Systeme zur Zeiterfassung: Darauf gilt es zu achten

Bei der Wahl eines Systems zur Zeiterfassung sollten unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden. Welche das sind, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Zeiterfassungssystem: Kriterien im Fokus

Zeiterfassungssysteme gibt es wie Sand am Meer. Daher sollten schon vor dem Erwerb einer Software zur Zeiterfassung Kriterien definiert werden, die für das Unternehmen wichtig sind. Relevante Kauffaktoren für ein Zeiterfassungssystem sind unter anderem:

1. Rechtliche Anforderungen

Die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen ändern sich kontinuierlich. Daher ist es wichtig, dass nicht nur die HR, sondern die gesamten internen Unternehmensprozesse im juristischen Einklang stehen.

Eine gute Zeiterfassungssoftware erfüllt diese gesetzlichen Vorgaben nicht bloß kontinuierlich, sondern weist sofort auf Unstimmigkeiten hin.

2. Integrale Lösung

Unternehmen wünschen sich keine autarke Lösung mehr. Die Software sollte idealerweise in die bestehenden HR-Systeme einfließen – sprich, das System zur Zeiterfassung lässt sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren.
Dadurch können andere Lösungen wie beispielsweise die Entgeltabrechnung oder die digitale Personalakte miteinander verknüpft werden – was wiederum für schnellere und effizientere Abläufe sorgt.

3. Nutzer im Fokus

Das System zur Zeiterfassung kann technisch noch so gut sein – am Ende wird es von Mitarbeitenden bedient. Daher sollte der Fokus nicht nur auf Funktionalitäten liegen, sondern es sollte ebenfalls eine hohe Nutzerfreundlichkeit aufweisen.
Denn eine gute Software zur Zeiterfassung zeichnet sich sowohl durch eine einfache als auch intuitive Bedienung aus.

4. Zur Branche passend

Ein System zur Zeiterfassung „von der Stange“? Das sollte längst der Vergangenheit angehören. Denn von Branche zu Branche gibt es unterschiedliche Anforderungen an eine digitale Lösung.
Daher sollte das System zur Zeiterfassung genau diese unterschiedlichen Bedürfnisse berücksichtigen. Eine gute Software zeichnet sich durch ein hohes Maß an Individualität und Kompatibilität aus.

Erfassung der Arbeitszeiten

Jeder Betrieb hat eigene Vorstellungen davon, wie die Arbeitszeit erfasst werden soll. Dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Im Idealfall bietet das System zur Zeiterfassung mehrere Varianten:

1. Mobil
   Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Außendienst würden erheblich von dieser Option profitieren – genauso wie Arbeitende im Baugewerbe oder Handwerker. Denn wer oft unterwegs ist, muss kontinuierlich seine Arbeitszeiten erfassen.
   Das ist logischerweise nur über eine mobile Variante möglich.
2. Terminal
   Der Klassiker unter den Systemen zur Zeiterfassung ist das fest installierte Terminal an einem bestimmten Ort im Betrieb. Die Erfassung kann entweder vor Ort per Token oder mittels Fingerabdruck erfolgen.
3. Tablet
   Wer kein Terminal installieren möchte, setzt auf die Tablet-Variante. Damit können Mitarbeitende mittels PIN oder QR-Code auf dem Tablet die Arbeitszeiten erfassen.