Wie intelligente HR-Teams die globale Compliance vereinfachen

Compliance ist nicht nur eine Aufgabe.

Für viele Unternehmen ist Compliance immer noch ein Hindernis. Etwas, das die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Expansion oder Innovationen verlangsamt. Für global denkende HR-Fachleute wird Compliance jedoch zunehmend als strategischer Faktor angesehen.

Auf die Frage, was globale HR-Compliance heute wirklich bedeutet, betonte Chris Blinkhorne, Head of International Compliance & Governance bei SD Worx, sofort deren Breite. „Es geht nicht nur um Gehaltsabrechnungen oder Verträge“, sagte sie. „Es geht darum, alles, was Ihr Unternehmen tun möchte, wie Einstellungen, Vergütungen und Expansion, mit den gesetzlichen Bestimmungen an jedem Standort, an dem Ihre Mitarbeiter tätig sind, in Einklang zu bringen und diese an die sich ständig ändernden lokalen Gesetze anzupassen.“

Dazu gehören Arbeitsbedingungen, Steuern und Sozialversicherung, Arbeitszeiten, gesetzlicher Urlaub, Einwanderung, DSGVO sowie Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. „Die Komplexität variiert“, fügte sie hinzu. „Für einige geht es um die Verwaltung einer großen internationalen Belegschaft, für andere um die Einstellung eines einzigen Mitarbeiters im Homeoffice. Aber der Kernbedarf bleibt derselbe: Kontrolle, Transparenz und Vertrauen.“

Compliance ist eines der größten Hindernisse für die Internationalisierung. Das muss aber nicht so sein.

Die Angst, etwas falsch zu machen, hält viele Unternehmen zurück. „Das erleben wir immer wieder“, sagte Chris. „Ein Unternehmen sieht eine Chance in einem anderen Markt, ist aber unsicher. Müssen wir eine juristische Person gründen? Sind unsere Verträge rechtsgültig? Welche Verpflichtungen haben wir in Bezug auf die Gehaltsabrechnung?“

Laut Chris ist diese Zurückhaltung zwar verständlich, aber nicht unvermeidbar. „Die Unternehmen, die vorankommen, sind diejenigen, die Compliance als gestalterische Herausforderung betrachten und nicht nur als rechtliches Risiko. Sie fragen sich: Wie können wir eine Struktur aufbauen, die uns Wachstum ermöglicht, ohne ständig Brände löschen zu müssen, und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit gewährleistet? Denn wenn die Compliance versagt, spüren das zuerst die Mitarbeiter. Ob es sich um verspätete Gehaltsabrechnungen oder Unklarheiten in den Verträgen handelt – das Vertrauen steht auf dem Spiel.“

Diese Struktur kann je nach den Zielen und dem Reifegrad des Unternehmens unterschiedlich aussehen. Das Prinzip ist jedoch dasselbe: Investieren Sie frühzeitig in Klarheit und Wiederholbarkeit, damit Sie den Prozess nicht jedes Mal neu erfinden müssen, wenn Sie eine Grenze überschreiten.

Die Personalabteilung sollte auf Wiederholbarkeit setzen, nicht auf Perfektion.

Laut der SD Worx HR & Payroll Pulse – Europas größter jährlicher HR-Umfrage – investieren bereits 43 % der internationalen Unternehmen in die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Anpassung an lokale Arbeitsgesetze, und ebenso viele planen, dies in Zukunft zu tun. Compliance hat eindeutig eine immer höhere Priorität.

Was die effektivsten HR-Teams auszeichnet, ist laut Chris ihre Denkweise. „Sie planen mit Blick auf Skalierbarkeit – nicht nur in Bezug auf Zahlen, sondern auch in Bezug auf Prozesse. Sie finden Wege zur Standardisierung und Automatisierung, ohne dabei lokale Besonderheiten außer Acht zu lassen.“ Das kann bedeuten, dass ein zentrales Beschäftigungsrahmenwerk eingeführt wird, das an lokale Gesetze angepasst werden kann, oder dass Technologien eingesetzt werden, um Compliance-Risiken zu erkennen und die Genauigkeit zu gewährleisten. „Es geht nicht darum, einheitliche Richtlinien zu haben“, stellte sie klar. „Es geht darum, eine gemeinsame Grundlage zu schaffen, die Unterschiede unterstützt, ohne dass Chaos entsteht.“

Sie merkte auch an, dass viele leistungsstarke Teams davon abkommen, Compliance als etwas zu betrachten, das ausschließlich in den Bereich der Rechtsabteilung oder der Gehaltsabrechnung fällt. „Es wird zu einer multidisziplinären Aufgabe, an der die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und die Führungskräfte beteiligt sind, da sie so viele Bereiche der Mitarbeitererfahrung betrifft.“

Wenn Ihre Systeme keine Erkenntnisse liefern, erfüllen sie ihren Zweck nicht.

Laut Chris ist Technologie für das Compliance-Management in einem sich schnell verändernden rechtlichen Umfeld unerlässlich. „Intelligente Teams investieren nicht nur in Tools“, erklärte sie. „Sie nutzen Systeme, die Anomalien melden, Lücken aufdecken und grundlegende Aufgaben automatisieren. Auf diese Weise müssen Sie Ihre Zeit nicht damit verbringen, Unterschriften einzuholen oder gesetzliche Lohnberechnungen doppelt zu überprüfen.“

Sie merkt außerdem an, dass HR- und Gehaltsabrechnungsteams durch das Tempo der Gesetzesänderungen leicht überfordert sein können, wenn sie nicht flexibel genug sind. „Die Menge der Aktualisierungen wächst. Hier können die richtige Technologie oder sogar KI-gestützte Tools einen Unterschied machen: Sie scannen nach Änderungen, heben relevante Punkte hervor und helfen den Teams, ohne Burnout am Ball zu bleiben.“

Sie fügte hinzu, dass globale HR-Plattformen am effektivsten sind, wenn sie lokale Compliance-Logik mit einer zentralen Übersicht kombinieren. „Sie benötigen Systeme, die die Einhaltung lokaler Vorschriften gewährleisten und Ihnen gleichzeitig Echtzeit-Transparenz über alle Regionen hinweg bieten.“

Wenn dies gut umgesetzt wird, kann sich die Personalabteilung auf Leistung, Kultur und Wachstum konzentrieren – und nicht nur auf das Arbeitsrecht. „Die besten Compliance-Systeme sind praktisch unsichtbar – sie funktionieren einfach“, fasste Chris zusammen.

Gute Compliance ist der Unterschied zwischen „Nein“ sagen und „Wie“ sagen.

Für HR-Teams, die für globales Wachstum verantwortlich sind, geht es bei Compliance nicht nur darum, Risiken zu vermeiden. Es geht darum, Möglichkeiten zu erschließen. „Das verändert die Kommunikation auf Führungsebene“, sagte Chris. „Anstatt eine Neueinstellung zu blockieren, weil Sie sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen unsicher sind, können Sie einen Plan vorlegen. Sie können sagen: ‚Das brauchen wir, um das zu realisieren.‘ Das ist eine gewaltige Veränderung.“

Sie wies auch darauf hin, dass eine konsequente Compliance zum Vertrauen der Mitarbeiter und zur Arbeitgebermarke beiträgt. „Wenn jemand in Dänemark, Italien oder Großbritannien in Ihr Unternehmen eintritt, sollte seine Erfahrung gleichermaßen solide und fair sein. Das ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch der Glaubwürdigkeit der Personalabteilung.“

Sie müssen nicht alles auf einmal tun. Aber Sie müssen anfangen.

Auf die Frage nach einer abschließenden Erkenntnis gab Chris einen realistischen Hinweis. „Streben Sie nicht nach Perfektion, sondern nach Nachhaltigkeit“, sagte sie. „Beginnen Sie mit den Bereichen, in denen das Risiko am größten ist. Vielleicht ist das die Gehaltsabrechnung, vielleicht sind es Verträge, vielleicht ist es die DSGVO. Bauen Sie Systeme auf, die Ihnen in diesen Bereichen Sicherheit geben, und bauen Sie dann darauf auf.“

Sie ermutigt Personalverantwortliche außerdem, bei Bedarf auf die Unterstützung von Experten zurückzugreifen. „Sie müssen nicht jede Regel in jedem Land kennen. Aber Sie brauchen Partner, die das tun und dieses Wissen in Lösungen umsetzen können, die für Ihr Team tatsächlich funktionieren.“

Für viele ist das bereits gängige Praxis. Chris fasst es so zusammen: „Unsere Untersuchungen zeigen, dass jedes dritte internationale Unternehmen sich an HR- und Gehaltsabrechnungsdienstleister oder offizielle Regulierungsbehörden wendet, um über die für seine Belegschaft relevanten Gesetze auf dem Laufenden zu bleiben. Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit sind oft der Unterschied zwischen sicherer Compliance und ständiger Nachholarbeit.“