Kosten reduzieren und Prozesse vereinfachen: Reisekosten- und Spesenmanagement neu gedacht

29 Juni 2021

Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Gesellschaft sind auch nach mehr als einem Jahr nur schwer einzuschätzen. Klar ist jedoch, dass die Digitalisierung in Deutschland einen deutlichen Schub bekommen hat. Remote sowie hybride Arbeitsmodelle mit begrenzter Zeit im Büro werden auch zukünftig eine große Rolle in der neuen Normalität spielen. Um diesen Arbeitsformen gerecht zu werden, müssen Arbeitgeber*innen neue Strukturen schaffen, die zahlreiche Vorgänge digitalisieren. Das Reisekosten- und Spesenmanagement ist ein idealer Startpunkt, mit dessen Optimierung langfristig Kosten gesenkt und Mitarbeitende gebunden werden können.
  • Unternehmen müssen neue Strukturen schaffen, um der neuen Arbeitswelt Rechnung zu tragen.
  • Von einer Digitalisierung des Reisekosten- und Spesenmanagements profitieren Unternehmen und Mitarbeiter*innen
  • Klare Strukturen und Automatisierungen reduzieren Kosten und Fehler

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Ein digitalisiertes Reisekosten- und Spesenmanagement vereinfacht Abläufe und ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf Anträge von überall. (Quelle: SD Worx)

Die COVID-19-Pandemie hat Geschäftsreisen zum Erliegen gebracht, doch laut einer Umfrage der Global Business Travel Association (GBTA) gehen 56 Prozent der Befragten davon aus, dass der Reiseverkehr in den kommenden sechs Monaten wieder Fahrt aufnehmen wird. Damit steigen die Reisekosten- und Spesenabrechnungen auch für Unternehmen wieder an – möglicherweise sogar stärker als zuvor. Denn ist das Homeoffice als Standard definiert, ist jede Fahrt ins Büro mit Spesenabrechnungen verbunden. Somit ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um das Reisekosten- und Spesenmanagement zu optimieren, digitalisieren und Kosten nachhaltig zu senken. Ideal für die Herangehensweise sind hier drei Schritte.

Richtlinien erstellen

Mitarbeiter*innen brauchen zunächst eine klare, einfache und gut nachvollziehbare Richtlinie für das Reisekosten- und Spesenmanagement. Diese sollte sich vor allem an der unternehmerischen Realität orientieren, damit Mitarbeitende sie akzeptieren und beachten. Gabriele Quinkert, Head of Managed Services Travel & Expenses bei SD Worx, weiß, worauf es ankommt: „Eine Reiserichtlinie braucht klare Angaben, in welchen Fällen Belege vorgelegt werden müssen, welche Ausgaben zur Erstattung eingereicht werden können und welche nicht. Hilfreich sind auch Firmenkreditkarten für Mitarbeitende mit einer Richtlinie, wann diese genutzt werden dürfen. Abschließend sollten auch Vorgaben enthalten sein, die die An- und Abreise betreffen.“ Darunter fallen beispielsweise präferierte Flug- und Bahngesellschaften, Zeitfenster für die Reisen und eventuelle Höchstbeträge. Mit einer solchen Richtlinie haben Mitarbeiter*innen das optimale Tool für jede Reisebuchung an der Hand, zu hohe, falsche oder fehlende Abrechnungen gehören damit der Vergangenheit an.

Automatisierte Lösungen für effizientes Management

Sind die Richtlinien festgelegt, muss sichergestellt werden, dass sie auch eingehalten werden. Ideal dafür ist eine automatisierte Reisekosten- und Spesenmanagementlösung. Hier lassen sich Richtwerte und Regeln definieren, die ohne Ausnahme und Fehler angewendet werden. Damit profitieren Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen: Der hohe Automatisierungsgrad senkt Kosten, Führungskräfte sowie Antragssteller*innen freuen sich über digitalen Komfort und einfachere Abläufe. „Noch mehr Vorteile können Unternehmen genießen, wenn sie das Reisekosten- und Spesenmanagementsystem mit einer bereits bestehenden Softwarelösung für HR und Payroll verknüpfen. Viele Aufgaben werden so nochmals vereinfacht und automatisiert, Kosten werden zügig erstattet“, weiß Gabriele Quinkert.

Prozesse optimieren

Sind diese Vorgänge erst einmal automatisiert, sollte eine stetige Optimierung folgen, um weitere Potenziale zu finden. Ein Beispiel für einen zusätzlichen automatisierten Prozess ist eine Vorabgenehmigung von Reisekosten, von der Unternehmen mehrfach profitieren können. Insgesamt reduziert sich der Zeitaufwand für Genehmigungen, Buchungen und Abrechnungen, dazu müssen Führungskräfte diese Aufgaben nicht mehr manuell übernehmen und haben so mehr Zeit für andere Aufgaben. Mitarbeiter*innen können Reiserichtlinien einfacher einhalten, dazu werden sie auf günstigere Angebote hingewiesen. „Auch abseits der Automatisierung gibt es Potenziale für Optimierung. Mit Blick auf die neue Arbeitswelt nach COVID-19 ist eine Digitalisierung des Reisekosten- und Spesenmanagements jedoch enorm erfolgsversprechend, von der alle Beteiligten – Unternehmen wie Mitarbeiter*innen – profitieren“, so Gabriele Quinkert abschließend.