Personalgewinnung im öffentlichen Dienst – Maßnahmen für optimiertes Recruiting
Der öffentliche Dienst steht vor einer Reihe von Problemen. Das Arbeitsaufkommen ist groß – ebenso wie der Fachkräftemangel. Derzeit sind mehr als 5 Millionen Menschen in Deutschland im öffentlichen Dienst tätig. Bis zum Jahr 2030 werden Berechnungen des Wirtschaftsprüfers PwC zufolge aber mehr als 1 Million Stellen des öffentlichen Sektors unbesetzt sein. Hauptgrund: der demografische Wandel. Im letzten Jahr gingen rund 2% der aktuell Beschäftigten in den Ruhestand. Bis zum Jahr 2030 sollen weitere 27% hinzukommen. Einzelne Behörden sollen Berechnungen zufolge sogar mehr als 80% ihres derzeitigen Personals verlieren.
Was kann der öffentliche Dienst tun, um diesen Problemen zu begegnen? Ein wichtiger Aspekt ist die Digitalisierung der internen Prozesse. Diese werden mithilfe der elektronischen Akte und einem passenden DMS modernisiert und optimiert werden. Daneben gilt es aber auch die Attraktivität für Berufe im öffentlichen Sektor zu erhöhen, um neue Mitarbeiter*innen anzuwerben. Wie derartige Maßnahmen der Personalgewinnung aussehen können, verraten wir in diesem Blogbeitrag.
Probleme bei der Personalgewinnung im öffentlichen Dienst
Weshalb läuft die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst so stockend? Dies hat verschiedene Gründe. Ein Grund ist sicherlich die bereits erwähnte Konkurrenz mit der privaten Wirtschaft. Andere Gründe sind:
- schlechte Image des öffentlichen Dienstes
Berufe im öffentlichen Sektor stellen sich viele Nachwuchskräfte wie folgt vor: Eintönige Arbeit, veraltete Prozesse, starre Hierarchien. Die Arbeit in der Verwaltung ist nach wie vor zu wenig digital – das wissen auch Arbeitnehmer*innen. Zudem gibt es im Vergleich zur freien Wirtschaft nur wenige Entwicklungsmöglichkeiten. Gehaltserhöhungen sind in ihrer Höhe und Zeitspanne von Anfang an vorgegeben – ohne Rücksicht auf erbrachte Leistungen und Motivation.
Nicht all diese Punkte stimmen. Der öffentliche Dienst arbeitet schon lange daran, Probleme wie die Digitalisierung und die starren Hierarchien zu beheben. Dies muss aber auch nach außen kommuniziert werden. Es ist also ein stärkeres Employer Branding notwendig.
- fehlende Flexibilität
Arbeitnehmer*innen erwarten heute einen gewissen Grad an Flexibilität von ihren Vorgesetzten. Diese ist im öffentlichen Dienst jedoch schwieriger durchzusetzen als in vielen Unternehmen der freien Wirtschaft. Der öffentliche Dienst ist bekannt für lange Wege bei Entscheidungsprozessen und interner Kommunikation. Schließlich müssen oft bereits für kleine Entscheidungen viele Instanzen durchlaufen werden. Es kann daher von Vorteil sein, die eigenen Prozesse etwas aufzulockern, um Flexibilität zuzulassen.
- der herrschende Fachkräftemangel
Dass der öffentliche Dienst am Fachkräftemangel leidet, ist kein Geheimnis, Obwohl es an Personal fehlt, stehen immer mehr Aufgaben an. Dies bedeutet wiederum, dass bestehendes oder neu einsteigendes Personal mit einem höheren Arbeitsaufkommen zu kämpfen hat. Auf viele Arbeitnehmer*innen kann das abschreckend wirken. Sie führten Frustration, Überstunden und Burn-out.
Allerdings fehlt es dem öffentlichen Dienst nicht nur an reinem Personal. Durch die Pensionierung erfahrener und ausgebildeter Fachkräfte ist der Wissensverlust hoch, da vorhandene Expertise aufgrund fehlender Nachwuchskräfte nicht weitergegeben werden kann. Hier verbirgt sich ein langfristiges Problem.
Lösungswege für die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst
Um das Recruiting im öffentlichen Sektor zu verbessern, müssen Arbeitgeber*innen schnellstmöglich Maßnahmen ergreifen. Einige dieser Maßnahmen werden bereits umgesetzt. Allerdings können sie an vielen Stellen noch deutlich ausgeweitet und um weitere Maßnahmen ergänzt werden.
- Suche nach Nachwuchskräften ausweiten
Viele öffentliche Arbeitgeber*innen weiten ihre Suche nach neuen Arbeitskräften inzwischen deutlich aus. Der Quereinstieg in den öffentlichen Dienst war bisher nicht leicht. Das kann sich ändern. Erleichterte Voraussetzungen und zusätzliche Anreize können mehr Quereinsteiger*innen in den öffentlichen Sektor locken. Beispielsweise lohnt es sich Voraussetzungen wie ein Studium zu überdenken, wenn der Bewerber oder die Bewerberin stattdessen Berufserfahrung oder Weiterbildungen mitbringt. Hard Skills aus einer anderen Branche können vielleicht auch für Berufe im öffentlichen Dienst nützlich werden, von Soft Skills ganz zu schweigen.
Zudem sollte nicht nur auf bereits fertig ausgebildete Arbeitnehmer*innen geschaut werden – am besten schon mit Berufserfahrung. Arbeitgeber*innen im öffentlichen Dienst kooperieren heute verstärkt mit Hochschulen und anderen Ausbildungsstätten oder sprechen potenzielle Arbeitnehmer*innen bereits direkt nach dem Schulabschluss an. So lernen junge Menschen den öffentlichen Dienst schon früh als einen möglichen zukünftigen Arbeitgeber kennen.
Ein weiterer Punkt ist die verstärkte Anwerbung und Schulung von Menschen mit Migrationshintergrund. Diese Gruppe an Bewerber*innen ist groß und bisher noch kaum in den öffentlichen Sektor einbezogen. Um Menschen mit Migrationshintergrund den Einstieg in den öffentlichen Dienst zu erleichtern können ausländische Abschlüsse beispielsweise von den Arbeitgeber*innen selbstständig anerkannt werden. Auch Deutschkurse, die speziell auf die Arbeit im öffentlichen Dienst ausgerichtet sind, stellen eine Option dar.
Schließlich sollte das Konzept von Initiativbewerbungen ausgeweitet werden. In der Privatwirtschaft sind sie längst alltäglich. Der öffentliche Dienst stellt aber nach wie vor nur auf eine ausgeschriebene Stelle ein. Indem zu Initiativbewerbungen angeregt wird, lassen sich aber bereits wichtige Talente sichten, bevor es überhaupt zu einer unbesetzten Stelle kommt.
- erfahrene Arbeitskräfte halten
Das Alter für den Ruhestand nach hinten zu rücken hat oft einen fahlen Beigeschmack. Doch erfahrene Arbeitskräfte sind besonders in Zeiten des Fachkräftemangels unverzichtbar. Durch sie findet der Wissenstransfer statt und jahrelange Erfahrung wird an jüngere Arbeitskräfte weitergegeben. Daher ist es lohnend, Mitarbeiter*innen auch über den Ruhestand hinaus in den Arbeitsalltag einzubinden. Dafür müssen Anreize geschaffen und neue Strukturen erarbeitet werden.
Beispiele dafür sind Lebensphasenmodelle. In einer späteren Lebensphase müssen Arbeitskräfte nicht unbedingt in einen zunehmend stressigen Alltag eingebunden werden. Stattdessen konzentrieren sie sich auf ihre größten Stärken und übernehmen etwa die Betreuung von größeren Projekten oder stehen als Mentor*innen für jüngeres Personal bereit. Dieser kreative Einbezug, bietet schließlich sowohl jüngeren als auch älteren Mitarbeiter*innen einen Mehrwert.
- bestehendes Personal binden
Leider sind die Zahlen der Arbeitskräfte, die aus dem öffentlichen Dienst aussteigen, nach wie vor recht hoch. Umfragen ergaben bei rund 80% der befragten Mitarbeiter*innen im öffentlichen Dienst eine grundlegende Wechselbereitschaft. Davon erwogen 30% einen Wechsel in die Privatwirtschaft. Es ist also von größter Bedeutung, vorhandene Arbeitskräfte zu binden. Motivation an der Arbeit sollte gestärkt werden ebenso wie die Anerkennung für getane Arbeit. Verwaltungsleiter*innen sollten ihren Mitarbeiter*innen mehr Verantwortung zutrauen und mehr auf ihre Wünsche und Ideen eingehen – das zahlt sich aus.
Auch die Digitalisierung kann viel zur Bindung von Arbeitskräften beitragen. Digitale Systeme wie das DMS können Mitarbeitenden lästige Aufgaben wie die Aktensuche oder Einordnung von Dokumenten abnehmen. So können sie sich auf spannendere und kreativere Aufgaben konzentrieren, was die Freude an der Arbeit wachsen lässt.
- Work-Life-Balance ermöglichen
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist heute beinahe Grundvoraussetzung für die Anwerbung und Bindung von Arbeitskräften. Arbeitnehmer*innen wollen ihr Privatleben nicht zugunsten der Berufslaufbahn aufgeben und umgekehrt. Besonders jüngere Generationen sehen daher eine gute Work-Life-Balance als unverzichtbar an.
Der öffentliche Dienst hat zwar den Vorteil von geregelten Arbeitszeiten, kann aber noch mehr tun, um die Work-Life-Balance von Mitarbeitenden zu fördern. Besonders Angebote für weibliche Arbeitskräfte sind verbesserungswürdig. Frauen leisten nach wie vor den Großteil der Pflegearbeit für Kinder und ältere Angehörige. Die Möglichkeit zur Kinderbetreuung, flexible Arbeitszeiten und dezentrales Arbeiten würde ihnen die frühere Rückkehr in die Arbeitswelt parallel zu den Pflegeaufgaben ermöglichen.
Bestehende Arbeitsmodelle wie Teilzeit oder eine 4-Tage-Woche können ausgebaut werden. Arbeitszeitenmodelle, Beurlaubungen über die gesetzlichen Urlaubstage hinaus und Weiterbildungen während der Elternzeit oder Schwangerschaft schaffen hier die notwendige Flexibilität. Außerdem werden so Brüche in der Karrierelaufbahn vermieden und die Arbeitskräfte bleiben auf dem aktuellen Stand in ihrer Branche.
- Flexibles Arbeiten stärken
Flexibilität ist nicht nur für Frauen und jüngere Arbeitskräfte von großer Bedeutung. Alle Arbeitnehmer*innen profitieren von einer angepassten Arbeitsweise, die ihnen mehr Zeit für Familie, Freunde, Hobbies und weitere Interessen einräumt.
Das wirkt sich auch auf die Motivation und Produktivität bei ihrer Arbeit aus. Familiengerechte Arbeitszeiten sind im öffentlichen Dienst relativ leicht umzusetzen. Mit der zunehmenden Digitalisierung werden auch Arbeitsmodelle wie Telearbeit, Homeoffice und Remote Work möglich. Weitere flexible Arbeitszeitmodelle sowie ihre Unterschiede stellen wir in diesem Blogbeitrag vor.
- Möglichkeiten zur Weiterbildung geben
Mitarbeiter*innen wünschen sich ein aktives Berufsleben. Arbeitskräfte im öffentlichen Dienst profitieren von festen Gehaltserhöhungen, die ihnen transparent vermittelt werden. Allerdings haben sie darüber hinaus kaum Aufstiegsmöglichkeiten. Das kann auf Dauer frustrieren und die Motivation bei der Arbeit beeinträchtigen. Eine Möglichkeit ist daher, weitere Aufstiegschancen bereitzustellen.
Alternativ dazu bieten sich Weiterbildungen an. Heutzutage ändern sich Rahmenbedingungen und Prozesse rasant. Mitarbeiter*innen müssen anpassbar bleiben und neue Technologien, Arbeitsweisen und Kompetenzen kennenlernen. Nicht zuletzt können die Selbstlernkompetenzen ausgebaut werden. Dies erfolgt über entsprechende Kurse, Seminare, Fortbildungen oder allein schon mit entsprechendem Material, das Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird. Von der Lernkurve profitieren Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen gleichermaßen!
- Praktika bewerben
Ein Punkt, der oft übersehen wird, sind Praktika. Sie existieren bereits im öffentlichen Dienst, gehen im Vergleich zu der freien Wirtschaft aber oft unter. Öffentliche Dienststellen können daher ihre Präsenz an Schulen und Universitäten erhöhen und Praktika aktiv bewerben. Immerhin bieten sie die wertvolle Möglichkeit des Erstkontakts für beide Seiten. Auch Quereinsteiger können während eines Praktikums neue Berufsmöglichkeiten kennenlernen.
- Stellenausschreibungen optimieren
Eine große Baustelle im öffentlichen Dienst sind die Stellenausschreibungen. Denn selbst wenn Prozesse optimiert, Flexibilität eingeräumt und Weiterbildungsmöglichkeiten gegeben ist müssen diese Punkte auch richtig nach außen kommuniziert werden. Das erfordert Mühe und das richtige Feingefühl.
Stellenausschreibungen sind im öffentlichen Dienst oft geprägt von langen Texten, kleiner Schrift und zahlreichen Zugangsvoraussetzungen. Besser sind kurze, treffende Formulierungen, direkte Ansprachen, ein modernes Design und Akzente in anderen Schriften oder Farben. Wichtiges Detail: die mobile Ansicht von Stellenausschreibungen. Gerade junge Generationen bewerben sich von mobilen Endgeräten aus und brechen den Bewerbungsvorgang eventuell ab, wenn die Ansicht der Seite unstimmig ist.
Die zahlreichen Anforderungen in einer Stellenausschreibung sollten reduziert werden. In Bewerbungsgesprächen werden oft sowieso noch weitere Fähigkeiten besprochen, die in den Unterlagen möglicherweise fehlen. Es ist lohnend im Voraus eine Persona von möglichen Bewerber*innen auf die offene Stelle zu definieren. Welchen Hintergrund haben sie? Welche Ziele und Wünsche? Wie wollen sie angesprochen werden? Mit dem Beantworten diese Fragen wird die gewünschte Zielgruppe direkt angesprochen.
Generische Benefits wie Obstkörbe und Getränke im Büro oder ein Fitnesspass sind Arbeitnehmer*innen längst bekannt. Eine ehrliche Kommunikation der Vorteile im öffentlichen Dienst ist daher passender. Arbeitskräfte im öffentlichen Dienst profitieren beispielsweise von transparenten Gehaltsvorstellungen, einem krisensicheren Arbeitsplatz und häufig einer zusätzlichen Altersvorsorge.
Zuletzt ist es lohnend, über das richtige Medium für die Stellenausschreibungen nachzudenken. Die bewährten Stellenportale des öffentlichen Dienstes sind zwar ein guter Anfang, aber längst nicht der beste Weg, um Nachwuchskräfte anzuwerben. Stellenausschreibungen sollten über die Portale hinausgehen. Plakate, Werbeclips und soziale Medien sind Orte, in denen die Privatwirtschaft schon lange Stellenanzeigen platziert. Dies bezeichnet man als sogenanntes Recruiting 4.0 .
Die Präsenz des öffentlichen Dienstes in den sozialen Medien lässt grundsätzlich zu wünschen übrig. Soziale Medien wie Instagram und Tiktok sind schnelllebig, weswegen der öffentliche Dienst mit seinen langen Entscheidungsprozessen oft nicht mithalten kann. Ansätze der Bundeswehr und Polizei haben aber bereits Erfolge gezeigt. Der Ansatz des Recruitings über Social Media ist daher von sehr großem Wert für den gesamten öffentlichen Dienst. Dieses kann an der Stelle auch mit dem passenden Employer Branding kombiniert werden.
- Auf externe Dienstleister setzen
Das Recruiting im öffentlichen Dienst ist nicht leicht. Trotz aller hier vorgeschlagenen Maßnahmen kann es herausfordernd sein, an die benötigten Arbeitskräfte zu kommen. In diesem Kontext stellt die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern zur Rekrutierung eine wertvolle Strategie dar.
Externe Dienstleister bringen oft eine tiefe Marktkenntnis und ein breites Netzwerk an potenziellen Kandidat*innen mit, die für den öffentlichen Dienst sonst schwer zu erreichen wären. Sie sind zudem auf die neuesten Trends im Recruiting und auf innovative Sourcing-Techniken spezialisiert, die den Zugang zu Talenten in Nischenbereichen oder spezialisierten Fachrichtungen erheblich erleichtern können.
Die Flexibilität und Skalierbarkeit, die externe Partner bieten, ermöglichen es zudem, Personalengpässe effizient und zeitnah zu überbrücken, ohne langfristige Ressourcen zu binden
Die Herausforderungen in der Personalgewinnung des öffentlichen Dienstes sind vielschichtig und erfordern ein umfassendes Umdenken sowie gezielte Maßnahmen. Fachkräftemangel und die Nachholbedarfe in der Digitalisierung stellen signifikante Hürden dar, die jedoch mit strategischem Engagement und innovativen Lösungsansätzen überwunden werden können.
Durch die Förderung einer attraktiven Arbeitgebermarke, die Implementierung flexibler Arbeitsmodelle und die verstärkte Investition in die digitale Infrastruktur kann der öffentliche Dienst seine Position im Wettbewerb um Talente stärken. Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für die Rekrutierung oft lohnend.
Christoph Mers
Online Content Manager
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