5 Chancen zur Digitalisierung der Personalverwaltung
Digitalisierung kann, richtig eingesetzt, zu einer Optimierung von bestehenden Prozessen beitragen. Doch an welchen digitalen Schrauben kann oder muss sogar gedreht werden? Hier sind fünf Chancen zur Digitalisierung in der Personalverwaltung.
Chance #1: digitale Personalakte
Der Blick in eine Personalverwaltung ist vielerorts ähnlich: ein Berg an Akten verstaut in Schränken. Das bringt Gefahren mit sich. Zum einen nehmen Aktenschränke viel Platz weg. Sei es im Büro oder anderen Orten wie Keller oder im Archiv. Zum anderen besteht die Gefahr, dass die Akten durch beispielsweise Unfälle wie ein Wasserschaden vernichtet werden können.
Daher ist eine Digitalisierung der Personalakten ein hilfreicher und sinnvoller Schritt in Richtung mehr Digitalität. Denn die digitalen Akten bieten einen Vielzahl an Vorteilen. Zum einen ist die Einsicht von überall möglich. Zum anderen sind sensible Daten besser geschützt. Hier mehr über die Personalakte in unserem Blog-Artikel.
Chance #2: Abwesenheiten digital erfassen
In vielen Betrieben und Unternehmen kommen noch Stift und Zettel zum Einsatz, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht. In anderen Fällen werden Excel-Tabellen genutzt. Dieser Prozess ist nicht bloß zeitintensiv sondern ebenfalls ressourcenbindend und fehleranfällig.
Deutlich effizienter gestaltet sich der Prozess durch den Einsatz von digitalen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Damit wird die Personalverwaltung erheblich entlastet. Denn die Mitarbeitenden können selbstständig Ihre Arbeitszeiten eintragen und Überstunden freigeben lassen.
Chance #3: Reduzierung von Routineaufgaben
Die Digitalisierung von Personalakten oder der Arbeitszeiterfassung sind nur die ersten von vielen Schritten. Wer gerne im größeren Stil die Personalverwaltung digitalisieren möchte, sollte auf ganzheitliche Software-Lösungen setzen sogenannten All-in-One Suites.
Diese bieten ein umfangreiches Paket an digitalen Vorteilen und unterstützen die HR-Abteilung in zahlreichen Bereichen. Dazu zählt beispielsweise die Digitalisierung der Lohnabrechnung oder die Verknüpfung mit anderen Tools über Schnittstellen.
Chance #4: Personalsuche vereinfachen
Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Suche nach neuen, qualifizierten Mitarbeitenden ein viel umkämpfter Wettkampf. Daher ist eine Vereinfachung des Bewerbungsprozesses durch das Anbieten von digitalen Tools ein Schritt hin zu mehr Einfachheit. Sowohl für die Bewerber*innen als auch das Unternehmen.
Dazu zählen direkte Bewerbungen über einschlägige Karriereportale wie LinkedIn oder Xing. Oder die Bewerbung via Videocall. Das spart dem*er Bewerber*in nicht nur Fahrtkosten. Sondern ist ebenfalls deutlich nachhaltiger.
Chance #5: Home-Office Angebote ausbauen
Die Arbeit von zu Hause aus ist spätestens seit der Corona-Pandemie zur Normalität geworden. Besonders für die Gen Z ist das Angebot von Remote Work oder Home Office ein entscheidender Faktor für eine Bewerbung.
Studien zeigen ebenfalls, dass Mitarbeitende von zu Hause aus produktiver sind und deutlich zur Zufriedenheit beitragen.
Christoph Mers
Online Content Manager
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