Tipps & Tricks für eine erfolgreiche SAP-SuccessFactors-Implementierung

Es ist entscheidend, die Implementierung von Beginn an richtig aufzusetzen. Die ersten Probleme, die häufig auftreten, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, betreffen Budget und Zeitplan. Eine Budgetüberschreitung kann mehrere Auswirkungen haben: Erstens reicht das Budget möglicherweise nicht mehr aus, um den geplanten Umfang abzudecken, sodass dieser reduziert werden muss. Zweitens kann eine Verringerung des Umfangs dazu führen, dass das Projekt seine Mission und Ziele nicht erreicht. Drittens verringert eine Budgetüberschreitung den ROI des Projekts.

Projekte, die sich unnötig in die Länge ziehen, können zudem das Projektteam belasten. Stress und Projektmüdigkeit können einsetzen und in manchen Fällen führen sie dazu, dass Teammitglieder sowohl auf Kundenseite als auch auf Partnerseite das Unternehmen verlassen, um dem Projekt zu entgehen.

Fehlt es an starkem Projektmanagement (oder an Programmmanagement bei größeren Vorhaben), sei es auf Kundenseite oder auf Seiten des Implementierungspartners, entstehen häufig Herausforderungen bei der Steuerung und Fertigstellung des Projekts. Unerledigte Deliverables oder Scope Creep sind nur zwei Beispiele dafür, wie Budget und Zeitplan außer Kontrolle geraten können. Bei vielen beweglichen Teilen und zahlreichen Beteiligten ist es wichtig, jemanden zu haben, der diese Aspekte auf beiden Seiten effektiv steuert.

Ein weiteres Problem entsteht, wenn ein Projekt nicht anhand klarer Leitprinzipien oder Best Practices geführt wird. Leitprinzipien sind der Rahmen, der strategische Vorgaben für Handlungen und Verhalten im Projekt definiert. Sie stellen sicher, dass Entscheidungen im Einklang mit den Gesamtzielen des Projekts getroffen werden. Beispielsweise kann ein Leitprinzip vorgeben, dass Entscheidungen auf die Optimierung von Prozessen ausgerichtet sein sollen.

Hier einige wichtige Punkte für eine erfolgreiche SAP SuccessFactors Implementierung.

1. Klare Geschäftsziele definieren

Es ist wichtig, die Geschäftsziele festzulegen, um dem Projekt eine klare Richtung zu geben. Diese Ziele sollten auf den Bedürfnissen der Organisation basieren und definieren, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Sie fließen später in das Project Charter ein und beeinflussen die Definition der Erfolgskriterien.

Geschäftsziele unterscheiden sich je nach Unternehmen, können aber z. B. sein: Verbesserung der Employee Experience, höhere Mitarbeiterbindung oder Reduzierung von Fehlern in der Lohnabrechnung.

2. Starkes Governance Modell und Projektmanagement

Wie bereits erwähnt, ist starkes Projektmanagement entscheidend für ein erfolgreiches Projekt. Darüber hinaus sorgt ein solides Governance Modell für die notwendige Aufsicht durch wichtige Stakeholder, die nicht unbedingt im Tagesgeschäft des Projekts involviert sind. Eine gute Governance-Struktur umfasst:

• Projektmanagement
• Stakeholder
• Definition der Governance Elemente, z. B. Lenkungsausschuss und Eskalationspfade

Selbstverständlich erleichtert ein dediziertes Projektteam mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten die Durchführung des Projekts und stellt sicher, dass Deliverables durch die richtigen Personen erbracht werden.

3. Erfolgskriterien definieren

Um ein Projekt erfolgreich zu steuern, muss klar definiert werden, was „Erfolg“ bedeutet. Dies erfolgt über Erfolgskriterien.

• Wie sieht ein erfolgreiches Projekt für Ihre Organisation aus?
• Welche messbaren KPIs lassen sich zur Erfolgsmessung heranziehen?
• Während Kostenkontrolle ein messbarer Faktor ist, zeigen Kriterien wie Adoption, Effizienz oder ROI oft deutlich besser, ob ein Projekt seine Ziele tatsächlich erreicht hat.

Und denken Sie daran: Go-live ist kein Erfolgsindikator!

4. Best Practices für die Konfiguration nutzen

SAP stellt Best Practices für jede SuccessFactors Lösung bereit. Diese enthalten Standardprozesse, Konfigurationen und weitere Inhalte, die als Basis dienen und Ihnen einen schnelleren Projektstart ermöglichen. So müssen Sie nicht bei null anfangen oder zukünftige Prozesse ohne Systemkontext entwerfen.

Generell empfiehlt es sich, standardisierte Prozesse zu übernehmen und Best Practices so weit wie möglich zu nutzen, ohne übermäßige Anpassungen vorzunehmen. Das erleichtert die Prozessoptimierung und die Systemausrichtung. Zu viele Anpassungen sollten vermieden werden – auch wenn einige Anpassungen für besondere Anforderungen notwendig sind. Aber bedenken Sie: Sie sind möglicherweise weniger „einzigartig“, als Sie glauben!

Für Prozessdesign und  modellierung können Tools wie SAP Signavio unterstützen.

5. Fokus auf Datenqualität und Migration

Die Datenmigration ist ein wesentlicher Bestandteil von Core HR  und Payroll Implementierungen. Sie wird komplexer, wenn historische Daten wie Payroll Ergebnisse oder Zeiterfassungshistorien migriert werden sollen.

Eine klar definierte Datenmigrationsstrategie und ein detaillierter Migrationsplan sind entscheidend, um Verzögerungen oder Störungen zu vermeiden. Die Strategie sollte festlegen, welche Daten migriert werden, wie viele historische Daten übernommen werden und aus welchen Systemen. Der Migrationsplan umfasst:

• Datenbereinigung
• Datentransformation
• Migration
• Validierung
• Testläufe
• Die Bedeutung sauberer Daten kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ihre Geschäftsprozesse – insbesondere kritische Prozesse wie die Lohnabrechnung – sind auf verlässliche und genaue Daten angewiesen. Mitarbeiterorientierte KI Funktionen, die auf Ihren Daten basieren, können keine korrekten Ergebnisse liefern, wenn die Daten, auf denen sie trainiert sind oder die sie auslesen, fehlerhaft sind.
  Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich in Ihrem aktuellen System fehlerhafte oder unvollständige Daten befinden, die bereinigt werden müssen. Das tatsächliche Ausmaß dieser Datenprobleme wird häufig erst dann erkannt, wenn es bereits zu spät ist.
  Es wird daher empfohlen, bereits vor Beginn des Implementierungsprojekts mit der Analyse und Bereinigung der Daten zu starten. In manchen Fällen ist es ein guter erster Schritt, zunächst nur jene Daten zu identifizieren, die später korrigiert werden müssen – so können Sie frühzeitig den Aufwand für die Datenbereinigung einschätzen.

6. Vorbereitung auf Integrationen

Ein weiterer großer und potenziell komplexer Bereich einer Implementierung sind die Integrationen. Ohne die richtige Vorbereitung kann dieser Workstream ein Projekt aus dem Gleichgewicht bringen – selbst dann, wenn alle anderen Bereiche im Zeit- und Budgetrahmen liegen.

Schon bevor ein Projekt offiziell startet, wird empfohlen, ein Integrationsinventar zu erstellen (falls keines existiert) oder das vorhandene Inventar zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es vollständig und aktuell ist.

Ebenfalls wichtig ist es, alle Drittanbieter, mit denen Ihr neues System integriert wird, bereits im Vorfeld zu informieren und ihre Unterstützung während des Projekts einzuplanen. Viele Drittanbieter benötigen eine lange Vorlaufzeit, um Ressourcen für ein Integrationsprojekt bereitzustellen. Für neue Integrationen müssen diese Anbieter außerdem ihre Integrationsspezifikationen bereitstellen, damit Sie und Ihr Implementierungspartner diese im Projekt nutzen können.

Wenn Sie planen, Daten mit Infoporter von SAP ERP HCM nach SAP SuccessFactors Employee Central zu migrieren, ist es wichtig zu prüfen, ob Ihr SAP ERP HCM System die Mindestanforderungen für das Add on SFSF EC INTEGRATION (PA_SE_IN) erfüllt (offiziell: SAP SuccessFactors Employee Central Integration to SAP Business Suite). Dies sollte so früh wie möglich erfolgen, falls Systemkomponenten aktualisiert werden müssen – da Upgrades Zeit und nachgelagerte Regressionstests erfordern.

Falls das Add on nicht genutzt werden kann, muss ein alternativer Migrationsansatz geplant werden. Dieser ist aufwendiger und zeitintensiver als die Nutzung des Add ons, daher ist es wichtig, hierfür ausreichend Vorbereitungszeit und Budget einzuplanen.

7. Change-Management und Nutzerakzeptanz

Change-Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Softwareimplementierung. Menschen stehen Veränderungen natürlicherweise skeptisch gegenüber – daher spielt Change-Management eine zentrale Rolle im Projekterfolg.

Change-Management umfasst eine Vielzahl von Aktivitäten, Deliverables und Disziplinen, darunter unter anderem:

• Stakeholder Engagement Pläne
• Kommunikationspläne
• Trainings- und Enablement Massnahmen
• User Acceptance Testing (UAT) Zyklen
• und vieles mehr

Es wird empfohlen, einen umfassenden Change Management Plan zu entwickeln, der all diese Aspekte abdeckt. Insbesondere Kommunikations  und Trainingspläne sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung.

Tools wie SAP WalkMe können zusätzlich helfen, die Akzeptanz und Nutzung der neuen Prozesse und Systeme zu erhöhen.

UAT sollte nicht nur als Testphase betrachtet werden, sondern als starkes Change Instrument: Es hilft Nutzer*innen, das neue System zu verstehen und bereits vor dem Go Live-Begeisterung dafür zu entwickeln.

8. Umfassende Tests durchführen

Tests sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projekts. Ein vollständig funktionsfähiges und fehlerfreies System ist wichtig, damit Sie sich auf die vorgesehenen Prozesse verlassen können – und um Probleme für Mitarbeitende und Nutzer*innen zu vermeiden.

Wenn Personen Schwierigkeiten haben, Prozesse abzuschließen, oder wenn ein Prozess scheitert – z. B. die Lohnabrechnung –, kann dies zu erheblicher Frustration führen, nicht nur gegenüber der Lösung, sondern gegenüber dem gesamten Unternehmen. In schweren Fällen kann dies sogar zu Mitarbeiterfluktuation führen.

Ein Testplan sollte Folgendes enthalten:

• alle relevanten Testarten (z. B. Unit Tests, End-to-End-Tests, Integrationstests, UAT usw.)
• die beteiligten Nutzergruppen
• die Kriterien zur Abnahme jeder Testphase
• die Testfälle und Szenarien

Es sollten mehrere Testphasen eingeplant werden, und regionale Compliance-Anforderungen sollten unbedingt berücksichtigt werden.

Für Payroll sollten mindestens zwei Zyklen der Parallelabrechnung durchgeführt werden, in manchen Fällen werden sogar drei Zyklen empfohlen.

9. Unterstützung nach dem Go Live und kontinuierliche Verbesserung sicherstellen

Das Go Live ist nicht das Ende, sondern erst der Anfang der HR Transformationsreise. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu planen, was nach der Inbetriebnahme Ihres neuen Systems geschieht.

Post Go Live geht es nicht nur darum, das neue System zu unterstützen, sondern auch um kontinuierliche Optimierung und das Management der halbjährlichen SAP SuccessFactors Releases.

Wenn Ihre Organisation neu im Umgang mit Cloud Software ist, kann das Release Modell von SAP SuccessFactors – mit zwei neuen Versionen pro Jahr – ungewohnt sein. Umso wichtiger ist es, sich rechtzeitig auf diese Veränderung vorzubereiten.

Eine erfolgreiche SAP SuccessFactors Implementierung ist weit mehr als ein technisches Projekt – sie hängt von den Menschen und Prozessen ab, die sie tragen. Durch sorgfältige Planung, klare Kommunikation und kontinuierliche Schulung können Unternehmen einen reibungslosen Übergang sicherstellen und ihren ROI maximieren.

Die HR Transformation ist ein fortlaufender Prozess. Mit den richtigen Strategien erreichen Sie langfristigen Erfolg und bleiben in einer sich stetig wandelnden Unternehmenslandschaft flexibel. Nutzen Sie die Chancen des Wandels – und geben Sie Ihrer Belegschaft die Werkzeuge, um neue Höhen zu erreichen.