Gehaltsabrechnung aufbewahren: Das ist zu beachten

Gehaltsabrechnung bekommen, abgespeichert und es wird auf die Nächste gewartet. Doch wie lange sollten die Gehaltschecks überhaupt aufbewahrt werden? Das gilt es zu beachten.

Gehaltsabrechnung sicher aufbewahren

Die wichtigste Information vorab: Arbeitnehmende sind nicht dazu verpflichtet Ihre Gehaltsabrechnung aufzubewahren.

Arbeitgeber sind dagegen in der Pflicht, die ausgestellte Entgeltabrechnung aufzubewahren. Per Gesetz müssen Unternehmen und Organisationen bis zu sechs Jahre die Gehaltsabrechnung abspeichern.

Warum Gehaltsabrechnung aufbewahren?

Natürlich stellt sich jetzt die Frage: Warum sollten Arbeitnehmende überhaupt Ihre Gehaltsabrechnung aufbewahren?

Dafür gibt es tatsächlich mehrere Gründe. Zum einen gilt es zunächst die Abrechnung auf Ihre Korrektheit und Vollständigkeit zu prüfen. 

Zum anderen können Arbeitnehmende noch zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen nachvollziehen. Dazu gehören beispielsweise gesetzliche Anpassungen wie beispielsweise die Änderung der Beiträge bei der Pflegeversicherung.

Weitere Gründe zur Aufbewahrung

Doch es gibt noch weitere Gründe, warum es Sinn macht, eine Gehaltsabrechnung aufzuheben. Beispielsweise wenn Arbeitnehmende einen Kredit aufnehmen möchten. In den allermeisten Fällen müssen die Antragsstellenden einen Gehaltsnachweis der letzten Monate erbringen.

Das Gleiche gilt übrigens beim Abschluss eines Mietvertrages. Viele Vermieter wünschen sich einen Gehaltsnachweis von den letzten drei Monaten.

Nachweis für Rentennachweis

Die Gehaltsabrechnung dient außerdem als Nachweis für die eingezahlten Rentenbeiträge. Aus diesem Grund empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung, die Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintritt aufzubewahren.

Eine andere Empfehlung gibt die Stiftung Warentest ab. Sie raten, die Entgeltabrechnungen des laufenden Kalenderjahres aufzuheben.

Unterschiedliche Zeiträume

Basierend auf den Empfehlungen ergibt sich eine sehr große Zeitspanne. Von einem Jahr bis über 40 Jahre. Abhängig davon, wann der*ie Arbeitende ins Rentenalter eintritt.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Entgeltabrechnungen vom aktuellen Kalenderjahr aufzuheben. Bis die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt ist und keine Fehler enthalten sind.