Die Zukunft der Lohnabrechnung: Digital, sicher, effizient

Die Lohnabrechnung macht viel Arbeit – sie muss vollständig und fehlerfrei sein. Genau deshalb bietet sie großes Potenzial für Modernisierung und Vereinfachung. Aus diesem Grund investieren viele europäische Unternehmen zunehmend in die Modernisierung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung: in die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und deren Umsetzung (47 Prozent), in die Sicherheit sensibler Payroll-Daten (46 Prozent) und nicht zuletzt in nachhaltige Prozesse in der Lohnabrechnung (38 Prozent). 

Für 14 Prozent der Arbeitgeber stellt die Lohnabrechnung eine zentrale Herausforderung dar – auch in Deutschland. Die aktuelle internationale Studie „HR & Payroll Pulse“ (ehemals Navigator Series) von SD Worx, einem führenden Anbieter von HR- und Payroll-Lösungen, befragte hierzu 5.625 HR-Verantwortliche und 16.000 Beschäftigte aus 16 europäischen Ländern. Für 17 Prozent der europäischen und deutschen Unternehmen, steht die Einhaltung der Arbeitsgesetze im Mittelpunkt. Polen liegt mit 29 Prozent an der Spitze, gefolgt von Kroatien und Serbien (jeweils 23 Prozent).

Der Bereich, in den die meisten europäischen Unternehmen (47 Prozent) deutlich mehr in die Optimierung der Lohnabrechnung investieren als im Jahr davor, ist die rechtskonforme Umsetzung arbeitsrechtlicher Vorgaben. Das sind 9 Prozent mehr als im Jahr 2024. 

Für zwei Drittel der europäischen Arbeitgeber sind die EU-Vorgaben im HR-Bereich ein zentrales Thema. In die Sicherheit der Payroll-Daten wird fast 10 Prozent mehr investiert als im Vorjahr. Nachhaltigkeit, beispielsweise durch papierlose Prozesse, folgt mit 38 Prozent. Gerade in Deutschland hat die Datensicherheit einen besonders großen Stellenwert: 54 Prozent der Unternehmen setzen hier ihren Investitionsschwerpunkt – deutlich über dem europäischen Durchschnitt. 

Mehr als ein Drittel der europäischen Unternehmen setzt in Zukunft auch auf Self-Service-Systeme, etwa zur Einsicht von Gehaltsabrechnungen oder zur Urlaubsplanung. Mit diesen Tools erledigen fast die Hälfte der Mitarbeitenden viele administrative HR-Aufgaben eigenständig und kostensparend.

Auffällig ist, dass die Integration von (generativer) KI in die Lohnabrechnung weiterhin das Schlusslicht der Investitionsliste darstellt: Nur 12 Prozent der europäischen Unternehmen investieren in diesen Bereich – das sind aber immerhin 8 Prozent mehr als letztes Jahr, in Deutschland liegt dieser Anteil bei nur 6 Prozent. 

Helpdesks oder Chatbots zur Unterstützung bei Gehaltsfragen – mit oder ohne KI – werden von 17 Prozent der Unternehmen gefördert, in diesem speziellen Bereich liegt Deutschland mit 21 Prozent sogar über dem EU-Schnitt. Allerdings kennen nur relativ wenige Mitarbeitende in Europa – etwa ein Fünftel – diese Funktionen.

Der Trend zum Outsourcing der Lohnabrechnung ist ungebrochen: Laut der aktuellen Studie von SD Worx lagern aktuell 36 Prozent der Unternehmen in Europa ihre Payroll ganz oder teilweise aus. Bis 2028 wollen die befragten Unternehmen diesen Wert auf 41 Prozent steigern. 

Gleichzeitig verlieren klassische Software as a Service-Lösungen und Inhouse-Systeme mit eigenem Personal an Beliebtheit. Laut der Studie soll der Anteil der Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung vollständig intern abwickeln, von derzeit 26 Prozent auf 21 Prozent sinken. 

Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung vollständig oder teilweise auslagern oder interne Software mit externer Expertise kombinieren, machen die Erfahrung, dass sie dadurch erhebliche Kosten einsparen. Bei Unternehmen, die auf reine SaaS-Modelle oder komplett interne Lösungen setzen, liegen die Einsparungsraten mit 29 bzw. 37 Prozent deutlich niedriger. 

Laut der „HR & Payroll Pulse“ Studie bearbeiten in Deutschland aktuell noch 23 Prozent der Unternehmen ihre Payroll vollständig intern – bis 2028 soll dieser Anteil auf 18 Prozent sinken.

SD Worx, ein führender Anbieter für HR-Services in Europa, unterstützt Unternehmen aller Größen in Fragen rund um Personal und Gehalt. Um Trends frühzeitig zu erkennen, führt das Unternehmen regelmäßig Studien durch. Die aktuelle Umfrage „HR & Payroll Pulse“ entstand im Februar 2025 in 16 Ländern: Belgien, Deutschland, Frankreich, Finnland, Irland, Italien, Kroatien, Niederlande, Norwegen, Polen, Rumänien, Schweden, Serbien, Slowenien, Spanien und dem Vereinigten Königreich. Insgesamt nahmen 5.625 Arbeitgeber:innen und 16.000 Mitarbeitende teil.