Einfache Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie

Spätestens seit im Sommer 2013 der Amerikaner Edward Snowden mit seinen Enthüllungen an die Öffentlichkeit trat, sind Whistleblower*innen verstärkt in den Fokus der Gesellschaft geraten. Auch die EU-Kommission erkannte die Wichtigkeit von Hinweisgebenden bereits 2019 mit einer eigenen Richtlinie an. Bis zum 17. Dezember 2021 hatte Deutschland Zeit, diese in nationales Recht umzuwandeln. Mit dem Verstreichen der Frist kann die EU-Richtlinie nun auch in Deutschland Anwendung finden. Wie die Umsetzung für Unternehmen einfach und kosteneffizient gelingt, weiß HR- und Payroll-Spezialist SD Worx.

• Die Whistleblowing-Richtlinie der EU gilt nun auch in Deutschland
• Hinweisgebende sollen besser vor Repressalien geschützt werden
• Organisationen sind in der Pflicht, geeignete Meldekanäle zu etablieren

Die Richtlinie zum Schutz von Whistleblower*innen richtet sich an öffentliche Einrichtungen, Gemeinden mit mindestens 10.000 Einwohner*innen und Behörden. Zudem werden auch Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden in die Pflicht genommen, ein sicheres Meldeverfahren einzurichten. Kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden haben noch bis 2023 Zeit, die Richtlinie umzusetzen. Organisationen müssen nun ein Meldeverfahren zur Verfügung stellen, das es Hinweisgeber*innen ermöglicht, Verstöße anonym, sicher und vertraulich zu melden. Dazu sind drei unterschiedliche Verfahren denkbar: interne Meldungen innerhalb des Unternehmens, externe Meldungen an zuständige Behörden oder externe Meldungen an die Öffentlichkeit. Die Meldung muss schriftlich oder mündlich möglich sein und mit einer Eingangsbestätigung quittiert werden. Spätestens drei Monate nach Absenden der Informationen muss eine Antwort auf die Meldung erfolgen.

Die EU gesteht Hinweisgebenden eine bedeutende Rolle beim Aufdecken von Verstößen zu, die das öffentliche Gemeinwohl schädigen können. Dabei steht vor allem das Aufdecken von Steuerbetrug, Geldwäsche, Umweltschutzvergehen oder Datenschutzverstößen im Vordergrund. Das Ziel der EU-Richtlinie ist es, Hinweisgebende bestmöglich vor Repressalien zu schützen und ein sicheres Meldeverfahren in allen Organisationen zu ermöglichen. Konkret werden durch die Richtlinie deswegen alle Personen geschützt, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit mit der Organisation in Kontakt stehen. Dazu zählen nicht nur die direkten Angestellten, sondern auch Dienstleistungsunternehmen, Vertriebsunternehmen, Lieferanten oder andere Geschäftspartner. Wer allerdings wissentlich falsche Informationen angibt, wird von der Richtlinie nicht geschützt.

Bei der Umsetzung eines geeigneten Hinweisgebersystems stoßen Unternehmen auf zahlreiche Herausforderungen. Obwohl die Richtlinie keinen konkreten Meldekanal vorgibt, erweisen sich viele Möglichkeiten in der Praxis als unzulässig oder nicht durchsetzbar. Dazu gehören beispielsweise eine kostenlose Telefonhotline, eine interne E-Mailadresse oder das Einrichten einer Voicebox. Schwierigkeiten können sich bei diesen Optionen vor allem in Bezug auf die Anonymität, ständige Erreichbarkeit oder Eingangsbestätigung der Meldung ergeben. Zudem kann bei internen Telefonnummern und E-Mailadressen nicht ausgeschlossen werden, dass die IT auf die Informationen zugreifen kann. Außerdem kann das Sichten und Kategorisieren der eingegangenen Meldungen einen großen personellen Aufwand für Unternehmen bedeuten. Insbesondere, wenn Mitarbeitende auch Informationen über diese Kanäle melden, die weniger relevant und dringlich sind. Damit Unternehmen die Anforderungen der Richtlinie bewältigen können und keine eigenen Abteilungen zur Bearbeitung der eingegangenen Informationen nötig werden, empfehlen sich IT-gestützte Hinweisgeberlösungen.

Unternehmen, die auf Whistleblower-Plattformen setzen, profitieren nicht nur von sicheren und verschlüsselten Kommunikationswegen, sondern haben auch den Vorteil, dass die Lösungen schnell und unkompliziert im Unternehmen etabliert werden können. Ein wesentlicher Vorteil von IT-gestützten Meldekanälen, wie auch SD Worx sie im Portfolio hat, ist außerdem, dass sie immer zu 100 Prozent konform mit den momentan geltenden Gesetzen und Datenschutzrichtlinien sind. Sobald Deutschland beispielsweise ein nationales Hinweisgeberschutzgesetz erlässt, wird die Plattform automatisch den geltenden Vorschriften angepasst. Mithilfe integrierter Statistiktools können die abgestellten Vertrauenspersonen des Unternehmens relevante Einblicke in den Bearbeitungsprozess nehmen, etwa um die Anzahl der eingegangenen Meldungen oder die Qualifikation beziehungsweise den Status der Beschwerde zu sichten. Auch für die Hinweisgeber*innen vereinfacht die Plattform den Prozess: Sie können mit nur wenigen Klicks ihre Informationen einreichen. Langfristig kann ein wirksames und effizientes internes Hinweisgebersystem so auch für die HR-Abteilungen zu einem wichtigen Schlüssel werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter*innen in das Unternehmen zu stärken und eine transparente und vertrauensvolle Arbeitsumgebung zu schaffen.