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How to keep payroll compliant as business expands?

Einhaltung der Payroll-Vorschriften. Auch wenn das Unternehmen wächst.

Die Einhaltung von Vorschriften ist derzeit die größte Investition, die Unternehmen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung tätigen. Die Sicherheit der Gehaltsabrechnungsdaten liegt dicht dahinter.

    In dem Maße, in dem Unternehmen ihre Belegschaft erweitern und neue internationale Märkte erschließen, wächst die Herausforderung und Bedeutung der Einhaltung von Lohn- und Gehaltsvorschriften exponentiell. Dabei geht es nicht nur darum, die Vorschriften zu erfüllen. 

    Wie unsere neue Studie zeigt, stellt dies für viele Unternehmen die größte Investition im Bereich der Gehaltsabrechnung dar. Dicht dahinter folgen Investitionen in die Sicherheit von Gehaltsabrechnungsdaten, die angesichts der sensiblen Natur von Gehaltsabrechnungsdaten von entscheidender Bedeutung sind. Diese Investitionen sind von grundlegender Bedeutung, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen vor finanziellen Strafen und den Schutz von Mitarbeiterdaten vor Verstößen zu bewahren.

    Was die Daten verraten

    Wenn Unternehmen wachsen, insbesondere jenseits der 500-Mitarbeiter-Grenze, verschiebt sich das Verhältnis zwischen Personal und Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung oft dramatisch. Diese Verschiebung kann die Arbeitsbelastung potenziell erhöhen und Risiken für die Einhaltung von Vorschriften mit sich bringen, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird. 

    Personalverantwortliche müssen diese Veränderungen erkennen und entsprechend planen - sei es durch die Aufstockung des Teams, die Integration modernster Softwarelösungen oder die Inanspruchnahme externer Unterstützung - eine proaktive Planung ist der Schlüssel zur Risikominderung und zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften inmitten der komplexen Gehaltsabrechnung.

    Investition in Schulungen

    Über die Technologie hinaus ist die Investition in umfassende Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört auch die kontinuierliche Schulung des Personals in der Lohnbuchhaltung - eine Investition, die nach unseren Erkenntnissen von jedem vierten Arbeitgeber getätigt wird.

    Darüber hinaus ist es unerlässlich, sich von Compliance- und Rechtsexperten beraten zu lassen und möglicherweise spezialisierte Berater für internationale Gesetze hinzuzuziehen. Diese Schritte stellen sicher, dass die Einhaltung der Vorschriften in den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess integriert wird und nicht nur ein nachträglicher Gedanke ist. 

      Abdelkader Berramdane
      Derzeit ermöglicht KI die automatische Aktualisierung von Gehaltsabrechnungssystemen, wenn neue Gesetze in Kraft treten, und gewährleistet so die Einhaltung der Vorschriften ohne manuelle Eingriffe. Künftige Anwendungen könnten prädiktive Compliance-Analysen umfassen, die potenzielle Compliance-Verstöße vorhersehen könnten, bevor sie auftreten.
      Abdelkader Berramdane
      Abdelkader Berramdane , Head of Legal Services France , SD Worx

      Wenn die Einhaltung von Vorschriften Veränderungen erfordert  

      Für viele Unternehmen erfordert die Einhaltung der Vorschriften in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einen systemischen Wandel. Dies kann eine Umstrukturierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung, die Integration neuer Funktionen, die sich ausschließlich auf die Einhaltung der Vorschriften konzentrieren. 

      Oder sogar eine Änderung der Unternehmenskultur beinhalten, um der Einhaltung der Vorschriften auf allen Ebenen Priorität einzuräumen. Solche systemischen Veränderungen tragen dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften in die Struktur des täglichen Betriebs einzubetten.

      Kosteneinsparungen möglich

      Wenn Unternehmen international expandieren, kann die Konsolidierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen mit weniger, dafür aber leistungsfähigeren Partnern die Abläufe rationalisieren und die Einhaltung der Vorschriften verbessern.  

      Wenn Sie sich für Partner entscheiden, die in der Lage sind, die Gehaltsabrechnung für mehrere Länder und unter Berücksichtigung verschiedener Vorschriften durchzuführen, können Sie Ihre Prozesse straffen, Kosten sparen und die Kommunikationswege klarer gestalten.

      Zukunftssichere Einhaltung der Gehaltsabrechnung  

      Es ist besonders wichtig, die zentrale Rolle zu erkennen, die Künstliche Intelligenz (KI) bei der Einhaltung moderner Lohn- und Gehaltsabrechnungen spielt, vor allem wenn es um die Überwachung der Gesetzgebung und die Umsetzung notwendiger Änderungen geht. Wie unsere Untersuchung zeigt, ist dies derzeit der häufigste Grund für den Einsatz von KI in der Gehaltsabrechnung. 

      Derzeit ermöglicht KI die automatische Aktualisierung von Gehaltsabrechnungssystemen, wenn neue Gesetze in Kraft treten, und gewährleistet so die Einhaltung der Vorschriften ohne manuelle Eingriffe. Zukünftige Anwendungen könnten prädiktive Compliance-Analysen umfassen, die potenzielle Compliance-Verstöße vorhersehen, bevor sie auftreten.

      Skalierbare Einhaltung der Gehaltsabrechnung  

      Für Personalleiter hängt die Skalierbarkeit bei der Einhaltung der Gehaltsabrechnung von drei Schlüsselstrategien ab:

      1. Kontinuierliches Lernen: Fördern Sie die kontinuierliche Weiterbildung in Bezug auf Compliance-bezogene Entwicklungen, insbesondere im internationalen Kontext. 
      2. Technologie nutzen: Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von KI und robusten Gehaltsabrechnungssystemen, um Compliance-Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. 
      3. Starke Partnerschaften: Pflegen Sie Beziehungen zu externen Experten, die Einblicke und Unterstützung bei Compliance-Angelegenheiten in verschiedenen Rechtsordnungen bieten können. 

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          Christoph Mers

          Online Content Manager