5 Gründe, warum Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung einem Dienstleister anvertrauen sollten

6 Februar 2019 - Das Lesen dieses Beitrages dauert 10 Minuten

Payroll

Früher mussten sich Lohnbuchhalter nur darum kümmern, dass alle Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden – die Welt der Payroll war vergleichsweise einfach. Heutzutage hat sich vor dem Hintergrund der Globalisierung und einer wachsenden Flut an gesetzlichen Vorgaben vieles entwickelt, die Entgeltabrechnung ist wesentlich komplexer geworden. Für die Unternehmen stellt dies eine zunehmende Herausforderung dar.

Im Durchschnitt sind bereits heute 51% der einschlägigen Funktionen an externe Dienstleister ausgelagert und im Zeitalter der Digitalisierung suchen die Betriebe nun nach Payroll-Lösungen, welche sich in Cloud- und HR-Plattform-basierte Prozesse integrieren und diese unterstützen [Nelson Hall report].

Das moderne Unternehmen möchte HCM, Lohnabrechnung, Mitarbeiteranalyse und Prognose kombinieren, um in einer Zeit knapper Fachkräfte die Mitarbeiter zu entwickeln, zu binden und letztlich auch effizient zu verwalten. Diese Prozesse sparen Kosten und schaffen Transparenz - und werden von einem einzigen Lohnbuchhalter betreut.

Warum also sollten Sie Ihre Lohnabrechnung an einen externen Anbieter auslagern? Es gibt dafür insbesondere fünf gewichtige Gründe:

1. Verbesserung von Risiko und Compliance

Konsistenz und Konformität können eine Herausforderung sein. Fehler in der Entgeltabrechnung kosten FTSE-100-Unternehmen einem britischen PWC-Bericht zufolge durchschnittlich zwischen 10 und 30 Millionen Pfund pro Jahr. Offensichtlich kann es für ein Unternehmen extrem teuer werden, wenn es in Sachen Payroll auf den falschen Anbieter setzt – möglicherweise auch mit Blick auf verlockend günstige Angebote.

Jedes Unternehmen sollte die üblichen Problemstellungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung kennen, denn nur so können diese konsequent vermieden werden. Das Management von Risiko und Compliance ist gerade für multinationale Unternehmen mit permanenten Problemen im Rahmen der Payroll eine wichtige Komponente. An dieser Stelle können die richtigen Investitionen in umfassende Outsourcing-Dienstleistungen die eigenen Mitarbeiter und Führungskräfte stark entlasten und ihnen Freiraum für wichtige Tätigkeiten verschaffen.

2. „Multinationale“ Lieferfähigkeit und globale Mobilität

Wie im Blog von Monika Garg in „Personnel Today“ erwähnt, müssen Unternehmen auf der ganzen Welt die richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Bezahlung an den richtigen Standorten beschäftigen, um wirtschaftlich effizient zu sein. Compliance ist ein wichtiger Treiber in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, insbesondere für Firmen mit einer geringen Anzahl von Arbeitnehmern jenseits der wichtigsten Standorte.

Die Verwaltung globaler Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter im Ausland und die korrekte Bearbeitung grenzüberschreitender Angelegenheiten müssen koordiniert erfolgen, um alle administrativen Dinge im Heimat- und Gastland fehlerfrei und zeitgerecht zu erledigen. Zudem benötigen auch diese „mobilen Mitarbeiter“ eine Möglichkeit, Ihre Lohnabrechnung inklusiver aller Berichte aus der Ferne einzusehen.

3. Bereitstellung zusätzlicher HR-Dienstleistungen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung spielt gerade bei einer über den gesamten Globus verteilten Belegschaft eine besondere Rolle bei der Optimierung wichtiger HR-Prozesse: Personalverwaltungsfunktionen, Servicebereitstellung, Talentmanagement-Anwendungen, Workforce-Management und HCM-Anwendungen müssen in Verbindung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und einem breiteren integrierten Angebot stehen, um Unternehmen wertvolle Informationen über die Belegschaft zu liefern.

Ein Gartner-Bericht prognostiziert, dass 25% der global tätigen mittelständischen und großen Unternehmen bis 2020 in eine Cloud-basierte HCM-Suite für HR-Administration und Talentmanagement investiert haben werden. Auch diese Untersuchung zeigt auf, dass die Lohnabrechnungen einem Anbieter übertragen werden sollten, der mehr kann als nur die bloße Abrechnung.

4. Kosten reduzieren durch Outsourcing

Unter dem Strich spart die Auslagerung der Lohnabrechnung in erheblichem Umfang Geld. Vergleichsrechnungen zeigen auf, dass das Payroll-Outsourcing nur in der Einführungsphase teurer ist, nach Etablierung der Prozesse und des Zusammenspiels allerdings deutlich günstiger wird als eine Inhouse-Lösung. Dies hat unter anderem mit einer geringeren Fehlerquote zu tun sowie mit der starken Entlastung eigener Mitarbeiter.

Viele Unternehmen kämpfen Tag für Tag mit den Prozessen im Rahmen der Entgeltabrechnung und mühen sich aufwendig um Transparenz und die richtige Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Auslagerung an einen kompetenten Dienstleister befreit von all diesen intensiven Mühen und liefert zudem bessere Ergebnisse.

5. Die "Globalisierung" annehmen

Mit Blick auf die Payroll ist es wichtig, global zu denken und lokal zu handeln. Die meisten international tätigen Unternehmen kämpfen permanent damit, dass HR- und Lohnsysteme nicht kompatibel sind, da jedes Land sein eigenes System und eigene Regeln hat. Dies könnte kostspielig und schwierig in der Verwaltung und Wartung sein. Wenn Unternehmen keine integrierte Lösung haben, sind sie mit unterschiedlichen Währungen, Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen sowie unterschiedlichen Rechtsordnungen und Vorschriften konfrontiert.

Wird der Aufwand für all dies inklusive der permanenten gesetzlichen Veränderungen in den einzelnen Ländern zu groß, so ist ein erfahrener globaler Payroll-Anbieter die beste Antwort. 

Derartige „Outsourcer“ sind absolute Profis und widmen sich jeden Tag der Abwicklung von Global Payroll – natürlich unterstützt von innovativen Techniken und Technologien. Darüber hinaus verschafft das Auslagern an einen Anbieter den nötigen Freiraum für HR, um sich strategischen Aufgaben zu widmen – und dem wichtigsten Kapital: den Mitarbeitern.

Die Wahl eines Outsourcing-Anbieters bietet viele Vorteile: ein Anbieter, ein Vertrag, ein Ansprechpartner, ein Gehaltsabrechnungssystem für alle Länder und Regionen. Das schafft Transparenz, vermeidet doppelte Arbeiten und viele Fehler – und spart Geld.

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