben, ist die zunehmende Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein Trend in ganz Europa. Ständig tauchen neue Vorschriften und Regelungen auf, während die bestehenden nur selten aufgehoben werden. 

      Das Ergebnis: Es erfordert viel lokales Fachwissen, um mit der Gesetzgebung Schritt zu halten. Das ist natürlich einer der Hauptgründe, warum die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Länder in der Regel ausgelagert wird, aber selbst die Outsourcing-Partner überleben kaum in dem Sumpf aus gesetzlichen Ausnahmen, besonderen Steuerabzügen, Gewerkschaftsvorschriften und dergleichen mehr.

      Kurz gesagt: Suchen Sie sich einen Partner für die Gehaltsabrechnung, der im wahrsten Sinne des Wortes "Stiefel auf dem Boden" hat. Lokale Experten, die sich mit Tarifverträgen auskennen, sich mit Steuern und Sozialversicherung auskennen und wissen, welche finanziellen Anreize Ihnen zustehen. 

      Um auf die Metapher mit dem Auto zurückzukommen: Lokales Fachwissen im Bereich der Gehaltsabrechnung sorgt dafür, dass Sie in die richtige Richtung lenken, bei Bedarf bremsen und von Zeit zu Zeit Gas geben. Ein ruhiges Fahrgefühl ist besser als ein lauter Motor.

        Tipp: Wählen Sie einen Partner für die Gehaltsabrechnung, der über eigene lokale Teams verfügt

        Länderübergreifende Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die sich für ihr lokales Know-how auf externe Organisationen verlassen, stellen immer ein Risiko dar. Schließlich ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese lokalen Organisationen nicht immer an erster Stelle stehen, was bedeutet, dass Kontinuität, Qualität und Stabilität auf dem Spiel stehen. Aus diesem Grund hat SD Worx eigene Lohnbuchhaltungsteams in 19 europäischen Ländern eingerichtet - einzigartig auf dem Markt.

          #3 Skalierbarkeit und Flexibilität der Gehaltsabrechnung sind unerlässlich geworden

          Die letzten Jahre haben uns gezeigt, dass die Ungewissheit wahrscheinlich immer da sein wird. Sowohl Risiken als auch Chancen können jederzeit auftauchen. Sie müssen in der Lage sein, Ihren Betrieb an verschiedenen Standorten schnell zu vergrößern oder zu verkleinern.

          Und natürlich sollte sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung gleichzeitig weiterentwickeln. Sie wollen nicht, dass administrative und personalwirtschaftliche Herausforderungen Ihrer Geschäftsstrategie im Wege stehen.

          Die einfachste Lösung besteht darin, einen einzigen Partner für die Gehaltsabrechnung in allen Ländern innerhalb Ihres Aktionsradius einzusetzen. Dies führt nicht nur zu einem einzigen Ansprechpartner und Vertrag für Ihre länderübergreifende Gehaltsabrechnung, sondern auch zu mehr Skalierbarkeit und Flexibilität. 

          So ist es zum Beispiel problemlos möglich, eine Gehaltsabrechnung in einem neuen Land einzuführen oder das Dienstleistungsniveau an einem bestehenden Standort zu erweitern. Ein (vorübergehender) Rückschlag? Sie brauchen sich nicht mehr zu drehen und zu wenden, um aus vertraglichen Verpflichtungen herauszukommen. Im Gegenteil: Ihr Partner für die Lohnbuchhaltung kennt Ihr Unternehmen in- und auswendig und kann die Dinge mit Ihnen durchdenken.

            Tipp: Fangen Sie klein an und lassen Sie Ihre Beziehung wachsen

            Sie müssen sich nicht gleich auf einen Partner aus mehreren Ländern einlassen. Beginnen Sie mit einem, zwei oder drei Ländern und sehen Sie, wie es läuft. Das Gleiche gilt für das Serviceniveau. Wenn Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungslos läuft, können Sie Dienstleistungen wie flexible Vergütung, Zeiterfassung oder Personalbeschaffung hinzufügen. Sie haben das Steuer in der Hand.

              Möchten Sie mit einem länderübergreifenden Lohnbuchhaltungspartner zusammenarbeiten, der sich diese Überlegungen zu Herzen nimmt?

                So kann Sie SD Worx unterstützen

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                  Christoph Mers

                  Online Content Manager