Hände auf Tastatur

Mitarbeiterportal und Case Management

Das Mitarbeiterportal- und Case Management verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen ihre Mitarbeiter unterstützen.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, über ein anwenderfreundliches und personalisiertes Portal Antworten auf ihre HR-bezogenen Fragen zu finden. Für besondere Anfragen stellt das Dokumentenmanagement Tools zur Verfügung, die Mitarbeitern eine einfache Kommunikation mit der Personalabteilung ermöglichen. Wenn die Personalabteilung Anfragen dieser Art erhält, gibt die Software ihr die Möglichkeit, schnell und effizient darauf zu antworten. Das Ergebnis ist, dass die HR mit weniger Ressourcen mehr leisten kann und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.

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Effizienz steigern

  • Mitarbeiteranfragen automatisch an den zuständigen HR-Mitarbeiter weiterleiten, basierend auf Mitarbeiterrolle und Art der Anfrage
  • Auf Mitarbeiterfragen schnell antworten. Auch automatische Antworten können generiert werden. Zuweisung von Anfragen, deren Status und Priorität kann geändert werden
  • Kommunikation mit anderen HR-Managern möglich
  • Umsetzung von Workflows ohne Unterstützung der IT und Automatisierung der Eskalation von Anfragen und Benachrichtigungen
  • Beiträge für die Wissensdatenbank erstellen. MItarbeiter können selbst nach Antworten auf Ihre HR-bezogenen Frage suchen. Somit reduziert sich die Anzahl der Anfragen an die Personalabteilung
  • Erstellen Sie auf einfache Art und Weise Formulare für Anfragen von Mitarbeitern und Managern

Mitarbeiter befähigen, Zufriedenheit erhöhen

  • Den Mitarbeitern Zugang zu Personalinformationen gewähren, auf das von den unterschiedlichsten Geräten aus zugegriffen werden kann
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine personalisierte Wissensdatenbank mit Suchfunktion zur Verfügung
  • Mitarbeiter können einfach Anfragen über ein auszufüllendes Formulare einreichen
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail über den Status einer Anfrage. Der Anfragestatus kann zusätzlich im Mitarbeiterportal eingesehen werden
  • Ermöglichen Sie allen Mitarbeitern über die ChatFunktion mit einem HR-Mitarbeiter innerhalb der Anfragebearbeitung zu kommunizieren.

Vertrauliches Case Management sicherstellen

  • Zugriffsrechte und Sichtbarkeit von Fällen auf Basis der Benutzerrolle und den Benutzereigenschaften beschränken
  • Sicheres Verwalten von Mitarbeiterdaten und sensitive Informationen
  • Änderungen von Mitarbeiteranfragen wie Positionsänderungen und zusätzliche Anmerkungen verfolgen

Mit anderen Systemen vernetzen

  • Daten mit dem HRIS und weiteren HR-Systemen austauschen
  • Zugriff auf Personalakten erhalten, die für eine Anfrage relevant sind
  • Automatische Archivierung aller Anfragen in der HR Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc
  • Zugriff auf PeopleDoc über externe Portale unter Verwendung einer einmaligen Anmeldung (SSO)
  • PeopleDoc mit anderen Kanälen verbinden für das Personalmanagement, wie z.B. Telefonsysteme

SLAs definieren und überwachen zur Optimierung des Personalmanagements

  • Spezifische SLAs setzen je nach Kategorie oder Art der Anfrage
  • Anfragen auf einem Dashboard ansetzen, unterteilt nach Kategorie, Abteilung, Mitarbeiter und Standort
  • KPIs (Leistungskennzahlen) überwachen und die durchschnittliche Antwortzeit, die Anzahl der eingehenden Anfragen, die Zufriedenheitsrate usw. im Blick behalten.
  • Überfällige Aufgaben und Anfragen schnell erkennen
  • Leistung eines Teams oder einer Person überwachen
  • Zugriff auf häufig gestellte Fragen gewähren und definieren, wie die Wissensdatenbank verbessert werden kann
  • Prozessengpässe erkennen und fest legen, wie die Effizienz gesteigert werden kann

Referenz Leonardo Hotels

FEELING GOOD – unter diesem Motto ist Leonardo Hotels, europäisches Tochterunternehmen der Fattal Hotels, seit 2007 auf dem deutschen Hotelmarkt vertreten und betreibt mittlerweile mehr als 130 Häuser in der 3* bis 4* Plus Kategorie in Europa, sowie auf Hotels mit vergleichbarem Standard. Leonardo Hotels ist seit 2008 Kunde von SD Worx.
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Es gehörte schon immer zur Unternehmensphilosophie, dass der Personalbereich seinen Teil zu strategisch wichtigen Themen beiträgt“, erklärt Anke Maas, HR Director Europe bei Leonardo Hotels. „Kompetenzen sollten also nicht an der falschen Stelle gebunden werden. Zudem ist es generell schwierig, Fachkräfte zu finden, die über ein entsprechendes Generalwissen in den Bereichen Entgeltabrechnung, Arbeitsrecht, Personalentwicklung und Recruiting verfügen. Für uns war es deshalb die effizienteste Lösung, sich bei der Gehaltsabrechnung auf einen externen Profi zu verlassen und bei anderen Personalthemen mit internem Know-how zu arbeiten. Anke Maas HR Director Europe Leonardo Hotels
Press
Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft

Volle Aktenschränke trotz elektronischer Personaldaten

12 Juni 2019

Eine Studie von techconsult im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der HR. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.

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