Hände auf Tastatur

Dokumentenmanagement

​Digitales Dokumentenmanagement, ist viel mehr als eine digitale Personalakte. Verwalten Sie in Ihrem Unternehmen den kompletten Lebenszyklus von HR-Dokumenten.

Die Vorteile einer solchen Software zur digitalen Dokumenten-Archivierung für Ihr Unternehmen sind vielfältig. Die DMS-Software unterstützt Sie bei der langfristigen, zentralen und rechtssicherer digitale Dokumenten-Archivierung. Informationen sind - bei einfachster Bedienung - überall für jeden Mitarbeiter über Smartphone, Tablet oder PC verfügbar . Das System ist unkompliziert skalierbar und daher leicht von der HR-Abteilung zu administrieren.

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Ihre Vorteile

  • Effizienteres Arbeiten in Ihrem Unternehmen mit einem DMS-System
  • Effektive Verwaltung der Zugriffsrechte innerhalb des Dokumentemanagements
  • Revisionssichere Datenspeicherung in Übereinstimmung mit der neuen DSGVO
  • Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen
  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse, dank digitalem Dokumentenmanagement

Effiziente Arbeit mit dem SD Worx Dokumentenmanagement (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen die Handhabung wiederkehrender Aufgaben, wie zum Beispiel Dokumente sortieren oder nach ihnen suchen oder auch die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, Unterzeichnung oder Prüfung. Erkennen Sie schnell, welche Dokumente fehlen oder bei welchen Dokumenten die Aufbewahrungsfrist endet, so dass Sie diese rechtzeitig von den Mitarbeitern anfordern können. Prüfprotokolle informieren Sie, wer die Dateien gespeichert, verschoben, weitergeleitet oder gelöscht hat.

Dokumente, die im Dokumentenmanagement, Ihrem HRIS oder einem anderen HR-System generiert wurden, werden automatisch in der Personalakte gespeichert. Papierdokumente können in Ihrem Unternehmen gescannt und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Jedes Dokument, das als Teil eines automatisierten Prozesses oder über eine Mitarbeiteranfrage im Case Management generiert wurde, wird automatisch in der richtigen Personalakte des Mitarbeites mit dem passenden Hinweis abgelegt. Erstellen Sie einfache oder auch komplexe Dokumente, die eine komplizierte Logik in der Vorlage erfordern direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem, senden Sie diese Dokumente zur elektronischen Signatur und speichern Sie die unterschriebenen Dokumente in Ihrem digitalen Archiv.

Übermitteln Sie Mitarbeiterdokumente in digitaler Form, wie Gehaltsabrechnungen oder wichtige Benachrichtigungen an das elektronische Schließfach des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter kann in seinem Schließfach bis zu 10 GB Datenvolumen speichern. Teilen Sie PDF Dateien, wie z.B. Bewerbungsunterlagen oder eingescannte Dokumente und erstellen Sie aus diesen Seiten neue PDF-Dateien zum direkten Archivieren in Ihrem Domumentenmanagementsystem.

Module Dokumentenmanagement

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können Personalabteilungen jetzt aktiv Dokumente managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer digitalen Personalakte.

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Mitarbeiterportal und Case Management

Das Mitarbeiterportal- und Case Management verändert die Art und Weise, wie Personalabteilungen ihre Mitarbeiter unterstützen.

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Referenz Leonardo Hotels

FEELING GOOD – unter diesem Motto ist Leonardo Hotels, europäisches Tochterunternehmen der Fattal Hotels, seit 2007 auf dem deutschen Hotelmarkt vertreten und betreibt mittlerweile mehr als 130 Häuser in der 3* bis 4* Plus Kategorie in Europa, sowie auf Hotels mit vergleichbarem Standard. Leonardo Hotels ist seit 2008 Kunde von SD Worx.
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Logo Leonardo Hotels
Es gehörte schon immer zur Unternehmensphilosophie, dass der Personalbereich seinen Teil zu strategisch wichtigen Themen beiträgt“, erklärt Anke Maas, HR Director Europe bei Leonardo Hotels. „Kompetenzen sollten also nicht an der falschen Stelle gebunden werden. Zudem ist es generell schwierig, Fachkräfte zu finden, die über ein entsprechendes Generalwissen in den Bereichen Entgeltabrechnung, Arbeitsrecht, Personalentwicklung und Recruiting verfügen. Für uns war es deshalb die effizienteste Lösung, sich bei der Gehaltsabrechnung auf einen externen Profi zu verlassen und bei anderen Personalthemen mit internem Know-how zu arbeiten. Anke Maas HR Director Europe Leonardo Hotels
Blog
Mitarbeiter planen und analyisieren am digitalen Board

Wissen bleibt Macht - Digitale HR-Services erhöhen die Zufriedenheit der Beschäftigten

30 Oktober 2019

Welche Vorteile hat elektronisches Dokumentenmanagement für Human Resources? Mit dieser Frage setzt sich eine aktuelle Studie im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx auseinander – und entdeckt viele positive Auswirkungen digitaler Lösungen auf die Personalarbeit, insbesondere mit Blick auf zeitraubende administrative Routinetätigkeiten. Die Untersuchung offenbart allerdings auch, dass viele Personalmanager diese Chancen trotz teilweise größter personeller Not weiterhin nicht nutzen und lieber in der analogen Vergangenheit verbleiben. Dabei bieten moderne HR-Instrumente wie eine digitale Wissensdatenbank nicht nur der Personalabteilung gute Perspektiven, sie nutzen auch den Mitarbeitern im Unternehmen.

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Press
Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft

Volle Aktenschränke trotz elektronischer Personaldaten

12 Juni 2019

Eine Studie von techconsult im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der HR. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.

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Der schnelle & einfache Start in die Digitalisierung 4.0

In diesem Webinar möchten wir Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Dokumente aktiv managen und damit Zeit für administrative Aufgaben innerhalb der Personalabteilung einsparen können. Mit digitalen Dokumentenmanagement-Prozessen können Sie die Produktivität im Unternehmen steigern und Compliance-Risiken reduzieren.

Wir würden uns freuen, Ihnen in 37 Minuten einen Teil der Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc vorstellen zu dürfen.

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Digitalisierung 4.0 - Process Automation, der digitale Workflow für die HR

Das Modul Process Automation ist ein digitaler Workflow. Mit diesem Modul kann die Personalabteilung eine Reihe von Aufgaben zusammenstellen, um mitarbeiterbezogene Prozesse wie zum Beispiel Onboarding oder Versetzungen zu automatisieren.

Wir würden uns freuen, Ihnen in 20 Minuten einen Teil der Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc vorstellen zu dürfen.

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Digitalisierung 4.0 - Case-Management, inkl. HR-Wissensportal für Mitarbeiter

Die Personalabteilung verbringt zu viel Zeit mit der Beantwortung von einfachen und sich wiederholenden Fragen von Mitarbeitern, die unverzüglich eine Antwort erwarten. Die PeopleDoc Case-Management-Lösung inklusive Wissensportal versetzt Mitarbeiter in die Lage, auf ihre Fragen die richtigen Antworten zu finden (24 Stunden an 7 Tagen).

Wir würden uns freuen, Ihnen in 24 Minuten einen Teil der Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc vorstellen zu dürfen.

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Digitalisierung 4.0 - das elektronische Schließfach für Mitarbeiter

In diesem Webinar stellt Ihnen unser Experte das elektronische Schließfach für Mitarbeiter von PeopleDoc vor. Mit Hilfe des elektronischen Schließfaches können Dokumente wie beispielsweise Verdienstabrechnungen digital an Mitarbeiter weitergegeben werden.

Wir würden uns freuen, Ihnen in 22 Minuten einen Teil der Dokumentenmanagement-Lösung von PeopleDoc vorstellen zu dürfen.

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