Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist. Die Software bringt Mitarbeiter- und Firmendokumente aus unterschiedlichen Quellen zusammen. Dazu zählen gescannte Papierdokumente, die vorher in Aktenschränken aufbewahrt wurden, und digitale Dokumente, die in verschiedenen HR-Systemen gespeichert wurden.
Ab sofort ist Schluss mit dem Suchen in Ordnern mit Papierdokumenten oder in verschiedenen Systemen. Dokumente, die im Dokumentenmanagement oder in einem HR-Informationssystem (HRIS) erstellt wurden, können automatisch in den elektronischen Personalakten abgelegt werden. So haben Sie immer einen kompletten Überblick und sparen wertvolle Zeit. Mit den erweiterten Suchfunktionen ist es einfach, Dokumente, die Sie dringend benötigen, zu finden und erforderliche Tätigkeiten, wie eine sichere Verteilung an Dritte, die Einhaltung rechtlicher Sperrfristen oder das Löschen der digitalen Personalakte, vorzunehmen.
Außerdem sind die gesetzlichen und regulativen Vorgaben für die Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten umfangreich und variieren von Land zu Land. Die digitale Personalakte unterstützt Sie dabei, die Compliance zu managen, Aufbewahrungsfristen zu wahren und ein einfaches Meldewesen für fehlende oder abgelaufene Dokumente aufzusetzen. Streng vertrauliche Informationen werden durch einen sicheren, rollenbasierten Zugriff geschützt. Somit sind Sie der Compliance immer ein Stück voraus.
Die Dokumentenmanagement-Lösung setzt sich zusammen aus Employee File Management, HR Case Management und Prozessautomatisierung. Sie macht es Personalabteilungen leichter, Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort zu unterstützen. Die Plattform sendet automatisch jedes erzeugte Dokument als Teil eines HR-Prozesses oder einer Mitarbeiteranfrage mit einem konkreten Hinweis an die richtige Personalakte.
Erhalten Sie einen genaueren Einblick in die Leistungskennzahlen, sei es die Zeit bis zum Vertragsabschluss, die Anzahl der Dokumente, die in einer bestimmten Zeit ihre Gültigkeit verlieren oder die Gesamtzahl der Dokumente, die je Nutzer gespeichert werden sowie Dokumenttyp, Niederlassung usw.
Eine Studie von techconsult im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der HR. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.
