Was ist die Mindeststichprobengröße für die Berichterstattung zum Gender Pay Gap – und was, wenn wir sie nicht erreichen?

Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz legt keine feste Mindestgröße für Gruppen bei der Gehaltsberichterstattung fest.

Das Grundprinzip ist jedoch klar: Es sollen keine Daten veröffentlicht werden, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.

Wenn eine Gruppe zu klein ist, sollte sie mit anderen zusammengefasst oder durch Datenschutzmaßnahmen geschützt werden.

Es gibt keine einheitliche EU-weite Regel zur Mindestgröße. Stattdessen wird von Arbeitgebern erwartet, dass sie umsichtig handeln und sich an die allgemeinen Datenschutzprinzipien (z. B. DSGVO) halten.

Gängige Empfehlungen:

• Keine Veröffentlichung von Daten für Gruppen mit weniger als 3–5 Personen
• Kleine Gruppen in größere Tätigkeitsbereiche oder Kategorien integrieren
• Anonymisierungstechniken anwenden (z. B. Zahlen maskieren)

Wenn Mitarbeitende Gehaltsvergleiche anfragen

Auch wenn eine formale Berichterstattung für kleine Gruppen nicht möglich ist, können Mitarbeitende dennoch Durchschnittswerte erfragen. In solchen Fällen sollten Arbeitgeber:

• Aggregierte Durchschnittswerte mitteilen – niemals Einzelgehälter
• Transparent erklären, warum bestimmte Daten nicht veröffentlicht werden
• Darlegen, wie Gehälter in Bezug zu bestehenden Gehaltsbändern stehen

Weitere Aspekte

• Kleine Stichproben können Ergebnisse verzerren – Lücken wirken größer oder kleiner als sie tatsächlich sind
• Gleitende Durchschnitte oder mehrjährige Vergleiche können Schwankungen ausgleichen
• Zustimmung von Mitarbeitenden zur Veröffentlichung individueller Gehaltsdaten ist nicht zulässig – laut EU-Recht gilt diese in Arbeitsverhältnissen als nicht wirksam

Um mit kleinen Gruppen verantwortungsvoll umzugehen, sollten Unternehmen:

• Klare Mindestgrenzen für die Berichterstattung definieren
• Aggregations- und Anonymisierungstechniken in ihre Reporting-Systeme integrieren
• Führungskräfte darauf vorbereiten, verständlich zu erklären, warum bestimmte Informationen nicht geteilt werden – ohne das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gefährden

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• Datenschutz und Transparenz in Einklang zu bringen, ist eine sensible Aufgabe.
  Ein sorgfältiger Umgang mit kleinen Gruppen sorgt für glaubwürdige und regelkonforme Berichterstattung, ohne einzelne Gehaltsdaten offenzulegen.
• Richtig umgesetzt, zeigt dies den Mitarbeitenden: Entgelttransparenz dient der Fairness – nicht der Bloßstellung.