Schriftgutverwaltung im öffentlichen Dienst
In diesem Blogbeitrag beleuchten wir den Begriff „Schriftgutverwaltung“ genauer – von den traditionellen Methoden der Aktenführung über die Einführung digitaler Systeme bis hin zu den damit verbundenen Vorteilen und Herausforderungen. Wir zeigen auf, wie eine moderne Schriftgutverwaltung die Effizienz steigert, die Transparenz fördert und die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung schafft.
Was ist Schriftgutverwaltung eigentlich?
Schriftgutverwaltung bezeichnet das systematische Management des gesamten Schriftguts einer Behörde, einer Verwaltung oder auch eines Unternehmens.
Mit dem Schriftgut sind wiederum alle Dokumente gemeint, die aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen verwahrt werden müssen. Das Medium des Dokuments ist dabei irrelevant. Foto- und Tonaufnahmen sind also ebenso Dokumente wie Emails, Papiere oder Rechnungen.
Beispiele für Schriftgut in einer Verwaltung sind:
- Personalakten
- Rechnungen
- E-Mails
- Verträge
- Protokolle
- Datenbankeintrage
Auch Notizen, die zu einem Thema oder Projekt gemacht werden, können als Dokumente gelten!
Das ist kein Teil der Schriftgutverwaltung
Das Management des anfallenden Schriftguts erfolgt bei der Schriftgutverwaltung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Es beginnt somit bei der Erstellung oder dem Erhalt eines Dokuments, läuft über alle Bearbeitungsphasen hinaus und endet mit der Archivierung bzw. Vernichtung.
Andere Bezeichnungen für Schriftgutverwaltung sind Aktenführung und Aktenhaltung. Aus dem englischen sind „Record Keeping“ und „Records Management“ ebenfalls bekannte Bezeichnungen. Wichtig abzugrenzen ist allerdings die dauerhafte Aktenarchivierung, englisch „Records Preservation“. Diese ist nicht Teil der Schriftgutverwaltung, ist aber eng damit verbunden.
Schriftgutverwaltung in Behörden – der Aktenplan
Schriftgutverwaltung ist besonders im öffentlichen Dienst von größter Bedeutung. In der Verwaltung wird täglich mit wichtigen Dokumenten gearbeitet. Oft enthalten sie Informationen über große Projekte oder sensible Daten zu einzelnen Personen oder Personengruppen. Diese Dokumente müssen sorgfältig sortiert, gesichert und aufbewahrt werden – das fällt unter eine effektive Schriftgutverwaltung.
Darüber hinaus hat die Verwaltung den Anspruch, alle Entscheidungsprozesse in Schriftform zu dokumentieren. Grund dafür ist § 20 Abs. 3 des Grundgesetzes. Um nachzuweisen, dass sich bei jedem Entscheidungsprozess an entsprechende Gesetze und Richtlinien gehalten wurde, ist eine konsequente Dokumentation in Schriftform notwendig.
Diese Zugänglichkeit und Dokumentation erfordern eine strukturierte Schriftgutverwaltung. Was genau ist darunter zu verstehen?
Eine strukturierte Schriftgutverwaltung oder Schriftgutverwaltung nach Aktenplan bildet das Gerüst für den gesamten Umgang mit Dokumenten innerhalb einer Behörde oder eines Unternehmens. Dokumente, Dateien und Akten werden logisch nachvollziehbar in den Aktenplan einsortiert. So entsteht Ordnung in dem oft unübersichtlichen Dschungel an Dokumenten, Papieren und Aktenordnern.
So geht eine strukturierte Schriftgutverwaltung
Bei der strukturierten Schriftgutverwaltung werden zunächst alle Dokumente gesammelt, die zum Nachvollzug eines Prozesses wichtig sind. Diese Dokumente werden zu sogenannten Vorgängen zusammengefasst.
Thematisch zusammengehörige Vorgänge werden dann in einer Akte gesammelt. Auf diese Weise können alle Bearbeitungsschritte und Etappen eines Prozesses verständlich und transparent dargestellt werden, sodass sie auch nach längerer Zeit nachvollziehbar und richtig interpretierbar bleiben.
Wie sieht das genau aus? Beispielhaft lassen sich hier die Aktenpläne vieler Bundesbehörden nennen. Diese sind zunächst unterteilt in Haupt- bzw. Obergruppen, etwa Gruppe S für Steuerdokumente, Gruppe P für Personal, Gruppe H für Haushalt.
In den Obergruppen existieren zudem Mittelgruppen und Untergruppen, die sich mit den jeweiligen Anwendungsbereichen einer Obergruppe beschäftigen. Dabei herrscht eine klare Hierarchie.
Digitalisierung der Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst? So geht es!
Digitale Schriftgutverwaltung
Die Digitalisierung des Schriftguts wird immer relevanter. Gesetzliche Vorgaben an die Verwaltung wurden längst vom Bund gestellt und wir befinden uns bereits in der Phase der Umsetzung. Mit dem Einzug der Digitalisierung gewinnt vor allem ein Punkt an Bedeutung: die digitale Schriftgutverwaltung. Um Schriftgut digital zu verwalten, wird eine geeignete Software benötigt – das sogenannte Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Ein DMS vereinfacht die Handhabung digitaler Dokumente durch Funktionen für Bearbeitung, Verteilung und Zugriffsrechte, inklusive Versionsmanagement. Es dient als technische Grundlage für einen elektronischen Aktenplan und ist entscheidend für die Organisation, Sicherheit sowie die Effizienzsteigerung und Beschleunigung von Verwaltungsprozessen.
Das DMS stellt zudem eine wichtige Schnittstelle zwischen der reinen Verwaltung und der Archivierung von Schriftgut dar. Je nach Software kann ein DMS Dokumente revisionssicher speichern und automatisch Archivieren bis die Archivierungsfrist abläuft. Mehr Informationen zur Einführung und Anwendung von DMS finden Sie in unserem Blogbeitrag.
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Vorteile der digitalen Schriftgutverwaltung
- Struktur
In der digitalen Form lassen sich Dokumente viel besser strukturieren. Die Darstellung ist einheitlich und es erfolgen keine Medienbrüche. Mit der richtigen Software lässt sich ein praktischer Überblick über alle Dateien und Dokumente erstellen, die zu einem Projekt dazugehören. So gehen keine Informationen verloren und relevante Daten und Fakten sind immer griffbereit.
- Ortsunabhängigkeit
Eine Speicherung der Daten in elektronischer Form erlaubt den Zugriff auf die Dateien von überall. Die Arbeit im Homeoffice wird zu einer realen Möglichkeit für viele Mitarbeitende des öffentlichen Dienstes und lange Aufenthalte in verstaubten Archiven gehören der Vergangenheit an. Entsprechende Berechtigungen müssen selbstverständlich eingerichtet werden.
- Kosteneinsparung
Der Verzicht auf Archive und den Druck und Transport von Dokumenten in Papierform spart Kosten ein. Diese können in einen Ausbau der verwendeten Software investiert werden oder direkt in einzelne Projekte fließen.
- Effizienzsteigerung & Zeitersparnis
Praktische Features wie die Suchfunktion in Dokumenten oder ganzen Akten sowie die Automatisierung von Speicherung- oder Archivierungsprozessen sparen Zeit und steigern die Produktivität bei der Arbeit. Da alle Dokumente in einem logisch aufgebauten Aktenplan gesammelt sind, sparen Mitarbeitende hier wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten. Entscheidend ist hierbei jedoch, dass der Aufbau des Aktenplans einer stringenten Logik folgt, die allen Mitarbeitenden bekannt ist.
- Fehlerminimierung
Fehler, die bei der Arbeit mit Papierdokumenten entstehen, werden minimiert. Hilfreich für das Vermeiden von Fehlern sind Funktionen wie die Versionierung und die revisionssichere Speicherung von Dokumenten.
Ein weiterer Vorteil: Aktenpläne der Bundesbehörden, die keine personenbezogenen Daten enthalten, müssen nach § 11 Abs. 2 des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) öffentlich zugänglich sein. Dies ist deutlich leichter durchführbar, wenn die Dokumente digital gespeichert und auf diese Weise zugänglich gemacht werden.
Sie sind damit für alle Bürger*innen ortsunabhängig einsehbar, können aber durch die revisionssichere Speicherung nicht beschädigt oder verändert werden. Anforderung an die Revisionssicherheit sind, dass Dokumente und Akten nachvollziehbar, fälschungssicher und unveränderbar gespeichert werden und alle Informationen wieder auffindbar bleiben.
Hybride Schriftgutverwaltung
Die digitale Schriftgutverwaltung ist zwar ein nobles Ziel, meist spiegelt sie jedoch nicht die aktuelle Situation im öffentlichen Dienst. Eine hybride Schriftgutverwaltung entspricht hier eher der Realität. Briefe, Rechnungen und ausgefüllte Formulare werden nach wie vor überwiegend in Papierform eingereicht. Zudem existieren zahlreiche Personal, Sach- und Fallakten, die in Archiven in Papierform vorliegen.
Die Herausforderung der hybriden Schriftgutverwaltung ist, physische und digitale Geschäftsunterlagen in Einklang zu bringen. Auch hierfür wird die richtige Software benötigt. Diese muss beispielsweise das sichere Scannen von Dokumenten gemäß der Datenschutzverordnung garantieren. Es lohnt sich außerdem die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die Erfahrungen mit der Kombination aus Dokumenten in elektronischer und papierbasierter Form haben.
Vorgaben und Richtlinien
Zur weiteren Orientierung rund um die strukturierte Schriftgutverwaltung haben wir einige Richtlinien und Verordnungen für Sie zusammengefasst.
- ISO-15489:
Diese internationale Norm bietet eine gute Orientierung über die Anforderungen an die Verwaltung von Schriftgut für öffentliche und private Organisationen. Sie definiert Schriftgutverwaltung selbst als:
„a) das Erstellen und Erfassen von Aufzeichnungen, um die Anforderungen für den Nachweis von Geschäftsaktivitäten zu erfüllen;
b) das Ergreifen geeigneter Maßnahmen zum Schutz ihrer Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Verwendbarkeit, wenn sich ihr geschäftlicher Kontext und die Anforderungen an ihre Verwaltung im Laufe der Zeit ändern.“
- MoReq2010:
Auf europäischer Ebene stellt MoReq2010 einen wichtigen Standard dar. Dieser bezieht sich auf die digitale Schriftgutverwaltung und definiert vor allem Vorgaben für die Hersteller von DMS. Diese können aber auch von Verwaltungen genutzt werden, um gute DMS zu erkennen.
Organisationskonzept E-Verwaltung:
Dieses Dokument deckt die nationale Ebene ab. Es handelt sich um eine Richtlinie des Bundes, die bei der Implementierung einer digitalen Verwaltung unterstützen soll.
DSGVO:
Der Umgang mit personenbezogenen Daten unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Richtlinien nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – besonders bei elektronischen Dokumenten. Die richtige Aufbewahrung ist sehr wichtig. Die Dokumente müssen vor den Augen Dritter geschützt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Weitere Informationen zu den Archivierungsfristen und dem Schutz personenbezogener Daten erhalten Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Personalakte im öffentlichen Dienst.
Strategische Ausrichtung zu mehr Digitalisierung
Die Schriftgutverwaltung im öffentlichen Dienst stellt einen wesentlichen Faktor für eine leistungsfähige, transparente und zukunftssichere Verwaltung dar. Durch die Integration digitaler Systeme und Technologien werden traditionelle Prozesse optimiert, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch den Datenschutz und die Sicherheit von Dokumenten erheblich verbessert.
Klare Richtlinien und eine strategische Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen sind dabei entscheidend, um die Vorteile vollständig zu realisieren und den Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu begegnen.
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Christoph Mers
Online Content Manager
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