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Rechtssichere Lohnabrechnung: Deutsche Unternehmen sehen die lokale Gesetzgebung als größte Herausforderung

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Für viele Unternehmen entwickelt sich das Thema Payroll zu einem immer komplexeren Aufgabenbereich. Personalverantwortliche stehen daher oft vor Hürden, wenn es darum geht, eine pünktliche und ordnungsmäßige Entgeltabrechnung einzuhalten. Zu dieser Erkenntnis kommt auch der HR- und Payroll-Spezialist SD Worx in seinem neuen Payroll Proficiency Index. Den Ergebnissen des Indexes zufolge nennen europäische Unternehmen die lokale Gesetzgebung als häufigste Ursache für Schwierigkeiten im Payroll-Prozess. Auch deutsche Unternehmen sind zu einem großen Teil dieser Meinung. Unterschiede gibt es dagegen in der Bereitschaft, Cloud-Lösungen einzusetzen: Hier ist Deutschland nach wie vor zögerlich unterwegs, auch wenn eine Trendwende zu erkennen ist.

Der europäische HR- und Payroll-Dienstleister SD Worx hat über 1.300 Unternehmen aus Belgien, Deutschland, Frankreich, den Niederlanden sowie dem Vereinigten Königreich zu ihrem Payroll-Verhalten befragt. Dabei sollte festgestellt werden, wie und in welcher Form die unterschiedlichen Unternehmen ihren Entgeltabrechnungsprozess handhaben. Basierend auf einem Punktebewertungssystem beurteilten die Unternehmen ihre persönlichen Fähigkeiten im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Mit einer Gesamtpunktzahl von circa 65 Punkten (von 100) hinken deutsche Unternehmen im internationalen Durchschnitt leicht hinterher. Das Fehlen ausreichender Fachkenntnisse und Kompetenzen auf dem Gebiet der Entgeltabrechnung scheint deutsche Personalverantwortliche in ihrer Leistungsfähigkeit einzuschränken.

Mit Hilfe des Payroll Proficiency Indexes analysierte SD Worx die verschiedenen Faktoren, die den Entgeltabrechnungsprozess innerhalb der befragten Unternehmen erschweren. Dazu wurden sechs sogenannte Treiber berücksichtigt: die Gesetzgebung, die Vergütung, Technologien, die Belegschaft, die jeweiligen Fachkenntnisse auf dem Gebiet der Entgeltabrechnung sowie externe Payroll-Dienstleister. Im europäischen Vergleich werden sämtliche Aufgaben rund um die Gesetzgebung aufgrund ihrer Komplexität und der damit einhergehenden regelmäßigen Änderungen als besonders anspruchsvoll wahrgenommen. Auch deutsche Unternehmen sehen darin überwiegend eine Herausforderung, zusammen mit der fluktuierenden Belegschaft, den unterschiedlichen Unternehmensprofilen sowie den diversen Vertragsmodellen. Doch auch die Vergütungspolitik trägt dazu bei, dass die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deutschen Unternehmen nicht fehlerfrei verläuft, beispielsweise durch schwankende Zahlungshäufigkeiten. Zwar bewerteten die Unternehmen Einflussfaktoren wie die technologische Reife, Fachkenntnisse des Personals sowie die Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern ähnlich, stuften diese jedoch insgesamt als eher positiv für den gesamten Entgeltabrechnungsprozess ein.
 

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      Steuersystem, wechselnde Gesetzgebung und ein komplexes Sozialversicherungssystem

      Doch nicht nur die Gesetzgebung hat erhebliche Auswirkungen auf den internen Entgeltabrechnungsprozess. Auch die Komplexität des Steuersystems, häufige Änderungen in der Gesetzgebung sowie ein kompliziertes Sozialversicherungssystem spielen dabei eine wichtige Rolle.  Insbesondere deutsche Unternehmen müssen bei der Erstellung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen oftmals mit vielen Dritten wie Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern zusammenarbeiten, um zum Beispiel Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen für einen kranken Mitarbeitenden zu übermitteln. Dabei können die vielen Interaktionen mit all den unterschiedlichen Meldeverfahren bei Unternehmen für Verwirrung sorgen: So sind bereits im Rahmen der Jahresendaktivitäten verschiedene Meldungen an staatliche Stellen für alle Sozialbeiträge sowie für das Einkommen der Mitarbeiter*innen und die gezahlten Steuern erforderlich.

        Mehr Effizienz durch Outsourcing

        Europäische Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auslagern, bewerten die Qualität dieses Prozesses deutlich höher als diejenigen, die ihn intern abwickeln. Auch Deutschland sieht das Outsourcing von Entgeltabrechnungen mit rund 55 Prozent Zustimmung aller befragten Unternehmen als Erleichterung an. Nichtsdestotrotz tasten sich deutsche Unternehmen nur zögerlich an das Thema Outsourcing heran: Denn 40 Prozent wollen ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess nach wie vor selbst verwalten. In deutschen Unternehmen ist die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch immer eine manuelle Aufgabe, die meist von den eigenen Mitarbeitenden erledigt wird. Dafür nutzen knapp 8 Prozent der Unternehmen externe Softwaresysteme, während weniger als 14 Prozent über ein eigenes System verfügen. Damit liegt Deutschland deutlich unter den europäischen Durchschnittswerten und gehört zu den wenigen Ländern, in dem die Auslagerung der Entgeltabrechnungen am zögerlichsten vorangetrieben wird. 

        Der Einsatz von Cloud-Softwares ist für Unternehmen auf der ganzen Welt zu einer beliebten Alternative geworden. Trotz anfänglicher Zurückhaltung schließen sich zunehmend auch deutsche Unternehmen dem Trend an und steigen auf cloudbasierte Technologien um. Das Payroll Proficiency Index von SD Worx beweist: Etwa 41 Prozent der befragten deutschen Unternehmen verwenden Cloud-Softwares für die Bearbeitung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die auf Servern gehostet werden, während die Mehrheit der Unternehmen mit 51 Prozent sich noch immer auf On-Premises-Softwares stützt, welche sich auf den Servern der entsprechenden Unternehmen befinden.