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Workation optimal vorbereiten - Fünf Tipps zu den rechtlichen Grundlagen

Workation optimal vorbereiten
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  • Workation ist mehr als Home Office im Urlaubsparadies und will gut geplant sein
  • Viele Unternehmen und Beschäftigte wissen nicht, wie sie sich optimal auf eine Workation vorbereiten können
  • Arbeits- und steuerrechtliche Fragestellungen im Vorfeld zu klären, erleichtert es, den Workation-Traum in die Realität umzusetzen

    Direkt vom Laptop zum Strand oder nach dem Online-Meeting in die Taverne – Workation ist zum Trend geworden. Arbeiten, wo andere Urlaub machen, ist laut YouGov der Wunsch von 13 Prozent aller deutschen Arbeitnehmer*innen, nachdem sich Remote Work vielerorts als Alternative zu klassischen ortsgebundenen Arbeitskonzepten bewährt hat. Allerdings sind sich viele Arbeitnehmer- und -geber*innen nicht über die Rahmenbedingungen im Klaren, weshalb die Umsetzung der Workation oftmals scheitert. SD Worx, europäischer Marktführer für HR und Payroll, zeigt auf, was zu beachten ist und wo Fallstricke lauern.

    Workation steht für die Verbindung von Arbeit und Urlaub, englisch: Work und Vacation. Dahinter steht die Idee eines Urlaubs vom Arbeitsplatz, nicht jedoch von der Arbeit selbst. Ob als einzelne*r Arbeitnehmer*in oder als organisiertes Team – die Idee, nach Feierabend den Urlaubsort genießen zu können, erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Doch oft stoßen Mitarbeiter*innen und Personalverantwortliche bereits bei der Vorbereitung auf Herausforderungen: Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten überhaupt? Was müssen Arbeitnehmende beachten? Schnell scheint das Thema zu kompliziert und das Vorhaben Workation wird wieder aufgegeben. Die folgenden fünf Tipps geben eine Übersicht über die wichtigsten Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt, sodass der Traum von der Workation Realität werden kann.

    1. Einreisebestimmungen

    In vielen Ländern macht es einen bedeutenden Unterschied, ob jemand als Tourist*in oder Arbeitskraft einreist. Hier gilt es zunächst, sich zu informieren, wie die Detailregelungen vor Ort aussehen. Denn Arbeitnehmer*innen ohne Arbeitserlaubnis können sich unter Umständen zivil- und strafrechtlich haftbar machen – mit unangenehmen Konsequenzen für Mitarbeitende und Unternehmen.

    2. Arbeitsrecht

    Auch beim Arbeitsrecht gelten je nach Land unterschiedliche spezifische Regeln und Vorschriften. Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in dem Land, das für eine Workation ausgewählt wird, zählen beispielsweise Gehaltsanforderungen, Sicherheitsfragen, Zulagen, Arbeitszeit und Entsendevorschriften. Dabei gilt: Alle Vorgaben sind unbedingt zu beachten, um Ärger für alle Beteiligten zu vermeiden.

    3. Sozialversicherung

    Einen wichtigen arbeitsrechtlichen Komplex bildet die Frage, ob freiwillige Aufenthalte im Ausland besondere Sozialversicherungspflichten nach sich ziehen. Eng damit verknüpft ist die Abwägung, ob und welche Folgen das für den Zugang zu medizinischer Versorgung und anderen Leistungen hat – elementare Faktoren für die konkrete Gestaltung von Arbeits- und Lebensverhältnissen.

    4. Lohn- und Einkommensteuer

    Wer durch seine Arbeit Einkommen erzielt, ist in aller Regel dazu verpflichtet, einen Teil davon dem Staat in Form von Steuern zur Verfügung zu stellen. Bei Workation sollte daher von Anfang an beachtet werden, ob Arbeitnehmer*innen Einkommensteuerverpflichtungen auslösen, wenn sie in ihrem Wunschland arbeiten. Unter Umständen können sogar Arbeitgeber*innen zu Lohnsteuerzahlungen verpflichtet werden. Auch diese Vorgaben sollten daher unbedingt vor der Workation geklärt werden.

    5. Arbeitszeitmanagement

    Flexibilität gilt in der modernen Arbeitswelt als A und O. Doch im Kontext Workation ist besondere Aufmerksamkeit geboten. Denn auch wenn sich die Arbeitnehmer*innen im Ausland befinden, sind sie trotzdem an die Bedingungen ihres Arbeitsvertrages gebunden. Das gilt unter anderem für die vereinbarte Arbeitszeit, bei deren Erfassung Probleme auftreten können. Während beispielsweise eine manuelle Zeiterfassung der Arbeitsstunden im Büro im schlimmsten Falle lästig ist, ist sie bei einer Workation in diesem Format für die Mitarbeitenden kaum umzusetzen. Digitale Lösungen bieten dagegen eine einfache Möglichkeit, die benötigten Daten auch von unterwegs aus lückenlos an die Personalabteilung weiterzuleiten.