Hände auf Tastatur

Dokumentenmanagement

​Digitales Dokumentenmanagement, ist viel mehr als eine digitale Personalakte. Verwalten Sie in Ihrem Unternehmen den kompletten Lebenszyklus von HR-Dokumenten.

Die Vorteile einer solchen Software zur digitalen Dokumenten-Archivierung für Ihr Unternehmen sind vielfältig. Die DMS-Software unterstützt Sie bei der langfristigen, zentralen und rechtssicherer digitale Dokumenten-Archivierung. Informationen sind - bei einfachster Bedienung - überall für jeden Mitarbeiter über Smartphone, Tablet oder PC verfügbar . Das System ist unkompliziert skalierbar und daher leicht von der HR-Abteilung zu administrieren.

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Ihre Vorteile

  • effizienteres Arbeiten in Ihrem Unternehmen mit einem DMS-System
  • effektive Verwaltung der Zugriffsrechte innerhalb des Dokumentemanagements
  • revisionssichere Datenspeicherung in Übereinstimmung mit der neuen DSGVO
  • Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen
  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse, dank digitalem Dokumentenmanagement

Effiziente Arbeit mit dem SD Worx Dokumentenmanagement (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen die Handhabung wiederkehrender Aufgaben, wie zum Beispiel Dokumente sortieren oder nach ihnen suchen oder auch die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, Unterzeichnung oder Prüfung. Erkennen Sie schnell, welche Dokumente fehlen oder bei welchen Dokumenten die Aufbewahrungsfrist endet, so dass Sie diese rechtzeitig von den Mitarbeitern anfordern können. Prüfprotokolle informieren Sie, wer die Dateien gespeichert, verschoben, weitergeleitet oder gelöscht hat.

Dokumente, die im Dokumentenmanagement, Ihrem HRIS oder einem anderen HR-System generiert wurden, werden automatisch in der Personalakte gespeichert. Papierdokumente können in Ihrem Unternehmen gescannt und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Jedes Dokument, das als Teil eines automatisierten Prozesses oder über eine Mitarbeiteranfrage im Case Management generiert wurde, wird automatisch in der richtigen Personalakte des Mitarbeites mit dem passenden Hinweis abgelegt. Erstellen Sie einfache oder auch komplexe Dokumente, die eine komplizierte Logik in der Vorlage erfordern direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem, senden Sie diese Dokumente zur elektronischen Signatur und speichern Sie die unterschriebenen Dokumente in Ihrem digitalen Archiv.

Übermitteln Sie Mitarbeiterdokumente in digitaler Form, wie Gehaltsabrechnungen oder wichtige Benachrichtigungen an das elektronische Schließfach des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter kann in seinem Schließfach bis zu 10 GB Datenvolumen speichern. Teilen Sie PDF Dateien, wie z.B. Bewerbungsunterlagen oder eingescannte Dokumente und erstellen Sie aus diesen Seiten neue PDF-Dateien zum direkten Archivieren in Ihrem Domumentenmanagementsystem.

Module Dokumentenmanagement

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können Personalabteilungen jetzt aktiv Dokumente managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer digitalen Personalakte.

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Mitarbeiterportal und Case Management

Das Mitarbeiterportal- und Case Management verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen ihre Mitarbeiter unterstützen.

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