Hände auf Tastatur

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können Personalabteilungen jetzt aktiv Dokumente managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer digitalen Personalakte.

Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist. Die Software bringt Mitarbeiter- und Firmendokumente aus unterschiedlichen Quellen zusammen. Dazu zählen gescannte Papierdokumente, die vorher in Aktenschränken aufbewahrt wurden, und digitale Dokumente, die in verschiedenen HR-Systemen gespeichert wurden.

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Schluss mit Suchen

Mit digitalen Personalakte wird es einfach, Akten und Dokumente zu finden.

Ab sofort ist Schluss mit dem Suchen in Ordnern mit Papierdokumenten oder in verschiedenen Systemen. Dokumente, die im Dokumentenmanagement oder in einem HR-Informationssystem (HRIS) erstellt wurden, können automatisch in den elektronischen Personalakten abgelegt werden. So haben Sie immer einen kompletten Überblick und sparen wertvolle Zeit. Mit den erweiterten Suchfunktionen ist es einfach, Dokumente, die Sie dringend benötigen, zu finden und erforderliche Tätigkeiten, wie eine sichere Verteilung an Dritte, die Einhaltung rechtlicher Sperrfristen oder das Löschen der digitalen Personalakte, vorzunehmen.

  • Speichern Sie alle digitalen Personalakten an einem sicheren Ort. Importieren Sie automatisch wichtige Dokumente aus anderen HR-Informationssystemen.
  • Speichern Sie Dokumente automatisch aus anderen HRIS in der passenden digitalen Personalakte. Das spart Ihnen Zeit und erübrigt manuelle Tätigkeiten.
  • Finden Sie schnell die benötigten Unterlagen. Nutzen Sie die erweiterten Suchfunktionen und definieren Sie verschiedene Kriterien wie Dokumenttyp, Personalnummer, Datum oder andere Metadaten.
  • Erzeugen und verteilen Sie Ihre Dokumente zukünftig digital. Nutzen Sie die Vorteile eines einfachen Zugriffs. Schluss mit Download, Druck und Papier.
  • Leiten Sie Dokumente an die richtigen Personen zur Prüfung, Signatur oder Bestätigung weiter.
  • Überführen Sie Papier- und elektronische Dokumente auf einfache Art und Weise und fügen Sie neue Papierdokumente über Upload, Scan, Fax oder E-Mail hinzu.

Compliance aktiv gestalten

Personalakten erhalten streng vertrauliche Informationen. Somit wird die Zugriffskontrolle zum kritischen Punkt.

Außerdem sind die gesetzlichen und regulativen Vorgaben für die Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten umfangreich und variieren von Land zu Land. Die digitale Personalakte unterstützt Sie dabei, die Compliance zu managen, Aufbewahrungsfristen zu wahren und ein einfaches Meldewesen für fehlende oder abgelaufene Dokumente aufzusetzen. Streng vertrauliche Informationen werden durch einen sicheren, rollenbasierten Zugriff geschützt. Somit sind Sie der Compliance immer ein Stück voraus.

  • Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und HR-Teams Ihres Unternehmens nur die Dokumente sehen, die sie basierend auf Dokumenttyp und Nutzerrolle auch sehen dürfen.
  • Finden Sie fehlende Dokumente oder Dokumente, die ihre Gültigkeit verlieren, schnell, sodass Sie vor einem Audit die entsprechenden Dokumente anfordern können.
  • Für jedes Dokument wird ein vollständiger Audit Trail erstellt, der alle wichtigen Aktionen (zum Beispiel Teilen, Herunterladen und Löschen eines Dokumentes) protokolliert.
  • Verteilen Sie sicher Dokumente an Dritte, wie zum Beispiel an Ihre Rechtsabteilung, den Compliance Officer oder andere Prüfer.
  • Definieren Sie für jeden Dokumenttyp Aufbewahrungsfristen. Managen Sie die globale Compliance mit gesetzlichen und regulativen Vorgaben.
  • Verwalten Sie aktiv - ohne Einbindung von IT-Ressourcen den Lebenszyklus aller Dokumente in den digitalen Personalakten  (von der Erstellung bis zum Löschen).
  • Personaldokumente leicht erstellen

Die Dokumentenmanagement-Lösung setzt sich zusammen aus Employee File Management, HR Case Management und Prozessautomatisierung. Sie macht es Personalabteilungen leichter, Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort zu unterstützen. Die Plattform sendet automatisch jedes erzeugte Dokument als Teil eines HR-Prozesses oder einer Mitarbeiteranfrage mit einem konkreten Hinweis an die richtige Personalakte.

  • Erstellen Sie einfache oder auch komplexe Dokumente,  die eine komplizierte Logik in der Vorlage erfordern.
  • Senden Sie Dokumente zur elektronischen Signatur und speichern Sie fertiggestellte Dokumente in der elektronischen Personalakte.
  • Senden Sie Mitarbeiterdokumente wie Gehaltsabrechnungen oder wichtige Benachrichtigungen an das elektronische Schließfach des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter kann in seinem Schließfach bis zu 10GB Datenvolumen speichern.

Erhalten Sie einen genaueren Einblick in die Leistungskennzahlen, sei es die Zeit bis zum Vertragsabschluss, die Anzahl der Dokumente, die in einer bestimmten Zeit ihre Gültigkeit verlieren oder die Gesamtzahl der Dokumente, die je Nutzer gespeichert werden sowie Dokumenttyp, Niederlassung usw.

Leonardo Hotels

FEELING GOOD – unter diesem Motto ist Leonardo Hotels, europäisches Tochterunternehmen der Fattal Hotels, seit 2007 auf dem deutschen Hotelmarkt vertreten und betreibt mittlerweile mehr als 130 Häuser in der 3* bis 4* Plus Kategorie in Europa, sowie auf Hotels mit vergleichbarem Standard. Leonardo Hotels ist seit 2008 Kunde von SD Worx.
Es gehörte schon immer zur Unternehmensphilosophie, dass der Personalbereich seinen Teil zu strategisch wichtigen Themen beiträgt“, erklärt Anke Maas, HR Director Europe bei Leonardo Hotels. „Kompetenzen sollten also nicht an der falschen Stelle gebunden werden. Zudem ist es generell schwierig, Fachkräfte zu finden, die über ein entsprechendes Generalwissen in den Bereichen Entgeltabrechnung, Arbeitsrecht, Personalentwicklung und Recruiting verfügen. Für uns war es deshalb die effizienteste Lösung, sich bei der Gehaltsabrechnung auf einen externen Profi zu verlassen und bei anderen Personalthemen mit internem Know-how zu arbeiten. Anke Maas HR Director Europe Leonardo Hotels
Press
Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft

Volle Aktenschränke trotz elektronischer Personaldaten

12 Juni 2019

Eine Studie von techconsult im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der HR. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.

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