Wie kann HR die Entgelttransparenz mit der Privatsphäre der Mitarbeitenden in Einklang bringen?

Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz soll Lohnsysteme fairer und transparenter machen, was jedoch nicht bedeutet, dass alles offengelegt werden muss. Es geht nicht darum, individuelle Gehälter zu veröffentlichen.

Personalabteilungen müssen ein Gleichgewicht zwischen Offenheit und Schutz finden und aggregierte und anonymisierte Daten verwenden, um Fairness zu gewährleisten, ohne die Privatsphäre der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Was muss gemäß der Richtlinie offengelegt werden?

• Gehaltsspannen für offene Stellen
• Objektive, geschlechtsneutrale Kriterien für die Vergütung und den beruflichen Aufstieg
• Durchschnittliche Vergütungsniveaus (nach Geschlecht) für Mitarbeiter in gleichen oder gleichwertigen Positionen

Was nicht erforderlich ist:

• Offenlegung individueller Gehälter
• Informationen, die bestimmte Mitarbeiter in kleinen Gruppen identifizieren könnten

Wie man Privatsphäre schützt und gleichzeitig transparent ist:

1. Aggregierte Daten

• Geben Sie Durchschnittswerte weiter, keine individuellen Gehälter
• Verwenden Sie Mindestgruppengrößen (z. B. 3-5 Personen), bevor Sie Daten offenlegen
• Unterdrücken oder maskieren Sie Zahlen, falls erforderlich

2. Verwenden Sie intelligente Berichtstechniken

• Berichten Sie nach Quartilen, anstatt Gehälter zu nennen
• Wenden Sie gleitende Durchschnittswerte für kleine Gruppen an, um Schwankungen zu reduzieren
• Vermeiden Sie Daten, die rückentwickelt werden könnten

3. Halten Sie die DSGVO ein

• Wenden Sie Grundsätze wie Datenminimierung und Zweckbindung an
• Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten auf autorisierte Mitarbeiter
• Verlassen Sie sich nicht auf die „Zustimmung” der Mitarbeiter zur Weitergabe von Lohndaten. Rechtlich gesehen ist diese im Arbeitskontext selten gültig, da die Zustimmung aufgrund des Machtungleichgewichts in Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen nicht als freiwillig gegeben angesehen wird. Sich darauf zu verlassen, birgt das Risiko von Inkonsistenzen und rechtlichen Herausforderungen.

4. Schaffen Sie intern Verständnis

• Erklären Sie, warum bestimmte Daten zurückgehalten werden
• Arbeiten Sie mit Arbeitnehmervertretern oder Betriebsräten zusammen, um Leitplanken festzulegen
• Versichern Sie den Mitarbeitern, dass es bei Transparenz um Fairness geht, nicht um Offenlegung

Siehe auch: Was ist die Mindeststichprobengröße für die Berichterstattung über  Lohnunterschiede und was, wenn wir sie nicht erreichen?

Transparenz und Datenschutz sind keine Gegensätze – sie müssen Hand in Hand gehen. Mit einer sorgfältigen Berichterstattung können Sie aussagekräftige Erkenntnisse weitergeben, personenbezogene Daten schützen und das Vertrauen Ihrer Belegschaft aufrechterhalten.

Wenn sie gut umgesetzt wird, stärkt die Lohntransparenz das Vertrauen. Die Mitarbeiter sehen, dass Fairness gemessen und umgesetzt wird – ohne befürchten zu müssen, dass ihre persönlichen Daten offengelegt werden.

Auf diese Weise verwandeln Personalverantwortliche Transparenz von einer Compliance-Belastung in einen Glaubwürdigkeitsgewinn.