Deutschland, Deine Stechuhren

Digitale Zeiterfassungsmethoden werden hierzulande kaum genutzt

3 Dezember 2019

Frankfurt, 3. Dezember 2019 – In deutschen Unternehmen bleiben mit Blick auf die Zeiterfassung gute alte Traditionen Trumpf, denn vielerorts registrieren sich Arbeitnehmer noch immer per Stechuhr oder Badge. 85 % der Firmen in Deutschland mit Zeiterfassung arbeiten mit herkömmlichen Systemen wie Stech- oder Stempeluhren, Badges, Excel-Tabellen oder sogar mit Stift und Papier. Digitale und biometrische Alternativen werden wesentlich seltener genutzt. Dies geht aus einer internationalen Studie des Personaldienstleisters SD Worx und des Zeiterfassungsspezialisten Protime hervor.

Viel Luft nach oben für deutsche Unternehmen in Sachen digitale Zeiterfassung also, denn die Studie offenbart einen ziemlich eindeutigen Hang zu altbekannten Lösungen. Von den Unternehmen mit solch „bewährten“ Systemen nutzen 31 % eine Stech- oder Stempeluhr, 28 % Excel-Tabellen, 16 % Badges und immerhin noch 10 % sogar noch Stift und Papier. Deutschland bleibt damit im Vergleich zu den anderen in der Studie untersuchten Ländern am stärksten den klassischen Zeiterfassungssystemen verbunden. Ähnlich konservativ unterwegs sind nur noch die Briten; auf der Insel verwenden auch bemerkenswerte 82 % der Unternehmen unerschütterlich die oben genannten traditionellen Systeme – und erstaunliche 22 % davon erfassen die Zeiten ihrer Beschäftigten tatsächlich noch auf Papier.

Deutsche Unternehmen nutzen also sehr häufig eine Stech- oder Stempeluhr, während diese Art der Zeiterfassung in den benachbarten Niederlanden nahezu komplett aus der Mode gekommen ist – nur 5 % der niederländischen Firmen arbeiten noch damit (siehe Übersicht Abbildung 1).

Infografik Zeiterfassung - Wie wird die Anwesenheit der Mitarbeiter täglich erfasst?

Abbildung 1. Möglichkeiten der Zeiterfassung in Unternehmen in Belgien, Deutschland, Frankreich, den Niederlanden und Großbritannien.

Digitale und biometrische Alternativen

Dennoch gibt es neben den genannten „traditionellen“ Systemen auch andere Varianten der Zeiterfassung, beispielsweise die Anmeldung über (mobile) Anwendungen, ggf. auf Basis von Standortbestimmung. Diese modernen Möglichkeiten werden allerdings nur von sehr wenigen deutschen Unternehmen mit Zeiterfassung genutzt, bei schwachen 9 % erfolgt die Erfassung der Arbeitnehmer über eine App und sogar nur 1 % verwendet Apps mit Standortbestimmung. Ganz anders auch hier die Niederlande mit vergleichsweise starken 17 % via App bzw. 15 % via App mit Standortbestimmung.

Biometrische Anmeldemöglichkeiten wie Fingerabdruck- oder Iriserkennung werden hingegen generell bisher kaum genutzt und bleiben insofern vorerst Zukunftsmusik. Deutschland liegt hier mit 3 % Nutzung sogar noch leicht über dem Durchschnitt aller befragten Länder (siehe Übersicht Abbildung 1).

„Die begrenzte Anwendung ist auf die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zurückzuführen“, erläutert Stephen Williams, Data Protection and Compliance Officer bei SD Worx. „Vereinfacht gesagt muss die Verletzung der Privatsphäre bei der Datenerfassung so gering wie möglich gehalten werden, um den beabsichtigten Zweck zu erreichen. Biometrische Daten sind diesbezüglich weitaus sensibler als z. B. ein Badge oder ein elektronisches Login und eigenen sich für die Zeiterfassung daher nur dann, wenn es zusätzliche berechtigte Gründe für deren Einsatz gibt – zum Beispiel die Verhinderung von Betrug, den Schutz sensibler Daten oder die Sicherung einer Website.“

Stefan Claßen, Senior Sales Manager für Zeitwirtschaftslösungen bei SD Worx Germany sagt: "Mit dem Aufkommen flexibler Arbeitszeitmodelle wie der Gleitzeit wird die Notwendigkeit einer zuverlässigen Übersicht immer wichtiger. Wenn niemand die tatsächlichen Arbeitszeiten im Auge behält, steht das Burn-out quasi vor der Tür. Moderne Zeitwirtschaftslösungen mit mobiler Erfassung und Produktivitätsprüfungen werden deshab weiter an Bedeutung zunehmen, damit die Personalplanung bei zu hoher Arbeitsbelastung rechtzeitig angepasst werden kann und Burn-outs die Ausnahme bleiben."

Zeiterfassungsdaten dienen auch der Personalplanung

Die von SD Worx und Protime durchgeführte internationale Umfrage zeigt ebenfalls, dass die Zeiterfassungsdaten der Beschäftigten überwiegend auch für andere Zwecke wie Arbeitsstundenanalysen (38 %) oder der Personalplanung (35 %) verwendet werden. Gerade das Thema Personalplanung passt perfekt zum „Talent Supply Chain Management“, welches Unternehmen für einen passgenauen Zufluss und Einsatz geeigneter Mitarbeiter und deren Bindung an das Unternehmen benötigen.

Außerdem werden die Daten gerne zur flexiblen Anpassung der Personalplanung z. B. auf Basis von Wettervorhersagen (35 %) sowie für eine vorausschauende Vorbereitung der Personalplanung (34 %) verwendet. Fast drei von zehn Befragten (29 %) gaben zudem an, ihr Zeiterfassungs-Tool in Kombination mit Vergütungssystemen zur Bestimmung der Mitarbeiterboni zu nutzen.

Weitere Informationen?

Anna Korpal
PR & Corporate Communication Manager SD Worx Deutschland
T +49 (0 )6103 38 07 193 / M +49 (0)172 615 60 89
anna.korpal@sdworx.com

Methodik

Die Online-Umfrage wurde von 502 Senior Professionals in Belgien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und Großbritannien beantwortet. Die Stichprobe ist repräsentativ für die spezifischen lokalen Arbeitsmärkte, mit der gleichen Zusammensetzung in Bezug auf Status (Arbeiter, Büroangestellte und Beamte), Geschlecht, Region, Arbeitsmodell, Sprache, Bildungsgrad und Unternehmensgröße wie bei der Erwerbsbevölkerung in den betreffenden Ländern.

Über Protime

Protime wurde 1995 gegründet und ist Marktführer für Lösungen im Bereich Workforce Management (WFM) und Zusammenarbeit. Die kontinuierliche Ausrichtung auf Innovation ermöglicht es Protime, seine Lösungen im Bereich Workforce Management für ein breites und vielfältiges Kunden- und Branchenspektrum anzubieten. Heute verfügt Protime über mehr als 5.000 Implementierungen in ganz Europa. Protime wurde sieben Jahre in Folge zum „Great Place to Work“ gekürt und zweimal in Folge mit dem Titel „Best Managed Company“ ausgezeichnet. Protime beschäftigt derzeit mehr als 280 Mitarbeiter an seinen Niederlassungen in Belgien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und Großbritannien. Protime ist Teil der SD Worx Group.

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