Alles rund um die Einführung eines DMS -inklusive DMS-Checkliste
Besonders in der Verwaltung und im öffentlichen Dienst begleiten diverse Dokumente, Formulare und Akten den Arbeitsalltag. Um diesem Meer an Dokumenten zu begegnen, ist ein effektives Dokumentenmanagement entscheidend. Denn wo Dokumente aktiv für Geschäftsprozesse nutzbar gemacht werden, wird Arbeit effizienter und ertragreicher.
Schon seit einigen Jahren werden die Digitalisierung und die Einführung elektronischer Akten der Verwaltung angestrebt. Aber auch elektronische Akten und digitale Prozesse müssen organisiert und gemanagt werden. Dies passiert mit einer entsprechenden Software oder dem sogenannten DMS. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was genau ein DMS ist, welche Vorteile es mit sich bringt und was bei der Einführung eines solchen Systems zu beachten ist.
Was ist ein DMS?
DMS ist die Abkürzung des Wortes Dokumentenmanagementsystem. Dies ist ein elektronisches System zur Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht die Erfassung, Archivierung, Kategorisierung sowie Bearbeitung von Dokumenten und deren Verknüpfung untereinander. Im Wesentlichen unterstützt es also die datenbankgestützte Organisation von Dokumenten durch entsprechende Software.
Die Hauptaufgabe eines DMS liegt in der digitalen und zentralen Archivierung aller elektronischen Dokumente, die in einer Verwaltung oder einem Unternehmen anfallen. Dabei begleitet es den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von dessen Erstellung, über die Bearbeitung, bis hin zur endgültigen Archivierung oder Löschung.
Ein DMS ist meist modular aufgebaut. Verschiedene Module decken spezifische Aufgabenbereiche ab. Diese können je nach Notwendigkeit integriert werden oder nicht.
Für wen eignet sich ein DMS?
Die Einführung und Nutzung eines DMS eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen und Institutionen, die mit vielen Dokumenten arbeiten, große Datenmengen nutzen und tagtäglich mit Akten zu tun haben. Beispiele sind Personalwesen, Buchhaltung, Vertrieb, Rechtsabteilungen, der Einkauf und vor allem: die öffentliche Verwaltung.
Natürlich muss mit der Einführung des DMS auch die Nutzung von elektronischen Akten anstelle von Papierakten einhergehen. Was genau eine elektronische Akte ist, wie sie aussieht und welchen Mehrwert sie bietet, lesen Sie in unserem separaten Blogbeitrag.
Welche Funktionen hat ein DMS?
Die Funktionen eines DMS können sich je nach Nutzung und nach Anbieter unterscheiden. Schließlich benötigen manche Unternehmen gewisse Funktionen, die andere wiederum nur stören würden. Dennoch gibt es einige praktische Eigenschaften, die die meisten DMS gemeinsam haben – oder sogar haben müssen.
- Must-Haves:
Die richtige rechtliche Absicherung ist besonders in der Verwaltung extrem wichtig. Die rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz regeln beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Online-Zugangsgesetz (OZG). Aus diesem Grund sind Funktionen wie Zugangsberechtigungen vor allem für den Schutz sensibler oder personenbezogener Daten entscheidend. Verschiedene Abstufungen der Zugangsberechtigung, temporäre Berechtigung oder gesonderte Berechtigungen von externen Mitarbeitenden sind Funktionen, die ein DMS in der Verwaltung daher unbedingt haben sollte.
Ebenso ist die Revisionssicherheit ein wichtiger Aspekt, um Dokumente sicher in elektronischer Form zu ordnen. Die richtige Archivierung mit automatischer Löschfrist erleichtert zudem das Aufbewahren von Akten und Dokumenten gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Schließlich ist die Verschlüsselung von Daten in jedem DMS unverzichtbar. Daten müssen auch in Ausnahmezuständen wie Datenlecks zuverlässig geschützt bleiben.
- Standard-Funktionen:
Da DMS schon seit einiger Zeit genutzt werden, haben sich inzwischen einige Standards durchgesetzt. Diese Funktionen werden von den meisten Anbietern abgedeckt und bieten einen Mehrwert für die meisten Nutzer*innen. Hierzu gehören Suchfunktionen wie die Attribut- und Volltextsuche oder gespeicherte Suchen, Verlinkungen innerhalb und zwischen Dokumenten, die digitale Signatur und der Versionsverlauf. Ebenso sollte das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument möglich sein. Verschiedene Aktentypen wie Fall- und Sachakten sollten innerhalb eines DMS abgedeckt sein. Zuletzt ist die Barrierefreiheit eine Funktion, die inzwischen zu einem guten Standard dazugehört. Immerhin müssen alle Dokumente für alle Mitarbeiter*innen gleichermaßen gut nutzbar sein.
- Nice-to-Haves:
Zu nützlichen Extra-Funktionen gehören gewisse Erweiterungen des DMS wie die automatische Texterkennung OCR. Auch die Integration anderer Programme ist eine praktische Funktion – vor allem für die Verwaltung. Hierbei kann eine Integration für eingehende Dokumente wie Scans oder Emails eingebaut werden. Ebenso können ausgehende Dokumente abgedeckt werden, indem beispielsweise spezielle Anwendungen oder kommunale Portale der Verwaltung in das DMS integriert werden.
Was sind die Vorteile eines DMS?
- Ordnung
Der Einsatz eines DMS im Arbeitsalltag schafft gewisse Standards. Die Arbeit erfolgt digital strukturierter und organisierter, da Mitarbeiter*innen nicht mehr mit einem täglichen Papierchaos zu kämpfen haben.
- Zeitersparnis
DMS ermöglichen automatisierte Prozesse wie die digitale Signatur, die automatischen Archivierungsfristen und die automatische Ablage von Daten aus Emails und anderen Quellen in die passende Akte. Dadurch wird enorm viel Zeit eingespart. Auch die praktischen Suchfunktionen ersparen Mitarbeiter*innen teilweise stundenlange Suchprozesse. Außerdem werden Freigabeprozesse, die sonst sehr zeit- und personalintensiv sind, mithilfe der Zugangsberechtigungen verkürzt.
- Platzersparnis
Nicht nur Zeit, auch Platz wird gespart. Elektronische Dokumente, die in einem digitalen DMS gesammelt werden, benötigen keine großen Archive mehr. Dieser Platz kann anderweitig effektiv genutzt werden.
- Reduzierte Kosten
Die Einführung eines DMS kann zwar teuer werden, langfristig sparen Unternehmen damit aber Kosten. Der Papierdruck sowie der Versand und Transport von Dokumenten sind laufende Kosten in der Verwaltung, die mit einem DMS wegfallen. Optimierte Arbeitsprozesse ermöglichen darüber hinaus eine höhere Produktivität. Daraus wird langfristig ein wirtschaftlicher Nutzen gezogen.
- Nachhaltigkeit
DMS sind nachhaltiger als Papierakten und Archive. Der Papierverbrauch sowie der Energieverbrauch werden durch die digitalen Lösungen reduziert.
- Reduzierte Fehlerquote
Fehler passieren. Mal wurde ein Dokument versehentlich der falschen Akte zugeordnet, mal wurde das falsche Datum vermerkt. Durch die genannten automatisierten Prozesse können menschliche Fehler jedoch vermieden werden. Auch die Revisionssicherheit ermöglicht das Vermeiden von Fehlern. Mit Funktionen wie dem Versionsverlauf können Mitarbeiter*innen schließlich auch nach vielen Jahren noch alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments nachvollziehen.
- Sicherheit
Sicherheit ist das A und O des digitalen Dokumentenmanagements. Die oben erwähnten Funktionen gewährleisten die Sicherheit von Daten innerhalb eines DMS. Doch das DMS bietet nicht nur Sicherheit für sensible Daten. Auch physische Bedrohungen wie Diebstahl oder Feuer werden ausgeschlossen. Durch die Sicherung aller Dokumente in der Cloud kann nichts verloren gehen oder beschädigt werden.
- Erleichterte Arbeit
Wie schon erwähnt, erleichtern die Arbeit mit einem DMS den Arbeitsalltag. Mitarbeiter*innen müssen sich nicht mehr auf Medienbrüche innerhalb ihrer Arbeit mit Dokumenten einstellen. Automatische Erinnerungen, Mails und To-Dos werden von dem DMS bereitgestellt und verringern den organisatorischen Aufwand. Auch wird Mitarbeiter*innen ein gesammelter Überblick über alle Fristen, anstehenden Aufgaben und nächsten Schritte geboten.
- Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Mit der Reduzierung aufwändiger, zeitintensiver Aufgaben steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Mitarbeiter*innen können sich auf strategischere, anspruchsvollere Arbeit konzentrieren, anstatt in Archiven ewig nach einzelnen Dokumenten zu suchen. Das führt zu größeren Erfolgserlebnissen, wenn am Ende des Arbeitstages viel mehr geschafft ist. Außerdem bietet eine solche Arbeitsweise Raum für Innovation und kreatives Denken sowie ein intensiveres Befassen mit den Inhalten eines Falls bzw. einer Akte.
- Flexibilität
DMS bieten mehr Raum für Flexibilität. An digitalen Dokumenten kann von überall gearbeitet werden – auch aus dem Homeoffice. Außerdem können mehrere Mitarbeiter*innen gleichzeitig mit einem Dokument arbeiten. Schließlich sind Softwaresysteme selbst aufgrund ihres modularen Aufbaus flexibel und an individuelle Anforderungen anpassbar.
Die DMS Einführung
Um von allen Vorteilen eines DMS zu profitieren, muss das System richtig in das Unternehmen bzw. in die Verwaltung eingeführt werden. Wichtig dabei ist, sich genügend Zeit zu nehmen. Die Einführung eines DMS ist ein großer Schritt, der genaue Planung erfordert. Bei guter Vorbereitung wird an Stress und Arbeit während und nach der Einführung gespart. Im Folgenden geben wir Ihnen ein vollständiges Bild von einer möglichen Einführung eines DMS. Der Zeitplan ist in die Zeit vor der Einführung, die Zeit während der Einführung und die Zeit danach eingeteilt.
- Vor der Einführung:
Ist-Zustand bewerten: Um zu wissen, wo man hinwill, sollte man sich bewusst sein, wo man gerade ist. Aspekte wie die Unternehmensstrukturen, die geplanten Änderungen und die unausgeschöpften Potenziale sollten bei der Betrachtung des Ist-Zustandes bedacht werden. Welche Abteilungen benötigen das DMS? Wie viele Mitarbeitende werden damit arbeiten? Sind neue Arbeitsmodelle, zum Beispiel das Homeoffice, geplant? Gibt es bereits Altsysteme, also alte DMS, die sich teilweise übernehmen oder ausbauen lassen?
Kennzahlen sichten: Diese gehören zum Ist-Zustand und tragen genau zusammen, wie Prozesse derzeit ablaufen und wie viel Raum zur Verbesserung besteht. Dazu gehören Zahlen wie: Zeitaufwand für die Erfassung, die Bearbeitung, das Einsortieren und das Ablegen je Dokument in Minuten, Zeitaufwand für das Suchen nach Akten und das Durchsuchen von Akten in Minuten, Anzahl an Suchvorgängen pro Tag, Anzahl an Kopien pro Tag, Größe des Archivs in m2, Kosten für die Archivierung in Euro etc.
Ziele definieren: Hier geht es darum festzuhalten, was das DMS verbessern soll. Was wollen Sie erreichen? Was muss sich ändern und welchen Beitrag kann das DMS leisten? Wichtig sind konkrete, realistische und messbare Ziele. Anhand dieser kann man nach einer festgelegten Zeitspanne Erfolge messen. Allgemeine Ziele oder Ziele ohne eine Frist verlaufen sich oft im Sand.
Lastenheft erstellen: Auch die Ziele müssen als Zahlen und Fakten festgehalten werden. Dies geschieht in einem Lastenheft. Hier helfen Zahlen wie Budget in Euro und Zahl der Mitarbeiter*innen, die das DMS nutzen sollen. Aber auch die Datenschutzanforderungen, die genutzten IT-Systeme sowie die Arten von Import und Export sind Informationen, die ins Lastenheft gehören. Das Lastenheft hilft nicht nur bei der Wahl des richtigen Anbieters für das DMS. Ihr zukünftiger Anbieter erkennt anhand des Lastenhefts auch, was Ihnen besonders wichtig ist.
Projektteam bilden: Für die Einführung eines DMS wird ein festes Team benötigt, das dauerhaft an dem Projekt beteiligt ist. Nur so wird die Lernkurve garantiert, die mit dem Gesamtprozess entsteht. Wichtige Eigenschaft des Projektteams ist die Kommunikationsfähigkeit für die Vermittlung zwischen verschiedenen Fachbereichen. Außerdem ist ein grundlegendes IT-Verständnis von Vorteil. Bei Bedarf können Experten einzelner Fachbereiche hinzugezogen werden.
Zeitplan erstellen: Dieser Schritt ist selbsterklärend. Ein fester Zeitplan hilft bei der strukturierten Einführung. Hier sollte genügend Zeit für die Umstellung auf das neue System eingeplant werden, ebenso wie die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter*innen.
Begrifflichkeiten klären: Es ist wichtig, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind. Dies betrifft die Zielsetzung und den Zeitplan ebenso wie die Fachtermini, die verwendet werden. Alle sollten wissen, was genau sich hinter Begriffen wie elektronische Akte, Aktenplan, Register, Workflow verbirgt – besonders in Bezug auf die digitale Aktenführung mit einem DMS.
Tools vergleichen: Nun geht es darum, das passende Tool bzw. den passenden Anbieter für die festgelegten Ziele zu finden. Welche Funktionen brauchen Sie? Auf welche können oder wollen Sie verzichten? Welcher Softwaretyp ist passend? Passt das Tool in Ihr Budget?
Schulungen im Team: Nach der erfolgreichen Wahl eines Anbieters, erfolgen die Schulungen der Mitarbeiter*innen für genau dieses Tool. Bedenken Sie, dass Mitarbeiter*innen mit verschiedenen Rollen und täglichen Aufgaben auch unterschiedliche Schulungen benötigen.
- Während der Einführung:
Projektrealisierung: Diese besteht aus der Testphase und dem Roll-out. Hier beginnt die eigentliche Integration des DMS in die IT-Systeme. Diese sollte strukturiert ablaufen und regelmäßige Feedbackschleifen enthalten. Wie laufen die Workflows? Was könnte für die tägliche Arbeit mit Dokumenten noch optimiert werden? Wie reagiert das Team? Probleme werden an der einen oder anderen Stelle höchstwahrscheinlich auftreten. Wichtig ist jedoch, darauf vorbereitet zu sein und angemessen zu reagieren.
Zusammenarbeit mit der (Verwaltungs)leitung: Das zuständige Projektteam sollte die Einführung zwar leiten, aber keinesfalls vollkommen isoliert von dem Rest des Unternehmens arbeiten. Regelmäßige Absprachen mit der Verwaltungsleitung sind notwendig. Das Projektteam erwirbt laufend neues Know-How über das DMS.
Sollten sich daraus Ideen für den Arbeitsalltag entwickeln, kann die Verwaltungsleitung darauf reagieren und die interne Organisation entsprechend anpassen.
- Nach der Einführung:
Übergang in den Regelbetrieb: Wurde das DMS erfolgreich eingeführt, kann der Regelbetrieb normal weiterlaufen. Allerdings sollte die Zusammenarbeit mit dem DMS-Anbieter noch weiter andauern, um mögliche Probleme oder Fragen direkt zu klären. Es sollten außerdem Verantwortliche für das dauerhafte Management des Systems festgelegt werden.
Etwa 10-12 Wochen nach der Integration bietet sich ein Review-Workshop an. Dort können letzte Fragen beantwortet und erste Eindrücke geteilt werden. Auch ein Rückblick auf Erfolge und Herausforderungen bei dem Einführungsprozess ist ratsam.
Unsere DMS-Checkliste:
Die DMS Einführung in der Verwaltung und in der Wirtschaft ist eine große Aufgabe. Unser Blogbeitrag informiert zwar umfassend über dieses wichtige Thema, erfordert daher aber auch eine gewisse Länge. Für Schnellleser haben wir die wichtigsten Schritte für die richtige Einführung eines DMS in einer Checkliste zusammengefasst:
- Vor der Einführung
- Ist-Zustand (inkl. aller Kennzahlen)
- Zielsetzung
- Konzeption & Zeitplan (Projektteam & Begrifflichkeiten!)
- Vergleich & Auswahl eines passenden Anbieters
- Schulungen des Teams
- Während der Einführung
- Testphase
- Roll-Out
- Feedbackschleifen nicht vergessen!
- Nach der Einführung
- Übergang in den Regelbetrieb
(Betreuung durch externe Partner, Review nach 10-12 Wochen)
Christoph Mers
Online Content Manager
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