Workforce Management Prozess einfach erklärt

Workforce Management ist zu einem wichtigen Treiber in vielen Unternehmen geworden. Doch aus welchen Schritten setzt sich das WFM zusammen? Wir klären auf und verraten, was die 5 Abschnitte im Workforce Management Prozess sind.

Workforce Management Prozess einfach erklärt

Der Workforce Management Prozess besteht aus insgesamt fünf Abschnitten. Diese Bereiche sind allerdings nicht starr voneinander getrennt. Viel mehr ist der Übergang fließend. Die Segmente im WFM Prozess sind:

1. Bedarfsanalyse
2. Personalbedarfsprognose
3. Kapazitäten Planung
4. Personaleinsatzplanung
5. Arbeitszeitmanagement

Nachgelagert folgen jeweils noch das Controlling sowie eine erneue Analyse und Prüfung. Somit entwickelt sich der Workforce Management Prozess aus einem starren Bild hin zu einem lebendigen Kreislauf.

Ganzheitlicher Prozess startet

Am Beginn eines jedes Prozess im WFM steht die Analyse. Ohne eine umfassende Bedarfs- und Arbeitsanalyse können im weiteren Verlauf nicht die bestmöglichen Maßnahmen getroffen werden.

Die Analyse umfasst sogenannte Bedarfstreiber, die sich auf den entsprechenden Personalbedarf auswirken. Diese Punkte sind nicht allgemeingültig, sondern sind immer branchen- und unternehmensspezifisch.

Zu den klassischen Treibern zählen Anzahl der Telefonate im Call Center, Umsatz oder Kundenfrequenz im Handel. Die Bedarfsanalyse muss final Ergebnisse liefern zu relevanten Fragen. Dazu zählt beispielsweise: Wie hoch ist der Einfluss von Sondereffekten auf den Bedarf?

Gleich gilt für die Arbeitszeitanalyse. Diese muss ebenfalls handfeste Resultate erzielen. Dazu zählt beispielsweise, wie groß die Gewichtung einzelner Bedarfstreiber je Abteilung ist.

Ziel der Analysen ist, aus den Ergebnissen der Vergangenheit einen bestmöglichen Forecast herzuleiten. Dieser wird nämlich in den weiteren Schritten benötigt.

Erst die Prognose, dann die Planung

Im nächsten Prozessabschnitt beim Workforce Management steht die Personalbedarfsprognose auf dem Programm. Auf Grundlage der anfangs durchgeführten Analysen erfolgt zuerst die Bedarfsermittlung. Das bedeutet, es wird der Personalbedarf in Stunden errechnet.

Die Stundenanzahl ist allerdings keine feste Größe, sondern ist von mehreren Faktoren abhängig. Beispiel Logistikzentrum. Während der Weihnachtszeit werden mehr Stunden benötigt als zu nicht saisonalen Höhepunkten.

Auf Basis dieser Resultate und dem erstellten Forecast können Unternehmen eine Personalprognose erstellen. Ziel ist die Ermittlung des konkreten Nettobedarfs an Arbeitsstunden für einen entsprechenden Zeitraum.

Start der Kapazitäten Planung

Der dritte Abschnitt des Prozesses im WFM beinhaltet jetzt die Personalkapazitäten. Grundlage sind zunächst die ermittelten Nettostunden. Diese reichen allerdings nicht aus. Ziel ist nämlich die Ermittlung des sogenannten Bruttobedarfs.

Dieser setzt sich auf den Nettostunden zusammen sowie zwei weiteren Faktoren: sonstige Tätigkeiten und Abwesenheiten.

In Bezug auf die Jahresplanung ist das allerdings noch nicht ausreichend. Es muss immer geprüft werden wie flexibel das Modell ist und ob saisonale Kurven ausgleichbar sind.

Endlich in die Einsatzplanung

Im vorletzten Abschnitt des Workforce Management Prozess steht die konkrete Personaleinsatzplanung (PEP). Oftmals wird die PEP mit dem kompletten Workforce Management Kreislauf gleichgesetzt. Warum das nicht korrekt ist, erfahren Sie hier: Unterschied Workforce Management und Personaleinsatzplanung.

Im PEP - Abschnitt geschieht, kurz gesagt, folgendes: Den jeweiligen Bedarfen werden konkrete Mitarbeiter*innen zugeordnet. Wie die Zuordnung funktioniert, ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Zum Beispiel über einen Schichtplan oder einen wöchentlichen Dienstplan.

Hilfreich ist auch die Nutzung von Tools und digitalen Lösungen zum Zeitmanagement.

Abschluss des Kreislaufs

Den vorläufigen Schlussakkord bildet das Arbeitszeitmanagement. Dieses umfasst zum einen die Arbeitszeit. Zum anderen beinhaltet es ebenfalls die Abwesenheiten.

Für eine korrekte Bewertung der Arbeits- und Fehlzeiten gibt es verschiedene Lösungen. Dazu zählen beispielsweise digitale Zeitkonten. Hier gibt es ebenfalls eine Vielzahl an digitalen Workforce Management Software.

Circle of WFM

Nach den 5 Schritten ist der eigentliche Workforce Management Prozess abgeschlossen. Doch zurücklehnen sollte sich Unternehmen nicht. Denn zwei wichtige Punkte folgen noch. Zum einen das Controlling.

Im Nachgang muss kontrolliert werden, ob die Prognose und Einsatzplanung effektiv, präzise und bedarfsgerecht waren. Nur dann ist eine effektive Steuerung des Personaleinsatzes nicht möglich.

Zum anderen leitet sich daraus der nächste Schritt ab. Weicht der Bedarf zu stark von der Prognose ab, muss wieder am Anfang gestartet werden. Mit einer Bedarfsanalyse. Und der Workforce Management Kreislauf beginnt von vorne.