Mitarbeiterportal und Case Management

Das Mitarbeiterportal- und Case Management verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen ihre Mitarbeiter unterstützen.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, über ein anwenderfreundliches und personalisiertes Portal Antworten auf ihre HR-bezogenen Fragen zu finden. Für besondere Anfragen stellt das Dokumentenmanagement Tools zur Verfügung, die Mitarbeitern eine einfache Kommunikation mit der Personalabteilung ermöglichen. Wenn die Personalabteilung Anfragen dieser Art erhält, gibt die Software ihr die Möglichkeit, schnell und effizient darauf zu antworten. Das Ergebnis ist, dass die HR mit weniger Ressourcen mehr leisten kann und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.

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Effizienz steigern

Mitarbeiteranfragen automatisch an den zuständigen HR-Mitarbeiter weiterleiten, basierend auf Mitarbeiterrolle und Art der Anfrage
Auf Mitarbeiterfragen schnell antworten. Auch automatische Antworten können generiert werden. Zuweisung von Anfragen, deren Status und Priorität kann geändert werden
Kommunikation mit anderen HR-Managern möglich
Umsetzung von Workflows ohne Unterstützung der IT und Automatisierung der Eskalation von Anfragen und Benachrichtigungen
Beiträge für die Wissensdatenbank erstellen. MItarbeiter können selbst nach Antworten auf Ihre HR-bezogenen Frage suchen. Somit reduziert sich die Anzahl der Anfragen an die Personalabteilung
Erstellen Sie auf einfache Art und Weise Formulare für Anfragen von Mitarbeitern und Managern

Mitarbeiter befähigen, Zufriedenheit erhöhen

Den Mitarbeitern Zugang zu Personalinformationen gewähren, auf das von den unterschiedlichsten Geräten aus zugegriffen werden kann
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine personalisierte Wissensdatenbank mit Suchfunktion zur Verfügung
Mitarbeiter können einfach Anfragen über ein auszufüllendes Formulare einreichen
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail über den Status einer Anfrage. Der Anfragestatus kann zusätzlich im Mitarbeiterportal eingesehen werden
Ermöglichen Sie allen Mitarbeitern über die ChatFunktion mit einem HR-Mitarbeiter innerhalb der Anfragebearbeitung zu kommunizieren.

Vertrauliches Case Management sicherstellen

Zugriffsrechte und Sichtbarkeit von Fällen auf Basis der Benutzerrolle und den Benutzereigenschaften beschränken
Sicheres Verwalten von Mitarbeiterdaten und sensitive Informationen
Änderungen von Mitarbeiteranfragen wie Positionsänderungen und zusätzliche Anmerkungen verfolgen

Mit anderen Systemen vernetzen

Daten mit dem HRIS und weiteren HR-Systemen austauschen
Zugriff auf Personalakten erhalten, die für eine Anfrage relevant sind
Automatische Archivierung aller Anfragen in der HR Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc
Zugriff auf PeopleDoc über externe Portale unter Verwendung einer einmaligen Anmeldung (SSO)
PeopleDoc mit anderen Kanälen verbinden für das Personalmanagement, wie z.B. Telefonsysteme

SLAs definieren und überwachen zur Optimierung des Personalmanagements

Spezifische SLAs setzen je nach Kategorie oder Art der Anfrage
Anfragen auf einem Dashboard ansetzen, unterteilt nach Kategorie, Abteilung, Mitarbeiter und Standort
KPIs (Leistungskennzahlen) überwachen und die durchschnittliche Antwortzeit, die Anzahl der eingehenden Anfragen, die Zufriedenheitsrate usw. im Blick behalten.
Überfällige Aufgaben und Anfragen schnell erkennen
Leistung eines Teams oder einer Person überwachen
Zugriff auf häufig gestellte Fragen gewähren und definieren, wie die Wissensdatenbank verbessert werden kann
Prozessengpässe erkennen und fest legen, wie die Effizienz gesteigert werden kann

Kundenstimme Leonardo Hotels

FEELING GOOD – unter diesem Motto ist Leonardo Hotels, europäisches Tochterunternehmen der Fattal Hotels, seit 2007 auf dem deutschen Hotelmarkt vertreten und betreibt mittlerweile mehr als 130 Häuser in der 3* bis 4* Plus Kategorie in Europa, sowie auf Hotels mit vergleichbarem Standard. Leonardo Hotels ist seit 2008 Kunde von SD Worx.

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Es gehörte schon immer zur Unternehmensphilosophie, dass der Personalbereich seinen Teil zu strategisch wichtigen Themen beiträgt“, erklärt Anke Maas, HR Director Europe bei Leonardo Hotels. „Kompetenzen sollten also nicht an der falschen Stelle gebunden werden. Zudem ist es generell schwierig, Fachkräfte zu finden, die über ein entsprechendes Generalwissen in den Bereichen Entgeltabrechnung, Arbeitsrecht, Personalentwicklung und Recruiting verfügen. Für uns war es deshalb die effizienteste Lösung, sich bei der Gehaltsabrechnung auf einen externen Profi zu verlassen und bei anderen Personalthemen mit internem Know-how zu arbeiten. Anke Maas HR Director Europe Leonardo Hotels