Wie Phönix aus der Asche: warum sich HR durch die Digitalisierung nicht selbst abschafft

Eine Online-Umfrage von SD Worx im Juni 2020 unter 3.000 Unternehmen im europäischen Umfeld zeigt deutlich: Die deutschen Arbeitgeber haben einiges an Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. 23 Prozent der Befragten gaben an, einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht zu haben – und nur 5,9 Prozent sind sicher, ihre HR-Prozesse vollständig automatisiert zu haben. Der Rest? Wartet noch auf den großen Durchbruch seiner Digitalisierungspläne. Apropos: Die Pläne der HR-Abteilungen scheinen groß zu sein – doch große Fortschritte lassen auf sich warten. Oder ist es am Ende doch die Angst vor der Veränderung, die die digitale Transformation mit angezogener Handbremse fahren lässt?

Schafft sich HR selbst ab?

HR versteht sich in der aktuellen Digitalisierungsstrategie als Treiber – für HR selbst, aber auch für andere Abteilungen. Digitale Prozesse, gestützt von intelligenter Software, künstlicher Intelligenz und Big Data, automatisieren und vereinfachen viele Aufgaben, die im HR-Bereich heute einen wesentlichen Teil der Kapazitäten binden. Viele Routineaufgaben entfallen und können vollständig von der Maschine übernommen werden.

Doch genau hier haben wir den Knackpunkt: Wenn die HR-Mitarbeiter stetig daran arbeiten, ihre Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und zu automatisieren – stellen sie damit nicht die Weichen für die Überflüssigkeit ihrer Abteilung? Und wie sollen sich die Mitarbeiter voll darauf konzentrieren, digitale Technologien voranzutreiben, wenn sie damit an ihrem eigenen Stuhlbein sägen?

Routine im HR-Bereich: Brauchen Sie das noch oder kann das weg?

Die Frage ist durchaus berechtigt: Nach den Aufgaben ihrer Personalabteilung gefragt, geben die meisten Arbeitnehmer dieselben Antworten. Die Personaler kümmern sich um die Einstellung neuer Mitarbeiter, von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsvertrag, erledigen die Lohnabrechnung, führen die Personalakten und buchen Seminare. Bei genauerer Betrachtung scheint ein Großteil der Personalarbeit aus administrativen Tätigkeiten zu bestehen. Viele dieser Aufgaben können digitale Tools vollständig und vollautomatisch übernehmen.

Und so gibt sich jede Personalabteilung, die ihre eigenen Digitalisierungsziele mit Nachdruck verfolgt, selbst die Antwort: Ja, HR, wie wir es heute kennen, wird es in dieser Form in Zukunft nicht mehr geben. Das Modell des Personalverwalters oder -sachbearbeiters, der Urlaubsanträge manuell erfasst, Papierakten abheftet und Löhne ausrechnet, hat ausgedient. Seine Aufgaben werden zunehmend durch digitale Prozesse auf einer automatisierten Basis erledigt – während sich der Mensch darauf beschränken kann, deren Ergebnisse zu überwachen. Das wiederum bringt den HR-Mitarbeitern allerdings ungeahnte Vorteile

HR muss sich neu erfinden: führende Rolle im Veränderungsprozess

Noch haben Personalexperten eine kleine Galgenfrist – solange die Digitalisierungsprozesse noch im vollen Gange sind, können sie ihre Funktion weiterhin ausüben. Doch sollten sie diese Frist nicht ungenutzt verstreichen lassen – andernfalls sehen sie sich eines Tages einer veränderten Welt gegenüber, mit der sie nicht mehr Schritt halten können. Die Hauptfrage, die sich schon heute stellt, lautet: Welchen Mehrwert kann HR dem Unternehmen und vor allem den Mitarbeitern zukünftig noch bieten, wenn die Bearbeitung von wiederkehrenden Routineaufgaben entfällt? Denn zunehmend wird auch von den Mitarbeitern eine agile Arbeitsweise gefordert, die Hand in Hand mit der Digitalisierung geht.

Mehr Effizienz und eine zügigere Abarbeitung anstehender Arbeiten setzen im Personalbereich Kapazitäten frei. Diese können die Mitarbeiter nutzen, um den Veränderungsprozess aktiv mitzugestalten. Während sie für die Digitalisierung und Automatisierung im gesamten Unternehmen als Treiber und Enabler fungieren, erschaffen sie ihre neue Daseinsberechtigung. HR wird zunehmend zum Begleiter anderer Abteilungen auf ihrem Weg zu einer neuen Normalität, in der digitale Wertschöpfung, flexible Arbeitszeitmodelle und neue Methoden der Führungsarbeit festen Raum einnehmen.

Routineaufgaben verringern sich durch die Digitalisierung

Das Kienbaum-HR-Diamond-Model sieht vor, dass sich die HR-Arbeit folgendermaßen zusammensetzen sollte:

• 30 bis 40 Prozent HR-/Business-Partnering
• 30 bis 50 Prozent HR-Expertise
• 15 bis 25 Prozent Service-Operations

Derzeit liegt der Anteil des Bereichs Service-Operations, also der administrativen Tätigkeiten, in der Mehrzahl der HR-Abteilungen bei 45 bis 55 Prozent. Die Experten gehen davon aus, dass viele klassische HR-Verwaltungsaufgaben künftig mittels Employee-Self-Services direkt vom Mitarbeiter erledigt werden. Er reicht seinen Urlaubsantrag zur Genehmigung ein, übermittelt seine neue Bankverbindung oder stellt seine Reisekostenabrechnung zusammen und legt sie dem Vorgesetzten zum Abzeichnen vor. Schon heute hat fast jedes dritte deutsche Unternehmen ein hohes oder sehr hohes Niveau bei der Etablierung von digitalen HR-Tools für Arbeitnehmer wie Self-Service-HR-Tools oder Digital Assistants erreicht.

Die freiwerdenden Kapazitäten kann HR in jene Arbeitsbereiche stecken, die die Menschen tatsächlich bewegen. Eine angemessene und zukunftsgerichtete Personalentwicklung etwa. Oder die Einführung flexibler Arbeitsformen (Stichwort: New Work). Oder die Entwicklung der Unternehmenskultur und Umsetzung neuer Führungsgrundsätze, die den Entwicklungen am Arbeitsmarkt Rechnung tragen. An die Stelle von Tagesgeschäft treten zunehmend strategische Entscheidungen. Die Digitalisierung schafft hierfür mit Auswertungen, Analysen und Reports die Basis. HR entwickelt sich zum Innovationsträger und zum Enabler für den digitalen Wandel. Als Gamechanger kommt den Experten eine entscheidende Rolle zu.

Voraussetzung für das neue HR: alte Denkmuster aufbrechen

Die meisten Menschen fühlen sich in ihren Routineaufgaben sicher, sie geben ihnen einen festen Rahmen. Veränderungen in ihrer Arbeit stehen sie zunächst skeptisch gegenüber. Ganz besonders gilt dies für eine mitten in der Umsetzung befindliche Digitalisierung, die sie ihrer gewohnten Arbeitsstrukturen beraubt und ein neues Zeitalter der HR-Arbeit einläuten wird. Die Herausforderung der HR-Abteilungen wird in den kommenden Jahren darin bestehen, um Akzeptanz für die Automatisierung von Routineaufgaben zu werben. Doch Akzeptanz alleine reicht nicht: Die HR-Mitarbeiter sollten nicht nur mit den Veränderungen leben können, sondern sie aktiv vorantreiben und ihre neue Arbeitswelt mitgestalten. Jüngere Generationen, die bereits verstärkt in den Arbeitsmarkt drängen, sind mit der digitalen Welt großgeworden. Sie haben kein Interesse daran, sich in analoge Arbeitsmodelle und starre Prozesse einzufügen.

Es gilt deshalb, bewährte Denkmuster zu durchbrechen und durch neue Erfahrungen zu ersetzen. Die HR-Organisation selbst muss sich weiterentwickeln, neue Wege beschreiten, neue Expertise im Umgang mit digitalen Tools aufbauen und so für andere Abteilungen zum Leuchtfeuer auf ihrem Weg der digitalen Transformation werden.

Auch wenn es schwerfällt: Die Sorgen und Ängste, dass die künstliche Intelligenz bald das Zepter im Personalmanagement schwingen wird, sollten HR-Mitarbeiter besser heute als morgen ablegen. Nur wenn es die Abteilung schafft, die digitale Transformation aktiv mitzugestalten und zu ihrer ureigenen Veränderung zu machen, wird sie künftig einen noch größeren Teil zum Unternehmenserfolg beitragen als heute. Wer hingegen den Anschluss verpasst und die Trends nicht erkennt, hat allen Grund, sich Sorgen zu machen. Denn auf alten Pfaden finden sich selten neue Chancen.

Schafft sich HR durch die Digitalisierung selbst ab? Irgendwie ja. Aber nur, um anschließend wie Phönix aus der Asche neu zu erstehen, schöner und erfolgreicher als je zuvor.